top of page

Nâng Cao Năng Suất Làm Việc Của Nhân Viên: 5 Chiến Lược Cho 2024

Nhân viên năng suất cao là tài nguyên quý báu mà mọi doanh nghiệp đều khao khát. Tuy nhiên, việc “truyền lửa” và giúp nhân viên bền bỉ trên hành trình này không phải một nhiệm vụ đơn giản.


Trong bài viết hôm nay, cùng Coach For Life tìm hiểu 4 nguyên nhân chính ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên, và 5 chiến lược mà các nhà lãnh đạo có thể áp dụng để nâng cao và cải thiện năng suất làm việc của đội ngũ nhé!


năng suất làm việc của nhân viên CFL

>> Ebook: 12 Tình huống ứng dụng coaching trong doanh nghiệp <<

Mục lục

Năng suất là gì?


Năng suất làm việc của là mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân trong một khoảng thời gian nhất định.


Để đo lường năng suất làm việc của nhân viên, có thể sử dụng các tiêu chí sau:


1/ Sản lượng hoặc sản phẩm:


Đây là cách đo lường năng suất thông qua việc xác định số lượng sản phẩm hoặc dự án hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, số lượng sản phẩm được sản xuất trong một giờ, hoặc số công việc hoàn thành trong một ngày là một thước đo phổ biến.


2/ Chất lượng:


Năng suất có thể liên quan đến chất lượng công việc hoặc sản phẩm. Ví dụ như việc đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách chính xác và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đặt ra.


3/ Thời gian:


Một phương pháp khác là đo lường năng suất dựa trên thời gian cần để hoàn thành một công việc hoặc sản phẩm.


4/ Kết quả đạt được:


Đôi khi, năng suất của nhân viên được đo lường bằng cách các kết quả mà nhân viên đó đạt được trong công việc. Ví dụ như doanh số bán hàng, lợi nhuận, số lần hoàn thành dự án, hoặc các mục tiêu cá nhân khác.


5/ Đánh giá hiệu suất:

Các hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc (performance reviews) thường được sử dụng để đánh giá năng suất của nhân viên bằng cách so sánh với mục tiêu và tiêu chuẩn được đề ra.


họp bàn năng suất làm việc
Năng suất làm việc của nhân viên là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.


4 Nguyên nhân phổ biến khiến năng suất làm việc thấp


Năng suất làm việc của nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm:


1/ Khối lượng công việc không phù hợp


Khối lượng công việc (workload) quá lớn hoặc quá nhỏ đều ảnh hưởng đáng kể đến năng suất của nhân viên.

  • Công việc quá nhiều, gắn với những áp lực về thời gian như deadline gấp, cần giải quyết khẩn cấp có thể khiến nhân viên cảm thấy căng thẳng và kiệt sức.

  • Ngược lại, công việc quá ít, không có thử thách lại khiến nhân viên cảm thấy nhàm chán và mất động lực.

Theo một khảo sát của Oak Engage, đến 33% nhân viên cho biết những nhiệm vụ và kỳ vọng trong công việc là nguyên nhân khiến họ thêm căng thẳng trong cuộc sống. Vì vậy, việc điều chỉnh khối lượng công việc thích hợp là vô cùng cần thiết để đảm bảo sức khỏe của nhân viên, duy trì hiệu suất làm việc tốt.


2/ Nhân viên không có môi trường làm việc lý tưởng


Môi trường làm việc là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên. Một số ví dụ cần lưu tâm về một môi trường làm việc gây giảm hiệu suất có thể kể đến như:

  • Môi trường ồn ào: Môi trường làm việc có tiếng ồn lớn, ví dụ như tiếng điện thoại, tiếng máy in, hoặc tiếng nói ồn ào từ đồng nghiệp, có thể khiến nhân viên khó có thể làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả.

