Kỹ năng thuyết phục là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với nhà lãnh đạo? Làm thế nào để trở thành nhà lãnh đạo có sức thuyết phục mạnh mẽ? - Đó là những câu hỏi mà bất kỳ ai muốn trở thành nhà lãnh đạo thành công đều phải tìm ra câu trả lời. Bởi lẽ, kỹ năng thuyết phục chính là chìa khóa giúp họ dễ dàng truyền tải tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược; đồng thời xây dựng được niềm tin, sự đồng thuận cao độ từ phía mọi người.
Mục lục
>> Ebook 12 tình huống ứng dụng coaching trong doanh nghiệp <<
Kỹ năng thuyết phục là gì?
Kỹ năng thuyết phục là khả năng tác động và gây ảnh hưởng tới quyết định của người khác của nhà lãnh đạo, thể hiện qua ba khía cạnh:
Khả năng truyền tải tầm nhìn: Nhà lãnh đạo không chỉ là người đứng đầu mà còn là người truyền tải tầm nhìn, chiến lược và khát vọng trong tương lai của tổ chức. Khả năng này giúp họ truyền cảm hứng, khích lệ mọi người hướng tới mục tiêu chung.
Khả năng thúc đẩy đội nhóm: Nhà lãnh đạo cần có khả năng truyền cảm hứng, động viên tinh thần, tạo động lực khi đội ngũ nhân viên phải đối mặt với thách thức và khuyến khích họ phát huy tối đa năng lực để đạt được mục tiêu.
Khả năng huy động nguồn lực: Nhà lãnh đạo không chỉ hoạch định chiến lược mà còn có khả năng huy động sự ủng hộ từ các đối tác, nhà cung cấp và đồng minh chiến lược để thúc đẩy mục tiêu của tổ chức. Điều này thể hiện sự khéo léo trong việc quản lý các mối quan hệ và tận dụng nguồn lực từ môi trường xung quanh.
Ngoài ra, nhà lãnh đạo có kỹ năng thuyết phục và tạo ảnh hưởng xuất sắc sẽ biết cách truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng, mạch lạc và hấp dẫn.
Những "rào cản" đối với kỹ năng thuyết phục của nhà lãnh đạo
Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến cản trở nhà lãnh đạo trong việc phát triển và áp dụng kỹ năng thuyết phục một cách hiệu quả:
1/ Thiếu kiến thức và thông tin:
Thiếu kiến thức và thông tin về vấn đề cần thảo luận khiến nhà lãnh đạo gặp khó khăn trong xây dựng luận điểm thuyết phục và trả lời các câu hỏi từ phía người nghe.
2/ Không biết cách lắng nghe người khác:
Mỗi đối tượng có nhu cầu và mong muốn tiếp nhận thông tin khác nhau. Vì vậy, lắng nghe là bước quan trọng nhất để nhà lãnh đạo hiểu rõ nhu cầu của họ. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể xây dựng thông điệp thuyết phục và phù hợp với từng đối tượng.
3/ Thiếu tự tin:
Sự tự tin là yếu tố then chốt để thu hút và thuyết phục người khác. Nhà lãnh đạo thiếu tự tin sẽ khó xây dựng lòng tin nơi người nghe, cả về bản thân họ và nội dung họ truyền tải.
4/ Tâm lý sợ bị từ chối:
Nỗi sợ bị từ chối có thể khiến nhà lãnh đạo trở nên rụt rè và không quyết đoán khi thuyết phục người khác. Điều này có thể làm giảm độ thuyết phục và tầm ảnh hưởng của thông điệp của họ.
5/ Lập luận thiếu logic:
Nhà lãnh đạo cần xây dựng lập luận logic, chặt chẽ để người nghe thấy được tính thuyết phục của thông điệp.
6 bí quyết nâng cao kỹ năng thuyết phục cho nhà lãnh đạo
Để vượt qua những rào cản bên trên, dưới đây là 6 bí kíp giúp nhà lãnh đạo rèn luyện và phát triển kỹ năng thuyết phục hiệu quả:
1/ Hiểu rằng thuyết phục không đồng nghĩa với “thao túng"
Thuyết phục là quá trình tác động đến suy nghĩ và hành vi của người khác theo hướng mà bản thân mong muốn, trong khi thao túng là quá trình lợi dụng người khác để đạt được mục đích của mình.
