Bài viết được trích từ sách trắng “Văn hoá Coaching trong doanh nghiệp - Mô hình xây dựng cơ bản và những câu chuyện thực tế”
Maxport là một doanh nghiệp lớn về may mặc từ Úc, là đối tác của những thương hiệu hàng đầu thế giới như: Nike, Lululemon, Jack Wolfskin... Hiện tại, Maxport đã có 04 nhà máy, 01 trung tâm nghiên cứu và hơn 6000 nhân viên tại Việt Nam. Giá trị cốt lõi mà nhà sáng lập ông Nicholas Stokes, người được các nhân viên thân mật gọi là Bác Jef”, đề ra trong tổ chức là Bền vững Sáng tạo Hiệu suất Nhân văn”. Cốt lõi của cả bốn giá trị này đều tập trung vào con người, vì vậy việc phát triển nhân sự luôn được đề cao, tôn trọng trong mọi hoạt động của công ty.
Ba năm nuôi dưỡng và ấp ủ
Năm 2018, Maxport có những bước chuyển đổi rất lớn về cấu trúc tổ chức. Trong giai đoạn chuyển đổi đó, tổ chức bắt đầu mong muốn tập trung về đào tạo và phát triển nhân sự, muốn đưa những luồng gió mới vào trong doanh nghiệp. Đây cũng là dấu mốc đầu tiên đưa Maxport tiếp cận đến Khai vấn khi họ làm việc cùng coach chuyên nghiệp bên ngoài Coach Quách Hương, để khai vấn cho 6 lãnh đạo cao cấp của tổ chức. Sau khi được coach, 6 lãnh đạo đều cảm nhận và hiểu rõ những giá trị tích cực của coaching, tạo tiền đề thuận lợi cho giai đoạn triển khai văn hóa coaching mạnh mẽ sau này.
Đến năm 2020, lần lượt các quản lý cao cấp của Maxport được cử đi học Khóa Đào tạo 60h dành cho Quản lý lãnh đạo và Coach Chuyên nghiệp của CFL. Vừa được coach, vừa được học coach, họ có niềm tin mạnh mẽ hơn vào giá trị của coaching và quyết tâm hơn trong việc triển khai văn hoá coaching trong doanh nghiệp. Sau 3 năm ấp ủ, đến tháng 10/2021, CFL chính thức đồng hành cùng Maxport để bắt đầu triển khai văn hoá coaching trong tổ chức.
Lộ trình Maxport triển khai văn hoá coaching trong doanh nghiệp
Giai đoạn 1: Nghiên cứu và chuẩn bị
Ở giai đoạn đầu tiên, Maxport đã có sự nghiên cứu và chuẩn bị kỹ lưỡng cho hành trình này. Trước khi chính thức triển khai, CFL đã dành thời gian trao đổi trực tiếp cùng nhóm quản lý cấp cao về một số vấn đề họ cảm thấy noi com trong tổ chức, cũng như những mong muốn của Maxport khi triển khai văn hoá coaching trong doanh nghiệp. Cũng ở giai đoạn đầu tiên này, họ tiến hành phỏng vấn tất cả các quản lý lãnh đạo, hoặc những người chưa làm quản lý nhưng có nhiều tiềm năng phát triển để trở thành coach. Sau khi phỏng vấn, họ chọn ra được 28 nhân sự nòng cốt của dự án, những người tương lai được kỳ vọng sẽ trở thành các coach noi bo trong tổ chức.
Sau khi lựa chọn được nhóm nhân sự cốt lõi, Maxport triển khai hoạt động Pizot Coaching 28 nhân sự được chọn sẽ được 4 lãnh đạo cao cấp coach ít nhất từ 1 đến 2 phiên. Mục tiêu của hoạt động này là giúp nhóm nhân sự nòng cốt thực sự được trải nghiệm coaching và những giá trị tích cực mà coaching mang lại. Khi bản thân họ tin tưởng, họ sẽ có thêm nhiều động lực. Đồng thời, CFL cũng khuyến khích tổ chức thực hiện khảo sát nội bộ để thấu hiểu mức độ gắn kết của nhân viên, mức độ hài lòng của nhân viên với tổ chức để đi cùng tổ chức trên một hành trình rất dài sau này.
Giai đoạn 2: Truyền thông nội bộ
Về mặt truyền thông, Maxport rất bài bản khi làm việc cùng một chuyên gia bên ngoài để tư vấn xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Trong giai đoạn đầu tiên, CFL đã khuyến khích tổ chức thực hiện khảo sát nội bộ để thấu hiểu các vấn đề trong tổ chức. Với sự định hướng của đơn vị tư vấn truyền thông, Maxport đã triển khai khảo sát trên 6000 nhân viên, thực hiện các buổi phỏng vấn nhóm để đánh giá khách quan mức độ gắn kết, hài lòng của nhân viên với tổ chức... Đây cũng là thang đo để doanh nghiệp đo lường sự hiệu quả sau khi triển khai dự án văn hoá coaching trong doanh nghiệp.