  • Không gian làm việc chật hẹp: Một không gian làm việc quá chật hẹp có thể làm nhân viên cảm thấy bí bách và không thoải mái. Ngoài ra, không có không gian đủ lớn để làm việc hoặc di chuyển có thể gây ra sự bất tiện, và xa hơn là giới hạn sự sáng tạo.

  • Thiếu ánh sáng tự nhiên: Môi trường làm việc thiếu ánh sáng tự nhiên có thể gây buồn ngủ và làm mất tinh thần làm việc.

  • Thiếu sự thoải mái: Môi trường làm việc cần phải đảm bảo sự thoải mái cho nhân viên. Những tác nhân như ghế ngồi không thoải mái, nhiệt độ quá lạnh/nóng, hoặc không có thời gian nghỉ giải lao có thể làm cho nhân viên mệt mỏi và khó tập trung vào công việc.

3/ Nhân viên thiếu động lực và cam kết


Nhân viên thiếu động lực và cam kết là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tình trạng năng suất làm việc kém. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, bao gồm:

  • Không hiểu rõ mục tiêu và tầm quan trọng của công việc: Khi nhân viên không hiểu rõ mục tiêu và tầm quan trọng của công việc, họ sẽ cảm thấy công việc của mình không có ý nghĩa và không đáng để đầu tư hay nỗ lực.

  • Không nhận được sự công nhận và cơ hội phát triển: Khi nhân viên không nhận được sự công nhận cho những đóng góp của họ hoặc không có cơ hội phát triển hay thăng chức, họ sẽ cảm thấy không được tôn trọng và không có động lực để tiếp tục cống hiến.

  • Không phù hợp với giá trị cá nhân: Nếu công việc của nhân viên không phù hợp với giá trị cá nhân hoặc không đáp ứng được đam mê của họ, họ sẽ cảm thấy không thoải mái và không có động lực để làm việc.

  • Không có thách thức trong công việc: Như đã nhắc ở trên, một công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, không đem lại thách thức hay cần nhân viên phải nâng cao năng lực sẽ khiến họ mất hứng thú và động lực.

4/ Nhân viên không nhận được sự hỗ trợ cần thiết


Một số hình thái của việc nhân viên không nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ lãnh đạo hay phía doanh nghiệp có thể bao gồm:

  • Không có cơ hội học hỏi và phát triển: Khi nhân viên không có cơ hội học hỏi và phát triển, họ sẽ cảm thấy năng lực hoặc kỹ năng của mình bị giới hạn bởi chính công việc họ đang làm. Hạn chế này có thể làm giảm năng suất công việc và tệ hơn, khiến họ cảm thấy "bế tắc".

  • Chương trình đào tạo và phát triển không hiệu quả: Nếu chương trình đào tạo và phát triển không phù hợp với nhu cầu và năng lực của nhân viên, họ sẽ không áp dụng được những kiến thức và kỹ năng cần thiết để phát triển bản thân và cống hiến cho công ty.

  • Thiếu tương tác và hỗ trợ: Môi trường làm việc thiếu tương tác và hỗ trợ có thể khiến nhân viên cảm thấy cô đơn, lạc lõng và không được quan tâm. Ví dụ như họ không nhận được phản hồi và hướng dẫn từ quản lý để cải thiện hiệu quả công việc, không biết mình cần làm gì tiếp theo. Điều này có thể ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên, dẫn đến giảm năng suất làm việc.

5 Chiến lược giúp nhà lãnh đạo nâng cao năng suất làm việc của nhân viên


1/ Thiết lập mục tiêu rõ ràng và cụ thể


Những mục tiêu rõ ràng, cụ thể và dễ đo lường là vô cùng cần thiết để nhân viên hiểu rõ những gì họ cần phải làm và cách họ sẽ được đánh giá.