Thuyết phục dựa trên sự đồng thuận của người khác, trong khi thao túng dựa trên sự ép buộc. Trong quá trình thuyết phục, việc đạt được sự đồng ý tự nguyện từ phía người nghe là điều vô cùng quan trọng. Nó yêu cầu người thuyết phục phải biết cách trình bày sao cho người nghe hiểu rõ tại sao quan điểm đó lại có lợi cho cả hai bên.
Thuyết phục là một quá trình hợp tác, trong khi thao túng là một quá trình đơn phương. Thuyết phục là quá trình tương tác và hợp tác giữa các bên để đạt được mục tiêu chung. Trong quá trình này, sự tôn trọng, lắng nghe, thường xuyên tiếp thu ý kiến và phản hồi là những ưu tiên hàng đầu.
Thuyết phục là một quá trình lâu dài, trong khi thao túng là một quá trình ngắn hạn. Thuyết phục là một quá trình xây dựng niềm tin và uy tín. Nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực kéo dài theo thời gian. Ngược lại, thao túng có thể mang lại kết quả ngay lập tức, nhưng thường chỉ là tạm thời và không bền vững.
2/ Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng
Trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc thảo luận/thương thuyết nào, nhà lãnh đạo cần đầu tư thời gian để nghiên cứu và hiểu rõ về đối tượng nghe. Điều này bao gồm việc tìm hiểu về:
Thông tin cá nhân: Tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp, trình độ học vấn,...
Nhu cầu và mong muốn: Họ đang gặp phải vấn đề gì? Họ muốn đạt được điều gì?
Đặc điểm: Họ có niềm tin gì? Họ có quan điểm gì về vấn đề đang thảo luận?
Quá trình tìm hiểu này sẽ giúp nhà lãnh đạo:
Tùy chỉnh thông điệp của mình sao cho phù hợp với nhu cầu, mong muốn mà đối tượng quan tâm.
Xây dựng mối quan hệ tin cậy với đối tượng.
Tăng khả năng thuyết phục đối tượng.
Ví dụ: Một nhà lãnh đạo đang thuyết trình về một dự án mới nhằm cải thiện năng suất làm việc của nhân viên. Để thuyết phục nhân viên ủng hộ dự án này, nhà lãnh đạo cần tìm hiểu về nhu cầu và mong muốn của nhân viên.
(1) Nếu nhân viên quan tâm đến việc cân bằng công việc và cuộc sống, nhà lãnh đạo có thể nhấn mạnh rằng dự án này sẽ giúp họ có thêm thời gian dành cho gia đình và bản thân.
(2) Hoặc, nếu nhân viên quan tâm đến việc phát triển kỹ năng của mình, nhà lãnh đạo có thể nhấn mạnh rằng dự án này sẽ giúp họ học hỏi những kỹ năng mới và có cơ hội thăng tiến trong công việc.
Bằng cách hiểu rõ đối tượng nghe, nhà lãnh đạo có thể xây dựng một thông điệp thuyết phục và hiệu quả.
>> Đọc thêm: Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lắng nghe chủ động?
3/ Giao tiếp mạch lạc, rõ ràng và đơn giản
Giao tiếp mạch lạc, rõ ràng và đơn giản là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp nhà lãnh đạo nâng cao kỹ năng thuyết phục và gây ảnh hưởng.
Khi thông điệp được diễn đạt một cách mạch lạc và rõ ràng, người nghe sẽ dễ dàng theo kịp với luồng suy nghĩ của nhà lãnh đạo, đồng thời có thể hiểu đúng nội dung của thông điệp.
Ngoài ra, việc đơn giản hóa ngôn từ sẽ làm cho người nghe dễ dàng tiếp thu và ghi nhớ những điều mà nhà lãnh đạo muốn chia sẻ.
Để giao tiếp hiệu quả , nhà lãnh đạo cần lưu ý những điều sau:
Sử dụng ngôn từ phổ thông, dễ hiểu: Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ ngữ mang tính học thuật cao, trừ khi đối tượng nghe là những người có chuyên môn trong lĩnh vực đó.
Sử dụng câu văn ngắn gọn, súc tích: Tránh sử dụng câu văn dài dòng, phức tạp, từ ngữ hoa mỹ, khó hiểu.
Sử dụng từ ngữ chính xác, không mơ hồ: Tránh sử dụng những từ ngữ có thể gây hiểu lầm.
