Với sự đa dạng về tính cách, kỹ năng, và mục tiêu cá nhân, việc duy trì sự đồng lòng và tối ưu hóa hiệu suất trong một nhóm là một nhiệm vụ đầy thử thách. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 5 nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả phổ biến và đâu là giải pháp cho nhà lãnh đạo để vượt qua những thách thức này.
>> 12 Tình huống ứng dụng coaching trong doanh nghiệp <<
Mục lục
5 Nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả
1/ Các thành viên nhóm giao tiếp không hiệu quả
Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của đội nhóm. Khi các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp hiệu quả với nhau, họ sẽ dễ dàng thấu hiểu mục tiêu và vai trò của nhau; sẵn sàng chia sẻ thông tin, ý tưởng; giải quyết xung đột và đưa ra quyết định sáng suốt.
Thiếu giao tiếp có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng như sau:
Sự hiểu lầm: Do thông tin không được truyền đạt rõ ràng hoặc bị hiểu sai, các thành viên trong nhóm dễ mắc phải những hiểu lầm đáng tiếc. Điều này có thể dẫn tới việc đưa ra những quyết định sai lầm, làm chậm tiến độ dự án hoặc thậm chí xung đột nội bộ.
Thông tin không chính xác: Giao tiếp kém hiệu quả khiến thông tin dễ dàng bị truyền đạt sai lệch hoặc thiếu sót. Điều này có thể khiến nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu sai lệch, ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Xung đột: Khi các thành viên không thể trao đổi cởi mở và thẳng thắn, họ sẽ gặp khó khăn trong giải quyết mâu thuẫn. Điều đó có thể dẫn đến căng thẳng và rạn nứt, chia rẽ nội bộ trong nhóm.
2/ Thiếu sự rõ ràng về mục tiêu công việc
Mục tiêu là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của đội nhóm. Thiếu mục tiêu khiến các thành viên không biết nên ưu tiên nhiệm vụ nào trước và không biết họ đang làm việc vì mục tiêu gì, dẫn đến sự phân tâm và là nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả. Ngoài ra, thiếu mục tiêu gây ra những khó khăn khi làm việc nhóm như:
Xung đột về mục tiêu: Mục tiêu không rõ ràng dẫn đến xung đột, mất đoàn kết và giảm hiệu quả làm việc của nhóm. Khi các thành viên không hiểu rõ mục tiêu hoặc nhiệm vụ của mình, họ sẽ dễ dàng bất đồng và không thống nhất trong cách làm việc.
Trì trệ và lãng phí thời gian: Khi không có hướng dẫn cụ thể, nhóm tiêu tốn thời gian và tài nguyên vào các công việc không cần thiết hoặc không liên quan đến mục tiêu cuối cùng.
Không có tiêu chuẩn đo đạc và đánh giá: Thiếu tiêu chuẩn rõ ràng để đo đạc và đánh giá hiệu suất khiến việc đánh giá trở nên phức tạp và khó khăn. Điều này có thể khiến các thành viên trong nhóm không biết mình đang làm tốt đến đâu và không có cơ hội để cải thiện.
3/ Thiếu sự tin tưởng
Nguyên Nhân Làm Việc Nhóm Không Hiệu Quả? Thiếu tin tưởng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến làm việc nhóm không hiệu quả. Nó tạo nên bầu không khí bất ổn và không an toàn, khiến các thành viên lo lắng và nghi ngờ lẫn nhau. Khi thiếu sự tin tưởng, mọi người sẽ không sẵn sàng chia sẻ thông tin và ý tưởng, dẫn tới sự mất đoàn kết và phối hợp trong công việc. Điều này có thể gây ra xung đột, bất hòa và thậm chí cãi vã giữa các thành viên.
Dưới đây là một số ví dụ về thiếu tin tưởng khi làm việc nhóm:
Thành viên A không chia sẻ thông tin quan trọng với các thành viên khác vì sợ họ sẽ lấy công trạng của mình. Điều này khiến việc phối hợp giữa các thành viên gặp khó khăn.
Khi có tranh luận, các thành viên thường cho rằng đồng nghiệp của mình có động cơ xấu chứ không phải vì lợi ích chung của nhóm. Điều này khiến mâu thuẫn khó giải quyết.
Thành viên C không bao giờ nhờ cậy đồng nghiệp khi gặp khó khăn trong công việc. Cô ấy luôn tự giải quyết mọi chuyện một mình vì không tin tưởng ai.
