Phản hồi thế nào cho hiệu quả - Những gợi ý cho lãnh đạo tạo ảnh hưởng

Phản hồi là một thành tố không thể thiếu trong sự phát triển của mỗi cá nhân. Trên thực tế, 65% nhân viên mong muốn được nhận thêm nhiều phản hồi từ cấp trên bởi những phản hồi phù hợp sẽ giúp họ phát triển bản thân, nâng cao kỹ năng và gia tăng hiệu quả công việc.

Thế nhưng, rất nhiều quản lý lãnh đạo không cảm thấy thoải mái và né tránh chuyện đưa phản hồi. Họ nghĩ rằng phản hồi có nghĩa là tiêu cực, là phán xét, và sẽ khiến người đối diện cảm thấy khó chịu. Để quản lý lãnh đạo nâng cao tầm ảnh hưởng, trong bài viết này, Coach For Life sẽ chia sẻ với bạn 5 dạng phản hồi quản lý lãnh đạo nên tham khảo, mô hình phản hồi “feedforward” và những điều lãnh đạo cần chú ý khi đưa phản hồi.

5 dạng phản hồi nên có trong tổ chức

Mỗi dạng phản hồi phục vụ một mục đích khác nhau. Cùng tìm hiểu 5 dạng phản hồi mà lãnh đạo có thể nhận diện để nâng tầm ảnh hưởng trong tổ chức:

Rất nhiều quản lý lãnh đạo không cảm thấy thoải mái và né tránh chuyện đưa phản hồi
Rất nhiều quản lý lãnh đạo không cảm thấy thoải mái và né tránh chuyện đưa phản hồi

1, Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback)

Phản hồi mang tính xây dựng là khi bạn chỉ ra khuyết điểm của người khác, nhưng với mong muốn duy nhất là giúp cải thiện chất lượng công việc, giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Khi đưa ra một phản hồi mang tính xây dựng, hãy đảm bảo sự rõ ràng và khách quan trong việc chia sẻ. Bạn đưa phản hồi vì một ý định tốt đẹp, chứ không phải vì muốn bắt lỗi, kể tội một ai.

Ví dụ, bạn quan sát thấy nhân viên A liên tục mắc một vài lỗi trong những dự án gần nhất. Với vai trò quản lý, bạn quyết định phải đề cập đến vấn đề này. Bạn bắt đầu buổi họp bằng việc ghi nhận những điều A đã làm được, sau đó chia sẻ quan sát của bạn về những thiếu xót mà A đang mắc, và hỏi xem bạn có thể hỗ trợ A như thế nào. Đây là một ví dụ của việc đưa phản hồi mang tính xây dựng.

2, Phản hồi từ cấp dưới (Upward Feedback)

Phản hồi từ cấp dưới là khi quản lý lãnh đạo chủ động hỏi ý kiến đánh giá từ chính nhân viên của họ. Định kỳ hàng tháng/ hàng quý, quản lý có thể yêu cầu nhân viên phản hồi về phong cách lãnh đạo của họ, về quy trình làm việc, về những điều nhân viên muốn thay đổi để công việc của họ được hiệu quả hơn,...

Khi thực hiện dạng phản hồi này, nhân viên sẽ cảm thấy họ được lắng nghe, họ có quyền chủ động tong công việc, từ đó xây dựng niềm tin và sự cởi mở với người lãnh đạo. Đồng thời, bản thân quản lý lãnh đạo cũng có thêm nhiều thông tin để phát triển bản thân, phát triển đội nhóm, cải thiện chất lượng công việc.

3, Phản hồi đánh giá, ghi nhận (Appreciation and Recognition)

Phản hồi không nhất thiết lúc nào cũng là tiêu cực, là chỉ ra lỗi sai của người khác. Việc lãnh đạo liên tục ghi nhận, đánh giá cao nỗ lực của nhân viên cũng là một trong những yếu tố quan trọng khiến nhân sự muốn gắn bó lâu dài với tổ chức. Nhân viên sẽ có thêm sự tự tin và niềm vui trong công việc, cảm thấy mình được quan tâm và những nỗ lực của mình được ghi nhận xứng đáng. Vì rõ ràng, có ai lại không thích được khen ngợi?

Ví dụ, công ty bạn vừa hoàn thành một chiến dịch lớn. Trong buổi họp rút kinh nghiệm, bạn gọi tên và ghi nhận cụ thể công sức của từng thành viên, cảm ơn họ vì đã hết mình cho dự án.