Ví dụ, khi một nhà lãnh đạo đang thuyết trình về một dự án mới nhằm cải thiện năng suất làm việc của nhân viên, họ cần sử dụng ngôn ngữ mà nhân viên có thể hiểu được.
Thay vì sử dụng thuật ngữ chuyên ngành như "tăng năng suất lao động", nhà lãnh đạo có thể nói "giảm thời gian hoàn thành công việc" hoặc "tăng số lượng sản phẩm được sản xuất".
4/ Lập luận thuyết phục
Một thông điệp thuyết phục cần được xây dựng trên cơ sở của một lập luận chặt chẽ và thuyết phục.
Lập luận chặt chẽ giúp nhà lãnh đạo:
Trình bày các ý kiến và thông tin theo trình tự hợp lý, dẫn đến một kết luận thuyết phục.
Thu hút sự chú ý của người nghe và tạo thiện cảm với họ.
Gây ấn tượng mạnh mẽ và khiến người nghe ghi nhớ thông điệp.
Để phát triển lập luận chặt chẽ, nhà lãnh đạo cần:
Xác định luận điểm/thông điệp chính mà nhà lãnh đạo muốn truyền tải.
Đâu là những ý kiến hoặc thông tin hỗ trợ những ý chính này.
Trình bày các ý tưởng theo trình tự, rõ ràng và dễ hiểu.
Có dẫn chứng là những thông tin hoặc dữ liệu thực tế có thể chứng minh tính xác thực của các luận điểm.
Ví dụ: Giả sử công ty đang có kế hoạch triển khai hệ thống làm việc từ xa để tiết kiệm chi phí văn phòng và nâng cao năng suất làm việc. Nhà lãnh đạo cần thuyết phục các cấp quản lý và nhân viên ủng hộ kế hoạch này.
Thay vì chỉ nói một cách đơn thuần: "Hãy đồng ý triển khai hệ thống làm việc online/họp hội nghị truyền hình để tiết kiệm chi phí nhé", nhà lãnh đạo nên:
Đưa ra thực trạng khó khăn về chi phí thuê văn phòng và mức độ cạnh tranh cao (lập luận logic).
Đưa ra số liệu về công ty A đã áp dụng thành công mô hình làm việc từ xa nên vừa tiết kiệm được 40% chi phí vừa tăng 20% hiệu suất làm việc (câu chuyện minh họa).
Đề xuất các bước cụ thể để triển khai mô hình này tại công ty.
Sử dụng mạch lập luận logic cùng số liệu minh hoạ, các nhà lãnh đạo sẽ xây dựng được thông điệp có sức thuyết phục và tính thuyết phục cao, giúp người nghe dễ dàng đồng thuận.
5/ Tạo tương tác và kết nối cảm xúc với người nghe
Khi nhà lãnh đạo tạo ra sự tương tác và kết nối cảm xúc với người nghe, họ sẽ dễ dàng thu hút sự chú ý, tạo thiện cảm và tăng cơ hội thuyết phục thành công.
Một số cách phổ biến để nhà lãnh đạo tạo tương tác và kết nối cảm xúc với người nghe bao gồm:
Đặt câu hỏi: Đặt câu hỏi là một cách hiệu quả để thu hút sự chú ý của người nghe và kích thích họ suy nghĩ về thông điệp. Ví dụ, nhà lãnh đạo có thể hỏi: "Các bạn có biết tầm quan trọng của [chủ đề]?" hoặc "Các bạn có đồng ý với tôi rằng [ý tưởng]?"
Khuyến khích người nghe chia sẻ ý kiến: Việc cùng chia sẻ ý kiến hoặc phản hồi giúp người nghe cảm thấy mình là một phần của quá trình và tăng sự gắn kết với thông điệp.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể là một cách hiệu quả để thể hiện sự quan tâm và tương tác. Ví dụ, nhà lãnh đạo có thể nhìn thẳng vào mắt người nghe, gật đầu khi họ đang nói hoặc sử dụng các cử chỉ tay để nhấn mạnh thông điệp.
Sử dụng câu chuyện: Câu chuyện là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý và đồng cảm của mọi người. Khi người nghe đồng cảm với nhân vật trong câu chuyện, họ sẽ dễ dàng hiểu và ghi nhớ thông điệp.
Thể hiện sự nhiệt tình: Khi nhà lãnh đạo thể hiện sự nhiệt tình và đam mê về thông điệp của mình, họ sẽ truyền cảm hứng cho người nghe và khiến họ cảm thấy hứng thú.
