Có nên thuê điều phối viên chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược không?
Để nâng cao chất lượng các cuộc họp và cuộc thảo luận quan trọng trong doanh nghiệp, ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến các điều phối viên chuyên nghiệp - những người sẽ giúp tổ chức và đội nhóm của bạn có những cuộc trao đổi chất lượng. Vậy điều phối viên là gì và họ có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch chiến lược như thế nào? Đó chính là những câu hỏi chính mà Coach For Life muốn giải đáp trong bài viết này.
Mục lục
Điều phối viên là gì?
Điều phối viên (theo nghĩa rộng) là người sắp xếp, tổ chức và lập kế hoạch cho các sự kiện hoặc hoạt động. Họ đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Điều phối viên làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm kinh doanh, chính phủ, phi lợi nhuận và giáo dục.
Trong bài viết này, chúng tôi muốn đề cập đến khái niệm điều phối viên, hay còn còn lại người điều phối (tiếng Anh là “facilitator") là những người dẫn dắt, hỗ trợ quá trình làm việc nhóm, các cuộc thảo luận tập thể, các chương trình tập thể để đội nhóm của bạn đạt được mục tiêu cụ thể. Họ không phải là người ra quyết định, nhưng họ tạo ra quy trình cho thảo luận và mở ra một không gian an toàn để các thành viên trong nhóm tương tác, đóng góp ý tưởng, từ đó đi đến sự đồng thuận chung.
Theo như Hiệp hội Quốc tế về Điều phối viên (International Association of Facilitators - IAF), vai trò của điều phối viên không quá khác biệt với cách hiểu thông thường, nhưng có sắc thái tinh tế hơn ở chỗ nhấn mạnh tính trung lập và sự cân bằng giữa nhóm và cá nhân. "Điều phối viên đóng vai trò trung lập trong việc giúp các nhóm hiệu quả hơn. Họ gác lại quan điểm cá nhân và hỗ trợ nhóm đưa ra những lựa chọn của cả nhóm. Điều phối viên hoạt động như người hướng dẫn quy trình và tạo ra sự cân bằng trong việc đảm bảo sự tham gia của cá nhân và việc tạo ra kết quả có ý nghĩa cho cả nhóm."
Điều phối viên làm gì?
Vai trò của người điều phối là tạo một môi trường hợp tác, kích thích sự tương tác tích cực và giúp nhóm đạt được mục tiêu cụ thể thông qua quá trình làm việc nhóm có tổ chức và có kế hoạch. Cụ thể, người điều phối/điều phối viên sẽ làm những việc như:
Thảo luận với nhà lãnh đạo hoặc người đề xuất cuộc họp để thống nhất về agenda chương trình, những nội dung chính cần thảo luận
Xây dựng những nguyên tắc để tạo ra một không gian tích cực, an toàn, thúc đẩy sáng tạo cho cuộc họp
Điều phối các hoạt động thảo luận để từng bước giải quyết các mục tiêu của cuộc họp
Khuyến khích, tạo động lực để thành viên cởi mở chia sẻ ý kiến
Đặt ra những câu hỏi làm rõ để giúp đội nhóm tiến gần hơn với mục tiêu
Thu hoạch những kết quả thảo luận của đội ngũ và hướng đội nhóm đến kế hoạch hành động cụ thể.
Làm chủ về thời gian của cuộc họp hoặc của chương trình
Điều phối viên là những ai?
Trong bối cảnh doanh nghiệp, điều điều phối có thể là người bên trong tổ chức, hoặc là người được tổ chức thuê về trong những dự án cụ thể:
Điều phối viên nội bộ: Họ có thể là chính người quản lý, thành viên chủ chốt, người đề xuất cuộc họp,... Vì họ là người nắm rõ mục đích và kết quả cần đạt của cuộc họp, họ chủ động xây dựng chương trình cho cuộc họp và dẫn dắt cuộc họp đó. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, họ không ý thức được vai trò điều phối thảo luận của mình, không rõ ràng về những điều họ mong muốn từ những thành viên tham gia cuộc họp, dẫn đến những cuộc họp rất dài nhưng không mang lại hiệu quả cao.
Điều phối viên chuyên nghiệp: Họ là những người điều phối chuyên nghiệp với những kiến thức và kỹ năng cần thiết để tạo ra những cuộc thảo luận ý nghĩa, hiệu quả, mang lại kết quả cụ thể cho đội nhóm và doanh nghiệp. Thông qua trao đổi với người quản lý lãnh đạo về mục đích và mong muốn, họ xây dựng chương trình cụ thể và dẫn dắt đội nhóm khám phá từng mục tiêu. Với những thảo luận và cuộc họp quan trọng như lập kế hoạch chiến lược, xây dựng những sản phẩm chiến lược chủ chốt,... doanh nghiệp nên làm việc cùng những điều phối viên chuyên nghiệp để đạt được kết quả tốt nhất.