Ví dụ: Một doanh nghiệp trong lĩnh vực phát triển phần mềm có thể đặt mục tiêu cho nhân viên như sau: "Hoàn thành ít nhất 80% dự án phần mềm dưới thời hạn được giao và không báo cáo lỗi phần mềm sau khi sản phẩm được đưa vào hoạt động." Mục tiêu này là rõ ràng và dễ đo lường vì nó có thể được xác định bằng một con số cụ thể (80%) và có thể được theo dõi bằng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs). Kể cả khi công ty này có Khi một lập trình viên mới onboard, nhìn vào con số này, họ cũng sẽ hiểu được biết rõ mình phải làm gì để đáp ứng kỳ vọng và cải thiện hiệu suất làm việc.


Bằng cách đặt ra những mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng, nhân viên có thể:

  • Tự đánh giá hiệu suất, tự thực hiện điều chỉnh khi cần thiết mà không cần sự can thiệp của người quản lý.

  • Hiểu rõ phạm vi công việc và trách nhiệm của mình.

  • Có cơ hội trao đổi cởi mở đồng nghiệp và lãnh đạo về nhu cầu công việc của mình nếu thấy mục tiêu không phù hợp.

2/ Đầu tư vào đào tạo và phát triển


Theo một nghiên cứu từ Trung tâm Thống kê Giáo dục Quốc gia Hoa Kỳ, chiến lược hàng đầu để tăng năng suất của nhân viên là cung cấp cho họ cơ hội học hỏi và phát triển. Nghiên cứu này cho thấy mối liên hệ tương quan rõ ràng giữa việc doanh nghiệp cung cấp chương trình đào tạo đều đặn và sự gia tăng năng suất của nhân viên.


Ngoài ra, một báo cáo của Gallup cũng chỉ ra rằng 88% nhân viên cho rằng doanh nghiệp của họ đã không đầu tư đủ vào việc đào tạo và giúp nhân viên hội nhập. Sự thiếu đầu tư này có thể dẫn đến tình trạng tăng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên và giảm năng suất làm việc.


Vì vậy, các doanh nghiệp nên cung cấp các khóa học, đào tạo nội bộ thông qua, các chương trình đào tạo, các hội thảo và các retreat chuyên sâu, workshops và coaching. Hoặc hỗ trợ thanh toán học phí để khuyến khích nhân viên tiếp tục học tập và phát triển. Những chương trình này có thể giúp nhân viên mở rộng và củng cố bộ kỹ năng của họ, từ đó có thể giúp họ cải thiện năng suất làm việc.


tăng năng suất lao động với chương trình retreat
Chương trình Mindful Leader Retreat - Coach For Life


3/ Xây dựng môi trường làm việc tích cực


Môi trường làm việc tích cực là môi trường tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên cảm thấy thoải mái và tập trung. Để tạo ra môi trường làm việc như vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện một số cách sau:

  • Loại bỏ yếu tố gây nhiễu: Cố gắng loại bỏ các yếu tố gây phiền hà như tiếng ồn quá lớn, không gian làm việc chật hẹp hoặc thiếu ánh sáng tự nhiên. Môi trường làm việc nên được thiết kế, tối ưu hoá để làm việc mà không gặp các yếu tố làm giảm tập trung.

  • Khuyến khích sự hợp tác: Tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các nhân viên bằng cách thiết lập không gian làm việc mở (open workspace). Sự hợp tác thoải mái giữa các nhân viên có thể thúc đẩy sự sáng tạo và giúp giải quyết các vấn đề phức tạp.

  • Tạo môi trường thoải mái: Đảm bảo rằng không gian làm việc thoải mái, sạch sẽ và có các tiện nghi như khu vực nghỉ ngơi, phòng ăn,... Nhân viên cảm thấy được trân trọng và quan tâm có thể an tâm làm việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xây dựng một văn hóa của sự phấn đấu và hỗ trợ cho nhân viên của mình bằng cách: cung cấp mức lương cạnh tranh, gói phúc lợi toàn diện, các phúc lợi tại nơi làm việc, cơ hội phát triển nghề nghiệp và văn hoá doanh nghiệp lành mạnh.