6/ Học cách tiếp nhận sự phản đối/từ chối
Sự phản đối/từ chối là điều không thể tránh khỏi trong cuộc sống, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Đối với các nhà lãnh đạo, việc học cách chấp nhận sự phản đối/từ chối là một kỹ năng quan trọng cần có để nâng cao hiệu quả thuyết phục.
Một số cách khiến việc tiếp nhận sự phản đối/từ chối “nhẹ nhàng" hơn có thể kể đến:
Thay đổi góc nhìn: Thay vì coi sự phản đối/từ chối là một thách thức hoặc mối đe dọa, hãy coi đó là một cơ hội để học hỏi và phát triển.
Lắng nghe một cách tích cực: Khi đối mặt với sự phản đối/từ chối, các nhà lãnh đạo cần lắng nghe một cách tích cực. Họ cần tập trung vào nội dung của phản hồi để hiểu quan điểm và lý do khiến họ phản đối.
Tôn trọng ý kiến khác biệt: Tôn trọng ý kiến khác biệt, ngay cả khi họ không đồng ý với ý kiến đó. Hãy lắng nghe ý kiến khác một cách cởi mở và sẵn sàng xem xét những điểm hợp lý và chính xác của ý kiến đó.
Tìm kiếm giải pháp win-win: Khi đối mặt với sự phản đối/từ chối, điều quan trọng là tìm ra một tiếng nói chung hay một giải pháp có lợi cho cả hai bên thay vì tập trung vào mâu thuẫn và chứng minh quan điểm cá nhân.
Ví dụ: Một nhà lãnh đạo đang trình bày về một kế hoạch thay đổi quy trình làm việc và nhận được phản đối từ nhân viên, cho rằng kế hoạch này không khả thi. Lúc này, nhà lãnh đạo có thể phản ứng như sau:
(1) Nếu nhà lãnh đạo không thể chấp nhận sự phản đối này, họ có thể trở nên tức giận hoặc thất vọng. Họ có thể cố gắng thuyết phục nhân viên đồng ý với kế hoạch của mình một cách ép buộc và áp lực. Điều này có thể dẫn đến xung đột giữa hai bên, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả thuyết phục.
(2) Tuy nhiên, nếu nhà lãnh đạo có thể chấp nhận sự phản đối này, họ có thể lắng nghe nhân viên một cách tích cực và tôn trọng. Họ có thể tìm hiểu xem nhân viên phản đối kế hoạch này vì lý do gì. Sau đó, họ có thể cùng với nhân viên tìm kiếm giải pháp win-win. Ví dụ, họ có thể điều chỉnh kế hoạch để giải quyết những lo ngại của nhân viên.
Việc nhà lãnh đạo có thể chấp nhận sự phản đối/từ chối một cách trung thực và văn minh sẽ giúp họ nâng cao hiệu quả thuyết phục, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Nếu bạn là một nhà lãnh đạo đang đặt mục tiêu phát triển kỹ năng thuyết phục, phát triển bản thân và năng lực lãnh đạo trong năm 2024, chương trình Leader As Coach là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Leader As Coach tập trung vào ba lĩnh vực chính:
Giao tiếp hiệu quả: Chương trình cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng cần thiết để giao tiếp hiệu quả, tương tác và kết nối cảm xúc với người nghe, và ứng phó với sự phản đối/từ chối.
Phát triển bản thân và năng lực lãnh đạo: Bạn sẽ học cách hiểu những mô thức của bản thân, tìm ra động lực, tháo gỡ rào cản để đạt mục tiêu, và tự nhận thức về bản thân, làm chủ suy nghĩ, cảm xúc, giải tỏa căng thẳng.
Kỹ năng coaching: Chương trình cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà lãnh đạo tỉnh thức, có thể hiểu rõ bản thân và thế giới xung quanh.
Nhận tư vấn miễn phí về chương trình học ngay hôm nay!
Tạm kết
Kỹ năng thuyết phục là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với nhà lãnh đạo. Ngoài việc giúp nhà lãnh đạo điều hành hiệu quả, kỹ năng này còn giúp nhà lãnh đạo xây dựng lòng tin và sự tuân thủ từ đồng đội, xây dựng mối quan hệ vững chắc với đối tác và củng cố uy tín cá nhân và vị thế của tổ chức.