Khi dự án đã bắt đầu, việc truyền thông nội bộ cũng được triển khai rất bài bản. Họ bắt đầu chia sẻ nhiều về việc coaching là gì, lợi ích từ coaching và những hoạt động cụ thể trong suốt cả lộ trình lan toả văn hoá coaching trong doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp với số lượng nhân sự lớn, việc truyền thông nội bộ để tất cả nhân viên hiểu rõ những điều tổ chức đang triển khai là đặc biệt quan trọng. Với những thành viên nòng cốt, họ có thêm động lực học hỏi và thực hành. Với những lớp nhân sự phía dưới, họ có sự háo hức, mong chờ để được trải nghiệm coach. Đây cũng là điều mà CFL luôn khuyến khích khách hàng tập trung thực hiện xuyên suốt cả dự án.
Giai đoạn 3: Khai vấn cho quản lý và lãnh đạo cấp cao (Executive Coach)
Như đã chia sẻ, từ năm 2018, 6 lãnh đạo cao cấp của tổ chức đã được khai vấn cùng Coach Quách Hương. Đây là nền tảng vững chắc đầu tiên để tổ chức có thể lan toả văn hoá coaching đến phạm vi rộng rãi hơn. Đến giai đoạn này (2021), ban lãnh đạo Maxport quyết định có những bước đi mạnh mẽ hơn để đưa coaching đi xa hơn nữa xuống các nhà máy. Cụ thể, 6 quản lý lãnh đạo tại các nhà máy ở Nam Định và Thái Bình cũng bắt đầu được khai vấn bởi Coach Quách Hương. Ban lãnh đạo của Maxport hiểu được rằng, nếu như muốn lan toả coaching sâu rộng trong tổ chức, họ cần có được sự đồng thuận và ủng hộ của lãnh đạo tại chính các nhà máy. Việc để cho các lãnh đạo được trải nghiệm dịch vụ khai
vấn trước là một bước đi rất chiến lược để đến những giai đoạn sau, việc lan tỏa coaching xuống sâu rộng các nhà máy được thuận lợi hơn.
Giai đoạn 4: Xây dựng đội ngũ huấn luyện viên nội bộ (Training of Trainers)
Với trường hợp của Maxport, bởi doanh nghiệp đã có nhiều quản lý, lãnh đạo cao cấp được đào tạo bài bản về coaching trong chương trình 60h chuẩn ICF, CFL đề xuất chương trình Training of Trainers - đào tạo 4 giám đốc trở thành các huấn luyện viên nội bộ của tổ chức. 4 giám đốc này đều thuộc nhóm 6 lãnh đạo cao cấp được khai vấn từ năm 2018. Mục tiêu là sau hoạt động này, 4 giám đốc có thể trực tiếp đứng lớp đào tạo kỹ năng coaching cho các quản lý phía dưới. Như vậy, doanh nghiệp có được nguồn lực nội bộ để tự triển khai các khóa đào tạo coaching sau này.
Giai đoạn 5: Đào tạo kỹ năng coaching cho cấp quản lý
Sau giai đoạn Training of Trainers, 4 giám đốc trực tiếp trực tiếp đào tạo kỹ năng coaching cho nhóm quản lý được chọn lọc từ giai đoạn chuẩn bị. Chương trình đào tạo kéo dài 4 buổi, được CFL xây dựng cá nhân hoá theo nhu cầu cụ thể của tổ chức, có bổ sung các yếu tố liên quan trực tiếp đến văn hoá doanh nghiệp. Đan xen giữa bốn buổi đào tạo, mỗi buổi cách nhau một (01) tuần, các học viên sẽ được đọc thêm tài liệu, thực hành coaching bắt cặp với nhau và cùng thảo luận, hỗ trợ nhau trong nhóm. Trong bốn (04) buổi đào tạo này, các chuyên gia của CFL tham gia với vai trò cố vấn, quan sát hỗ trợ và rút kinh nghiệm cho 4 huấn luyện viên nội bộ.
Kết thúc bốn (04) buổi đào tạo, CFL tiếp tục đồng hành cùng Maxport trong 6 tháng tiếp theo với hoạt động team coaching. Trong 6 tháng này, các quản lý lãnh đạo vừa được đào tạo sẽ dành 3 tháng đầu để thực hành coach chéo lẫn nhau, và 3 tháng sau đó để bắt đầu thực hành coaching xuống các cấp nhân sự phía dưới. Từ thực tế triển khai văn hoá coaching tại nhiều tổ chức, chúng tôi hiểu được rằng, hành trình này cần rất nhiều sự kiên trì và chắc chắn sẽ có những giai đoạn khó khăn nản chí. 6 tháng team coaching là một khoảng thời gian đủ dài để đội ngũ nòng cốt của dự án thực hành, rút kinh nghiệm, cùng sự hỗ trợ của chuyên gia để vượt qua những giai đoạn khó khăn. Trong các buổi team coaching, các quản lý sẽ cùng chia sẻ những khó khăn, những bài học kinh nghiệm mà họ rút ra được. Các chuyên gia từ CFL sẽ giúp họ làm vững kỹ năng, cung cấp thêm các công cụ và phản hồi cho các phiên coach trực tiếp tại lớp.