Với dịch vụ Strategic Planning Facilitation tại Coach For Life, điều phối viên của chúng tôi là các coach và điều phối viên chuyên nghiệp, họ là những người có nhiều kinh nghiệm điều phối các thảo luận quan trọng và phức tạp trong doanh nghiệp lớn, có sự thấu hiểu về quy trình để lập ra kế hoạch chiến lược hiệu quả cho tổ chức.
Lãnh đạo có nên tự làm điều phối viên cho cuộc họp?
Việc lãnh đạo tự làm điều phối viên cho cuộc họp có thể mang lại một số lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn một số hạn chế. Dưới đây là những ưu và nhược điểm cần cân nhắc:
Ưu điểm
Kiểm soát và Chủ động: Lãnh đạo sẽ có kiểm soát cao hơn về quy trình cuộc họp và có khả năng tự chủ động hơn trong việc đưa ra quyết định và hướng dẫn cuộc thảo luận.
Hiểu Rõ Ngữ Cảnh: Lãnh đạo thường có sự hiểu biết sâu rộng về ngữ cảnh tổ chức và mục tiêu của cuộc họp, giúp họ có khả năng thích ứng nhanh chóng với các thay đổi hoặc yêu cầu đặc biệt.
Nhược điểm
Mất tập trung: Lãnh đạo có thể bị phân tâm bởi việc điều phối cuộc họp và không thể tập trung vào các ý kiến đóng góp, hoặc ngược lại, quá tập trung vào chia sẻ ý kiến và bỏ qua vai trò điều phối cuộc họp. Theo cả hai cách, cuộc họp điều sẽ không hiệu quả
Thiếu tính khách quan: Lãnh đạo có thể vô tình thiên vị ý kiến của mình và ảnh hưởng đến kết quả thảo luận.
Gây áp lực: Lãnh đạo có thể tạo áp lực cho các thành viên trong nhóm, khiến họ không thoải mái chia sẻ ý kiến. Họ mặc định rằng lãnh đạo là người dẫn dắt và họ sẽ đi theo.
Việc lãnh đạo tự làm điều phối viên cho cuộc họp có thể phù hợp trong một số trường hợp nhất định, ví dụ như khi cần đưa ra quyết định nhanh chóng hoặc khi cần truyền cảm hứng cho nhóm. Tuy nhiên, trong những trường hợp khác, việc sử dụng một điều phối viên khách quan có thể mang lại nhiều lợi ích hơn. Dưới đây là một số trường hợp mà việc sử dụng điều phối viên khách quan có thể phù hợp:
Khi cần thảo luận về các chủ đề quan trọng (như lập kế hoạch chiến lược), hoặc các chủ đề nhạy cảm hoặc gây tranh cãi.
Khi cần thu thập ý kiến đa dạng từ các thành viên trong nhóm.
Khi cần đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận của tập thể.
Khi cần phát triển kỹ năng của các thành viên trong nhóm.
Điều phối viên hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược như thế nào?
Có rất nhiều lý do khiến các chuyên gia khuyến khích doanh nghiệp nên làm việc với điều phối viên chuyên nghiệp trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Cụ thể, dưới đây là 8 cách mà người điều phối viên chuyên nghiệp có thể hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược.
1, Giúp mọi thành viên đều tham gia tích cực
Nếu bạn là quản lý lãnh đạo của một nhóm, sẽ khá khó để bạn cùng lúc vừa là lãnh đạo, vừa là người điều phối. Nhân viên sẽ không chia sẻ cởi mở, và bạn cũng gặp khó khăn trong việc có được những thông tin bạn mong muốn.
Nếu bạn bận rộn điều phối cuộc họp, bạn sẽ không thể lắng nghe trọn vẹn ý kiến của người khác, và khó để hoàn hoàn hiện diện trong cuộc thảo luận. Bằng việc có một điều phối viên chuyên nghiệp, bạn và đội nhóm của bạn chỉ cần tập trung vào thảo luận vấn đề, bạn được đặt ở vị trí ngang hàng hơn với các thành viên khác trong cuộc họp, nhờ đó tất cả mọi người cởi mở chia sẻ. Thông qua việc điều phối chuyên nghiệp, mọi thành viên được khuyến khích tích cực tham gia vào quá trình hoạch định, từ việc thách thức các giả định và nhận thức gốc rễ, đến việc tìm kiếm giải pháp sáng tạo và giải quyết vấn đề.