4, Phản hồi từ coaching (Coaching Feedback)

Coaching Feedback là việc đặt câu hỏi để nhân viên tự đưa ra phản hồi về công việc của chính họ, trước khi tìm kiếm phản hồi từ những người khác. Coaching Feedback giúp nhân viên nâng cao sự tự nhận thức về bản thân, tăng tính tự chủ, biết cách tự ghi nhận những nỗ lực của chính mình và tự tìm giải pháp tốt hơn trong tương lai.

Để sử dụng dạng phản hồi này, quản lý lãnh đạo hoặc các coach nội bộ có thể thường xuyên thực hiện các phiên coach ngắn sau mỗi dự án. Trong những phiên coach này, bạn có thể đặt những câu hỏi như:

Em cảm thấy như thế nào sau khi hoàn thành dự án?

Em nhận thấy những điều em đã làm tốt là gì?

Điều gì em nghĩ rằng mình có thể làm tốt hơn?

Điều gì trong dự án này em cảm thấy thử thách nhất?

Anh/chị có thể hỗ trợ em như thế nào để em hoàn thành được tốt công việc của mình?


Coaching Feedback là việc đặt câu hỏi để nhân viên tự đưa ra phản hồi về công việc của chính họ, trước khi tìm kiếm phản hồi từ những người khác
Coaching Feedback là việc đặt câu hỏi để nhân viên tự đưa ra phản hồi về công việc của chính họ, trước khi tìm kiếm phản hồi từ những người khác

5, Phản hồi tức thời (Real-time Feedback)

Phản hồi tức thời là phản hồi ngắn gọn, ngay lập tức về một công việc cụ thể nào đó. Thông thường, đó có thể là những lời khen ngơi, chia vui hoặc một vài đóng góp nhỏ để công việc đó được hoàn thiện hơn.

Ví dụ, nhân viên A vừa xây dựng xong website mới cho tổ chức và gửi vào nhóm chat chung của công ty. Các thành viên ngay sau khi xem website mới liền có những phản hồi ghi nhận như: “Website mới chuyên nghiệp quá! Chúc mừng A”, hoặc những đóng góp nhỏ như: “Website mới đẹp quá. Nhưng mình thấy có nút Tìm hiểu thêm ở trang chủ đang chưa hoạt động, A thử xem lại nhé!”.

Rõ ràng trong tình huống này, nếu như không ai đưa ra phản hồi, A sẽ cảm thấy không được quan tâm, cảm thấy khó hiểu không biết cấp trên và đồng nghiệp đánh giá công việc của mình như thế nào.

Mô hình phản hồi “feedforward” – Xoá bỏ áp lực khi nhận phản hồi

Phương pháp phản hồi (feedback) nhìn chung đều tồn tại một vấn đề: tập trung quá nhiều vào quá khứ và những gì đã xảy ra, thay vì hướng tới những tiềm năng và cơ hội trong tương lai. Điều này dẫn đến sự ra đời của mô hình phản hồi “feedforward” - phản hồi về tương lai.

1, “Feedforward” là gì?

Bản thân từ “feedforward” đã hé lộ ý nghĩa của nó. Thay vì “feedback” - nhận xét về quá khứ, chúng ta chuyển thành “feedforward” - đóng góp cho tương lai. Phương pháp này được phát triển bởi Marshall Goldsmith và được ông ứng dụng rất nhiều trong việc cải thiện hành vi lãnh đạo tại các tập đoàn lớn.

Đối với feedback truyền thống, nhân viên nhận được đánh giá từ cấp trên về những điều họ đã làm được, thường bao gồm cả những điểm tích cực và khiếm khuyết cần cải thiện. Ngược lại, với feedforward, các phản hồi tích cực/ tiêu cực được chuyển trực tiếp sang các giải pháp hướng tới tương lai.

Ví dụ, thay vì nhắc nhở nhân viên vì chưa thể hiện sự chuyên nghiệp trong các cuộc gọi cho khách hàng, quản lý đưa ra các đề xuất, hướng dẫn để nhân viên có kỹ năng trò chuyện hiệu quả, có thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng.

Với feedforward, các phản hồi tích cực/ tiêu cực được chuyển trực tiếp sang các giải pháp hướng tới tương lai
Với feedforward, các phản hồi tích cực/ tiêu cực được chuyển trực tiếp sang các giải pháp hướng tới tương lai

2, Thực hiện “feedforward” theo mô hình 5 bước

Marshall Goldsmith đã để hơn 30.000 lãnh đạo tham gia vào một bài tập trải nghiệm thú vị. Trong bài tập này, mỗi người sẽ lần lượt đóng hai vai:

Ở vai thứ nhất, họ được yêu cầu feedforward: đưa ra gợi ý, đề xuất, hướng dẫn để giúp ích người khác nhiều nhất có thể.