Những yếu tố này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và hỗ trợ. Từ đó có thể thúc đẩy sức khỏe tổng thể của nhân viên và có tác động tích cực đối với năng suất làm việc của họ.


4/ Hỗ trợ và phản hồi liên tục


Hỗ trợ và cung cấp phản hồi liên tục (continuous feedback) là yếu tố quyết định giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc.

  • Tạo cơ hội giao tiếp: Hãy tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ về nhu cầu, mối quan tâm, hoặc bất kỳ vấn đề nào liên quan đến công việc hoặc môi trường làm việc,.. trong các cuộc họp hàng tuần, họp 1:1 với quản lý hoặc các bài khảo sát ý kiến từ nhân viên.

  • Cung cấp phản hồi xây dựng: Hãy cung cấp phản hồi xây dựng và mang tính chất cải thiện. Phản hồi nên giúp nhân viên thấy rõ điểm mạnh và yếu của họ, cũng như cung cấp gợi ý để họ có thể cải thiện. Quá trình này giúp họ cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu, đồng thời khuyến khích họ tiếp tục phát triển.

  • Cam kết và động viên: Doanh nghiệp nên tạo sự cam kết đối với nhân viên bằng cách biểu thị sự quan tâm và hỗ trợ. Đặc biệt, việc khen ngợi, động viên khi nhân viên đạt được thành tựu hoặc vượt qua khó khăn trong công việc là vô cùng cần thiết.

5/ Áp dụng Coaching để cải thiện năng suất làm việc


Coaching là một phương pháp phát triển cá nhân và chuyên môn thông qua các cuộc trao đổi giữa coach (người hướng dẫn) và coachee (người được hướng dẫn). Coaching đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.



Coaching tác động tích cực đến năng suất làm việc của nhân viên thông qua các cách sau:


  • Tập trung vào phát triển kỹ năng: Thông qua việc đặt mục tiêu và xác định kỹ năng cần thiết, coaching giúp nhân viên cải thiện kỹ năng làm việc để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

  • Xây dựng sự tự tin: Coaching giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh và điểm cần cải thiện của bản thân. Từ đó, nhân viên có thể tự tin hơn, chủ động hơn trong công việc và đạt được các kết quả tốt hơn.

  • Giúp giải quyết vấn đề: Coaching cung cấp cho nhân viên một không gian an toàn để thảo luận về các khó khăn hoặc vấn đề mà họ gặp phải trong công việc. Từ đó, nhân viên có thể tìm ra giải pháp để khắc phục những thách thức này một cách nhanh chóng.

  • Tạo tư duy tích cực: Coaching giúp nhân viên phát triển tư duy tích cực, giúp họ nhìn nhận công việc và thách thức một cách khách quan hơn, từ đó tăng tự tin và động lực làm việc.

Nhìn chung, Coaching là một phương pháp hiệu quả để giúp nhà lãnh đạo xây dựng mối quan hệ sâu sắc với nhân viên, hỗ trợ họ phát triển kỹ năng và kiến thức, đồng thời tạo động lực và thúc đẩy năng suất của tổ chức.


Leader As Coach của Coach For Life là chương trình đào tạo trực tiếp chuyên sâu dành cho các nhà lãnh đạo muốn phát triển kỹ năng coaching. Đừng bỏ lỡ cơ hội xây dựng đội nhóm gắn kết, học cách tạo động lực cho nhân viên, giúp nhân viên tự chủ công việc, nâng cao hiệu suất! Tìm hiểu ngay để bắt đầu hành trình trở thành nhà Lãnh đạo Khai vấn và nhận những ưu đãi hấp dẫn trong tháng 11 này!

Kết Luận

Năng suất làm việc của nhân viên đóng một vai trò quan trọng trong thành công của mọi tổ chức. Để tối ưu hóa năng suất này, nhà lãnh đạo và doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên được đặt trong môi trường làm việc tích cực, được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết, và nhận được hỗ trợ liên tục.


Tài liệu tham khảo:


留言


bottom of page