2, Tạo ra một quy trình hiệu quả cho đội nhóm
Kế hoạch chiến lược là một thành tố quan trọng làm nên thành công của doanh nghiệp. Để lập kế hoạch chiến lược hiệu quả, doanh nghiệp cần đi từ tầm nhìn sứ mệnh, phân tích các yếu tố nội bộ và các tác động từ thị trường, xác định nguồn lực của tổ chức, và từ đó đi đến các cách tiếp cận thị trường. Việc có một quy trình thảo luận logic, toàn diện, thông minh là đặc biệt cần thiết để đội nhóm đồng thuận được về kế hoạch chiến lược, mà không bỏ qua các thông tin quan trọng hay các ý tưởng thú vị. Người điều phối viên chuyên nghiệp, dựa trên đặc thù của từng tổ chức, sẽ xây dựng được quy trình này.
3, Đặt ra câu hỏi mạnh mẽ để đào sâu cốt lõi vấn đề
Người điều phối viên chuyên nghiệp tạo ra một không gian an toàn để tất cả các thành viên được đặt câu hỏi, được chia sẻ những mối bận tâm của mình. Khi đó, những vấn đề quan trọng trong bản kế hoạch chiến lược sẽ được mở ra. Không ai giữ lại những thắc mắc cho riêng mình. Đồng thời, trong quá trình thảo luận kế hoạch chiến lược, khi thấy đội nhóm đang đi chệch hướng hoặc sa đà vào những tiểu tiết, người điều phối viên chuyên nghiệp cũng sẽ đặt ra những câu hỏi mạnh mẽ để đưa mọi người quay trở lại trọng tâm của buổi thảo luận.
4, Họ giữ sự khách quan trong các quyết định
Sự tập trung chủ yếu của người điều phối là tạo ra những thảo luận quan trọng về thực tại và tương lai của tổ chức, giải quyết những rào cản hiện tại. Người điều phối sẽ chỉ tập trung vào tạo ra tiến trình thảo luận, tạo không gian an toàn cho tập thể, và giữ mọi người trong đúng dòng chảy. Chính vì vậy, họ ở một vị thế khách quan trước các quyết định, họ đảm bảo ý kiến của tất cả được lắng nghe và được cân nhắc. Các quyết định được đưa ra, sẽ là sự đồng thuận cuối cùng của tập thể, không phải là ý kiến chủ quan của một vài thành viên.
5, Quản lý thời gian và quy trình thảo luận
Một trong những vai trò của người điều phối viên là giữ mọi người theo đúng agenda và thảo luận những vấn đề liên quan. Khi thấy đội nhóm đang lãng phí thời gian vào những vấn đề không cần thiết, người điều phối viên sẽ can thiệp và dẫn dắt mọi người về đúng chủ đề. Chính vì vậy, thời gian sẽ được sử dụng hiệu quả nhất, tránh tình trạng cuộc họp kéo dài rất nhiều tiếng nhưng không giải quyết trọn vẹn được vấn đề.
6, Họ biết cách làm việc hiệu quả với con người
Điều phối viên chuyên nghiệp biết cách làm việc hiệu quả với rất nhiều nhóm người: những người nói quá nhiều trong cuộc họp, những người không nói gì, những người dễ sa đà vào công kích cá nhân, những người nhận quá nhiều trách nhiệm về mình,… Họ có kinh nghiệm để giúp tất cả những đối tượng này đóng góp ngang bằng và lành mạnh, giữ một không gian an toàn và công bằng cho tất cả mọi người.
7, Họ thúc đẩy từ chiến lược đến hành động
Là những người điều phối cuộc họp kế hoạch chiến lược, họ sẽ không phải là người tạo ra những sự thay đổi trong tổ chức. Thế nhưng, họ sẽ thể giúp đội nhóm của bạn nhận ra:
- Hành động cụ thể đội nhóm cần thực hiện để thực thi chiến lược
- Tạo sao họ cần phải hành động ngay
- Mỗi thành viên có thể đóng góp như thế nào vào thành công chung của tổ chức
- Các bước cụ thể tiếp theo
Nói cách khác, người điều phối sẽ giúp từng thành viên trong đội nhóm hiểu rõ họ cần làm gì, tại sao họ cần làm điều đó, và việc họ làm tác động như thế nào đến thành công của doanh nghiệp. Nhờ đó, bản kế hoạch chiến lược từ trên trang giấy có thể từng bước được thực thi thành hành động cụ thể.
Quy trình làm việc giữa điều phối viên và doanh nghiệp khi lập kế hoạch chiến lược
Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước chương trình
Họp với đại diện doanh nghiệp để hiểu tình hình hiện tại, lịch sử quá khứ và mong muốn cho việc xây dựng kế hoạch chiến lược
Thiết kế các cuộc họp, sự kiện, workshop, chương trình retreat để đảm bảo mong muốn của doanh nghiệp, giải quyết các mục tiêu mà doanh nghiệp đề xuất. Thông thường với việc lập kế hoạch chiến lược, Coach For Life khuyến khích doanh nghiệp dành 2-3 ngày tập trung trọn vẹn để có được những kết quả cụ thể nhất.
