Trong các khóa đào tạo coaching, Coach For Life thường tập trung nhiều vào cách các quản lý lãnh đạo ứng dụng coaching vào công việc quản lý của mình. Chúng tôi tin tưởng rằng, khi người quản lý có thể ứng dụng coaching một cách hiệu quả và linh hoạt, cá nhân họ, đội nhóm của họ và cả doanh nghiệp đều có nhiều sự thay đổi tích cực và bền vững.
Dưới đây là chia sẻ của chị Nguyệt Anh – Đồng sáng lập & Giám đốc Điều hành RIO Book, và chị Ngọc Anh – Phó Giám đốc Tiếp thị và Kinh doanh tại RIO Book sau khóa học kỹ năng coaching tại Coach For Life. RIO Book là đơn vị xuất bản tiên phong ứng dụng thiết kế trong trải nghiệm đọc đối với những dòng sách Marketing, Kinh doanh, Truyền thông dành riêng cho thị trường Việt Nam. Sau 6 năm phát triển, RIO Book chuẩn bị bước vào một hành trình mới thử thách hơn và cũng hứa hẹn nhiều điều thú vị. Coaching được các quản lý lãnh đạo cấp cao tại đây lựa chọn là một trong những công cụ giúp họ chinh phục hành trình mới này.
Xin chào Nguyệt Anh và Ngọc Anh. Điều gì khiến hai bạn quyết định đầu tư cho khóa học Coaching trong năm 2021 vừa rồi?
Nguyệt Anh: Một trong những mục tiêu đầu năm nay của tôi là cải thiện chất lượng làm việc trong đội nhóm. Trước đó, tôi từng biết đến coaching do một số người bạn chia sẻ, và hiểu được sơ bộ rằng đây là một công cụ giúp phát triển con người, phát triển đội nhóm.
Khi được một người bạn giới thiệu các khoá học của Coach For Life, tôi quyết định đăng ký một phiên coach trải nghiệm với Coach Quách Hiền. Sau phiên coach này, tôi hiểu được rõ hơn ý nghĩa mà coaching mang lại. Coaching giúp chúng ta hệ thống hóa suy nghĩ trong đầu, nhìn được từ những góc độ mà trước đây mình né tránh hoặc chưa từng nghĩ tới. Từ đó, tôi tự tìm được câu trả lời cho riêng mình, mà không cần nghe tư vấn hay lời khuyên từ một ai khác.
Mỗi doanh nghiệp, tuỳ vào mô hình hoạt động, sẽ có những tính chất đặc thù riêng biệt. Người quản lý lãnh đạo sẽ là người hiểu rõ nhất những gì đang diễn ra, và khi có coaching, họ sẽ biết cách nhìn sâu sắc hơn vào vấn đề và tự đưa ra quyết định cho riêng mình. Khi hiểu được điều này, tôi tin tưởng rằng coaching là thứ mình cần tại thời điểm hiện tại, và quyết định sẽ nâng cấp bản thân thông qua coaching.
Ngọc Anh: Người làm về quản trị doanh nghiệp sẽ quen thuộc với từ khóa “quản trị tri thức” – bao gồm tri thức ẩn và tri thức hiện. Tri thức hiện là tất cả những gì mọi người có thể nhìn thấy như quy trình, kiến thức, network,…. Còn tri thức ẩn đến từ kinh nghiệm, trải nghiệm của những người quản lý và cả nhân viên. Nhìn vào độ mở rộng tri thức của một doanh nghiệp, ta có thể biết doanh nghiệp đó có phát triển hơn hay không.
Khi quyết định học coaching, tôi có mục tiêu chính là phát triển bản thân, mở rộng tri thức của chính mình. Trong vai trò quản lý RIO Book, cả tôi và Nguyệt Anh đều có chung quan điểm là phải tự nghĩ việc cho mình, tự tìm tòi vấn đề để giải quyết, và không ngừng phát triển bản thân. Tại thời điểm đó, tôi nhận thấy bản thân muốn nâng cấp về cả kỹ năng chuyên môn, góc nhìn và mạng lưới các mối quan hệ, nên đã lựa chọn đi học. Tôi tin rằng khi những người quản lý được nâng cấp kỹ năng, họ sẽ tiến lên một bước trên hành trình của riêng mình. Từ đó, đội nhóm và doanh nghiệp sẽ tiến lên cùng.
Việc học coaching có ý nghĩa như thế nào với việc điều hành và phát triển RIO Book trong thời điểm hiện tại?
Nguyệt Anh: RIO Book đã phát triển được 6 năm. Trong 6 năm qua, để xây dựng nền móng kinh nghiệm từ con số không và khám phá hết tiềm năng trong lĩnh vực này, tất cả thành viên của RIO đã phải làm hết mọi thứ để hiểu sâu sắc tính chất, cơ chế vận hành và tiềm năng sáng tạo trong ngành.