Maxport hiện đã có đến 6000 nhân sự, bản thân 4 giám đốc cũng không thể dành thời gian để đào tạo coaching cho tất cả các cấp quản lý lãnh đạo. Vì vậy, trong 6 tháng này, doanh nghiệp cũng sẽ quan sát, lựa chọn ra các huấn luyện viên tiềm năng để tiếp tục đồng hành và triển khai dự án trong những giai đoạn tiếp theo.
Những thuận lợi và thách thức trong quá trình triển khai văn hóa coaching tại Maxport
Hành trình triển khai văn hoá coaching trong doanh nghiệp tại Maxport vẫn đang trong những giai đoạn đầu tiên, nhưng đã mang lại nhiều thành quả tích cực cho từng cá nhân và tổ chức. Để đạt được điều này, bản thân Maxport có những điểm thuận lợi rất lớn:
Thứ nhất: Ngay từ đầu, dự án triển khai coaching trong doanh nghiệp nhận được sự đồng thuận từ cấp lãnh đạo. Bản thân doanh nghiệp có văn hoá phát triển con người, nên ngay khi dự án này được đề xuất, ban lãnh đạo đã sẵn sàng chi ngân sách để thực hiện.
Thứ hai: Các thành viên nòng cốt của dự án có sự cam kết đồng hành rất lớn. Các giám đốc quản lý là những người từng được coach, đi học coach, sau đó lại trực tiếp đứng lớp đào tạo về coaching. Sự nhiệt tình, kiên trì bền bỉ của các thành viên nòng cốt tại Maxport rất đáng ngưỡng mộ. Đồng thời, chính các giám đốc tại Maxport là những tấm gương chân thật và truyền cảm hứng nhất trong việc thực hành coaching.
Thứ ba: Bộ phận nhân sự tại Maxport đã có những sự chuẩn bị kỹ càng, kiên trì bền bỉ trong suốt hành trình này. Ở giai đoạn đầu, bộ phận HR có sự chuẩn bị sẵn sàng về tinh thần cho các quản lý được lựa chọn tham gia dự án, từng bước giúp mọi người kết nối với coaching. Ở những giai đoạn sau, doanh nghiệp cũng có thêm những sáng kiến, các hoạt động để thúc đẩy việc thực hành coaching trong tổ chức.
Cùng với đó, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với một vài thách thức. Thách thức thứ nhất đến từ việc duy trì động lực, “giữ lửa” cho tất cả các thành viên nòng cốt của dự án. Dự án triển khai văn hoá coaching trong doanh nghiệp là một hành trình dài, đòi hỏi người tham gia phải liên tục học và thực hành, trong khi các quản lý lãnh đạo lại là những người bận rộn. Để giải quyết thách thức này, hoạt động truyền thông nội bộ cần được đẩy mạnh, cùng với đó là các sáng kiến trong tổ chức để thường xuyên ghi nhận, động viên, tạo điều kiện thuận lợi để mọi người liên tục thực hành và rút kinh nghiệm.
Thách thức thứ hai nằm ở việc lan toả văn hoá coaching đến sâu rộng các nhà máy ở nhiều vùng miền khác nhau.Ở những giai đoạn tiếp theo, đội ngũ triển khai dự án coaching trong doanh nghiệp của Maxport cần có sự điều chỉnh linh hoạt trong các chương trình đào tạo để phù hợp với đặc điểm từng địa phương.
Như vậy, dù có những tín hiệu rất khả quan cho tới thời điểm hiện tại, Maxport vẫn cần chuẩn bị trước những khó khăn thách thức có thể xảy ra ở những giai đoạn tiếp theo. Chắc chắn sẽ có những thử thách, thế nhưng, nếu như đội ngũ Maxport tiếp tục giữ vững được sự nhiệt huyết sôi nổi và mức độ cam kết cao như hiện tại, chắc chắn Maxport có thể tạo ra được những sự thay đổi lâu dài và ý nghĩa cho từng cá nhân cũng như cho cả tổ chức.
“Xây dựng Văn hóa coaching trong doanh nghiệp” góp phần trực tiếp thúc đẩy tư duy phát triển, sáng tạo, tích cực, lắng nghe của các cấp quản lý lãnh đạo, từ đó tạo ra văn hóa “cởi mở hợp tác, cống hiến và liên tục đổi mới” trong tổ chức. Tham khảo dịch vụ Xây dựng Văn hoá Coaching trong doanh nghiệp tại đây.