Thống nhất kế hoạch tổ chức với doanh nghiệp
Nghiên cứu tổ chức và phỏng vấn các thành viên sẽ tham gia cuộc họp xây dựng kế hoạch chiến lược để người điều phối có sự hiểu biết sâu rộng nhất
Giai đoạn 2. Điều phối các hoạt động & Duy trì thảo luận
Trong 2-3 ngày lập kế hoạch chiến lược, thông thường đội ngũ Coach/ Điều phối viên của Coach For Life sẽ dẫn dắt doanh nghiệp của bạn đi qua 5 bước:
Bước 1: Đánh giá hiện trạng
Giải quyết câu hỏi lớn: Chúng ta đang ở đâu?
Ghi nhận thành quả - Phân tích SWOT & PESTLE
Bước 2: Xác định bức tranh tương lai
Câu hỏi lớn: Chúng ta muốn đi đến đâu?
Bài tập xác định tầm nhìn và sứ mệnh 1-3 năm
Bước 3: Nhìn lại giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
Câu hỏi lớn: Điều gì có thể là cản trở chúng ta?
Phân tích giá trị cốt lõi và các hành vi hiện tại - Đánh giá rủi ro khách quan và chủ quan
Bước 4: Xác định các ưu tiên và mục tiêu
Câu hỏi lớn: Chúng ta cần làm gì?
Xác định 3 trọng tâm chiến lược chính - Xây dựng mục tiêu SMART
Bước 5: Xây dựng kế hoạch hành động
Câu hỏi lớn: Làm thế nào để chúng ta hiện thực hóa kế hoạch?
Đánh giá năng lực thực thi - Xây dựng kế hoạch hành động - Xác định cam kết
Từ quá trình làm việc này, điều phối viên giúp doanh nghiệp đạt được sự rõ ràng, đồng bộ và đồng thuận về: Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị, Chiến lược, Mục tiêu và Hành động.
Giai đoạn 3. Theo dõi, tổng kết, đồng hành
Sau khi chương trình khép lại, người điều phối viên sẽ tiếp tục thực hiện những công việc sau:
Họp với đại diện doanh nghiệp để tổng kết những thu hoạch có được từ chương trình lập kế hoạch chiến lược
Chia sẻ những quan sát, insight từ người điều phối trong quá trình thực hiện chương trình
Đưa ra những đề xuất, gợi ý để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu
Với chương trình Strategic Planning Facilitation của Coach For Life, tuỳ thuộc vào nhu cầu và năng lực hiện có của doanh nghiệp, chúng tôi sẽ cung cấp các phiên điều phối định kỳ (hàng tháng/hàng quý/ nửa năm/ một năm) để cùng ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả triển khai và tổ chức các chương trình đào tạo nhằm nâng cao năng lực lãnh đạo.
Nếu bạn đang tìm người điều phối viên chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp bạn xây dựng một bản kế hoạch chiến lược hiệu quả nhất, các chuyên gia tại Coach For Life chắc chắn sẽ giúp bạn. Họ đều là những người:
Có chứng chỉ quốc tế: Đội ngũ Executive Coach/Điều phối viên có chứng chỉ quốc tế và kinh nghiệm coach/điều phối cho đội ngũ lãnh đạo và nhóm lãnh đạo cấp cao của các tổ chức có quy mô lớn.
Có kinh nghiệm thực chiến: Đội ngũ Executive Coach/Điều phối viên đều từng là quản lý, lãnh đạo ở các tổ chức lớn, nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng chiến lược và kế hoạch thực thi
Sử dụng phương pháp linh hoạt: Áp dụng linh hoạt các phương pháp: coaching (khai vấn), facilitation (điều phối) và Art of hosting (dẫn dắt) để khai thác trí tuệ tập thể trong việc đưa ra tầm nhìn/chiến lược/giải pháp mang tính bền vững, ý nghĩa cho cá nhân và tổ chức)
Lồng ghép thực hành tỉnh thức: Lồng ghép thực hành tỉnh thức (mindfulness) trong mỗi hoạt động để giúp các quản lý, lãnh đạo có sự kết nối với nội tại, thông tuệ từ bên trong, thấu cảm và từ đó tạo ra sức mạnh kết nối đội nhóm sâu sắc
Nếu bạn cảm thấy đây là điều cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, các chuyên gia phụ trách dịch vụ Strategic Planning Facilitation của Coach For Life sẵn sàng tư vấn giúp bạn. Đăng ký tại link này.