4/ Quy trình làm việc không hiệu quả
Nguyên Nhân Làm Việc Nhóm Không Hiệu Quả? Quy trình làm việc không hiệu quả có thể gây ra nhiều khó khăn và ảnh hưởng đến làm việc nhóm như:
Các bước thủ tục rườm rà, không cần thiết khiến việc phối hợp giữa các thành viên trở nên khó khăn. Thông tin và nguồn lực không được chia sẻ một cách nhanh chóng, kịp thời.
Quy trình không rõ ràng, thiếu sự phân định trách nhiệm cụ thể khiến công việc bị trì hoãn, không ai chịu trách nhiệm giải quyết.
Việc mất thời gian vào các khâu không cần thiết làm giảm tính linh hoạt, khả năng thích ứng của nhóm trước những thay đổi.
Áp lực và căng thẳng từ quy trình kém hiệu quả có thể dẫn đến mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên.
Việc duy trì quy trình lỗi thời, không còn phù hợp khiến nhóm khó có thể đổi mới sáng tạo để nâng cao hiệu quả làm việc.
5/ Nhóm quá đông thành viên
Quy mô nhóm là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm. Các nhóm lớn thường có nhiều lợi thế về nguồn lực hơn các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, các nhóm lớn cũng có thể gặp phải một số thách thức như:
Phức tạp trong việc phối hợp và giao tiếp: Ở các nhóm lớn, các thành viên cần dành nhiều thời gian và nỗ lực hơn để gặp gỡ, thảo luận và chia sẻ thông tin. Điều này có thể dẫn đến việc các quyết định được đưa ra chậm hơn và kém hiệu quả hơn.
Thỏa hiệp để tránh xung đột: Các nhóm lớn cũng dễ bị ảnh hưởng bởi hiện tượng được gọi là "suy nghĩ nhóm". Suy nghĩ nhóm là hiện tượng các thành viên trong nhóm quá coi trọng việc duy trì sự đồng thuận và tránh xung đột khi đưa ra quyết định. Điều này dẫn đến việc các thành viên không dám phản biện lại hướng đi của nhóm hoặc không dám đưa ra ý kiến riêng. Việc này khiến cho nhóm dễ rơi vào các quyết định sai lầm.
Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm cho nhân viên
Để nâng cao kỹ năng làm việc nhóm cho nhân viên, và giảm bớt các nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả, nhà lãnh đạo có thể thực hiện một số biện pháp sau:
Khuyến khích giao tiếp cởi mở: Khuyến khích các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng giao tiếp, chia sẻ thông tin một cách rõ ràng và cởi mở. Sử dụng các kênh giao tiếp đa dạng như họp nhóm, email, và ứng dụng nhắn tin,... để đảm bảo mọi người nhận được thông tin đầy đủ và đúng lúc.
Xác định và làm rõ mục tiêu: Đảm bảo rằng mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm được xác định một cách rõ ràng. Các thành viên hiểu được tại sao công việc của họ quan trọng và cách nó đóng góp vào mục tiêu của tổ chức.
Đào tạo kỹ năng quản lý xung đột: Cung cấp chương trình đào tạo và hỗ trợ cho các thành viên trong việc phát triển kỹ năng quản lý xung đột. Họ cần biết cách đối phó với xung đột và giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả.
Khuyến khích cam kết và trách nhiệm: Tạo ra môi trường thúc đẩy cam kết và trách nhiệm cá nhân đối với thành viên trong nhóm. Đảm bảo rằng mọi người đóng góp hết mình vào dự án và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho kết quả trong tương lai.
Xây dựng sự tin tưởng: Khuyến khích xây dựng sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm bằng cách tạo ra môi trường thoải mái cho họ chia sẻ ý tưởng và quan điểm. Tạo ra cơ hội cho việc phản hồi xây dựng và đảm bảo rằng mọi người cảm thấy họ được lắng nghe và tôn trọng.
Cải thiện quy trình làm việc: Xem xét và cải thiện quy trình làm việc của nhóm để đảm bảo hiệu quả, tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.
Quản lý quy mô nhóm: Nếu quy mô nhóm quá lớn, cân nhắc chia nhóm thành các nhóm nhỏ hơn để tăng cường hiệu quả trong việc phối hợp và giao tiếp.
Để tìm hiểu thêm về cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm cho nhân viên và trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc, khám phá chương trình Leader as Coach ngay hôm nay!
Kết luận
Việc quản lý nhóm làm việc vẫn đang đặt ra nhiều thách thức đáng kể. Thông qua bài viết này, chúng tôi hy vọng các nhà lãnh đạo có thể tìm ra các giải pháp khắc phục những khó khăn trong quản lý nhóm, từ đó xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, gắn bó và phát triển bền vững cho tổ chức.
Tài liệu tham khảo: Leadership Fluent | Indeed