Ở vai thứ hai, họ chuyển sang làm người nhận feedforward: đón nhận các đề xuất cho tương lai đến từ người khác, và học hỏi nhiều nhất có thể.

Trong vai trò là người nhận được feedforward, lãnh đạo/ hoặc bất cứ thành viên nào trong tổ chức đang thực hiện phương pháp này, sẽ đi qua 5 bước.

Bước 1. Chọn một hành vi mà bạn muốn thay đổi, điều mà sẽ khiến công việc/ cuộc sống của bạn phát triển theo chiều hướng tích cực.

Bước 2. Mô tả hành vi này cho người đối diện. Ví dụ, tôi muốn phát triển khả năng thuyết trình trước đám đông.

Bước 3. Nhờ người đối diện feedforward - đưa ra hai gợi ý từ phía họ để giúp bạn đạt được sự thay đổi tích cực. Trong trường hợp hai người từng làm việc chung, họ không được phép đưa ra bất cứ phản hồi nào về những gì đã diễn ra trong quá khứ, chỉ được phép chia sẻ ý tưởng cho tương lai.

Bước 4. Lắng nghe các gợi ý. Người nghe cũng không bình luận, dù là khen hoặc chê những đóng góp của người khác.

Bước 5. Cảm ơn người đối diện vì đã góp ý để giúp bạn tạo nên sự thay đổi.

4 gợi ý để lãnh đạo đưa phản hồi hiệu quả hơn

Để thực sự nâng cao tầm ảnh hưởng nhờ phản hồi, Coach For Life gợi ý bạn 4 cách thực hành sau:

  • Tạm dừng và xác định mục tiêu trước khi đưa ra phản hồi: Bạn mong muốn điều gì khi đưa ra phản hồi này? Điều bạn muốn là cải thiện công việc, giúp nhân viên nhận ra vấn đề cần thay đổi, hay bạn chỉ nói để thoả mãn cái tôi, thoả mãn cảm xúc nhất thời của bản thân? Phản hồi hiệu quả là khi nó bắt nguồn từ những ý định tốt đẹp.

  • Phản hồi bằng sự thấu cảm và sự tử tế: Phản hồi là dấu hiệu của sự quan tâm. Vì vậy, hãy để sự thấu cảm, sự tử tế dẫn dắt ngôn ngữ và thái độ khi bạn đưa phản hồi.

  • Lắng nghe chủ động: Sau khi đưa ra phản hồi, hãy hỏi về suy nghĩ của người đối diện xem họ có suy nghĩ gì, họ cảm thấy thế nào, họ có câu hỏi nào không. Lắng nghe chủ động để hiểu được góc nhìn của họ, hiểu được vấn đề thực sự mà họ đang gặp phải.

  • Đưa ra đề nghị hỗ trợ: Tuỳ theo từng phản hồi mà bạn đang chia sẻ, hãy chủ động đề xuất những sự hỗ trợ theo khả năng của bạn. Là một lãnh đạo, hãy nhấn mạnh vào việc bạn quan tâm và mong muốn nhân viên có thể phát triển và đạt được thành công.

Khi xây dựng văn hoá phản hồi hiệu quả, chất lượng các cuộc trò chuyện trong công ty bạn sẽ được cải thiện, đội nhóm có sự cởi mở và liên tục phát triển, bản thân lãnh đạo cũng có thêm nhiều thông tin và nhiều cơ hội để hỗ trợ nhân viên của mình, từ đó nâng tầm ảnh hưởng khi làm lãnh đạo. .

Phản hồi hiệu quả là một trong những công cụ hiệu quả để quản lý lãnh đạo nâng tầm ảnh hưởng. Cùng với đó, lãnh đạo cũng cần trau dồi thêm các kỹ năng khác như kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng quản lý cảm xúc…Chương trình High Impact Manager của Coach For Life sẽ cung cấp những công cụ giúp các quản lý, lãnh đạo tạo ra ảnh hưởng tích cực hơn, bắt đầu từ việc thấu hiểu bản thân, tập trung năng lượng, gắn mục tiêu sự nghiệp với mục tiêu cuộc đời cho tới thấu hiểu người khác để quản lý đội nhóm, áp dụng kỹ năng coaching để nâng cao chất lượng cuộc sống, chất lượng công việc và quản trị nhân sự.