Ở thời điểm hiện tại, bản thân tôi và cả team đã tương đối hiểu về những thứ mình miệt mài thử nghiệm và học hỏi trong suốt 6 năm qua. Tôi nhìn thấy rõ hơn năng lực, phẩm chất và thế mạnh của nhân viên. Dù từ trước đến nay RIO vẫn luôn có tinh thần trao quyền, nhưng tôi nghĩ đã đến lúc trao quyền cho các bạn ở cấp độ cao hơn nữa.
Việc trao quyền này vẫn cần sự đồng hành, nhưng không phải theo hướng cầm tay chỉ việc. Lãnh đạo sẽ đi cùng các bạn để khám phá các giải pháp, còn quyền quyết định sẽ thuộc về các bạn. Coaching đem lại nhiều sự tối ưu cho tôi - ở vị trí lãnh đạo, đến những quản lý tầm trung rồi cả nhân viên phía dưới. Nói cách khác, RIO Book sử dụng coaching để việc trao quyền trong tổ chức được hệ thống và hiệu quả hơn.
Ngọc Anh: RIO Book đang đối mặt với những thử thách lớn hơn rất nhiều. Sau khi hoàn thành nền móng trong 6 năm, chúng tôi bắt đầu nhìn thấy những mục tiêu lớn hơn. Để chuẩn bị cho mục tiêu lớn ấy, chúng tôi phải chuẩn bị tất cả mọi thứ. Việc lãnh đạo đi học coaching để có thể điều hành đội nhóm hiệu quả, tất cả cũng đều vì mục tiêu chinh phục những thử thách lớn hơn đó.
Trong quá trình học coaching, bạn khám phá ra điều gì mới mẻ về bản thân mình, đặc biệt trong vai trò quản lý lãnh đạo?
Nguyệt Anh: Đối với tôi thì có 3 sự phát hiện quan trọng.
Đầu tiên là về phong cách quản trị doanh nghiệp. Khi học coaching, tôi nhận thấy cách quản trị của mình ở giai đoạn trước có hơi hướng mentor (kèm cặp) hoặc supervisor (giám sát). Tôi chủ yếu hướng dẫn trực tiếp, dùng kinh nghiệm, kiến thức của mình để giúp đỡ các bạn ít kinh nghiệm hơn. Cách làm này không sai, bởi nó vẫn đưa ra được cách giải quyết vấn đề.
Thế nhưng, sau một thời gian, khi nhân sự có nhiều kinh nghiệm, các bạn sẽ có những góc nhìn mà chỉ người trực tiếp triển khai công việc mới có được. Đôi khi, các bạn có thể đưa ra được giải pháp mới mẻ và hiệu quả hơn chính người lãnh đạo. Vì vậy, việc của người lãnh đạo không còn là đưa ra giải pháp, mà là tạo điều kiện thuận lợi nhất để nhân sự của mình phát huy những góc nhìn mới. Coaching là một công cụ rất tốt để người lãnh đạo làm được điều này. Và khi nhân viên tự đưa ra giải pháp, các bạn cũng có trách nhiệm hơn, có động lực tốt hơn để thực hiện chúng.
Thứ hai là về kỹ năng lắng nghe. Dù khá tự tin về khả năng lắng nghe, nhưng đôi khi tôi vẫn chưa đủ kiên nhẫn. Ví dụ trước đây khi lắng nghe vấn đề của nhân viên, tôi sẽ có xu hướng muốn đưa lời khuyên ngay cho họ. Còn bây giờ, tôi thực hành lắng nghe chú tâm, đặt câu hỏi để cả hai cùng khám phá vấn đề, chứ không vội vàng đưa ra giải pháp.
Điều thứ ba, hơi trừu tượng hơn một chút, liên quan đến việc phát triển trực giác. Khi mình thực sự lắng nghe, trực giác sẽ giúp tôi gọi tên được bản chất cốt lõi sâu xa của vấn đề và dẫn ra những giải pháp rất hiệu quả. Trực giác này không chỉ xuất hiện trong quá trình quản lý nhân sự, và còn trong quá trình tôi tư vấn xuất bản sách cho các khách hàng.
Ngọc Anh: Về bản thân mình, điều nhận được ngay lập tức là sự mở rộng kỹ năng và các mối quan hệ. Khi đi học, tôi nhận ra rằng trước đây mình hơi vội vàng, nhiều khi chưa phân tích đủ sâu đã đã đưa ra ý kiến. Tham gia khóa học coaching này, tôi được phản chiếu bản thân và biết có cách thức mới để giao tiếp hiệu quả và sâu sắc hơn. Những kỹ năng mình vốn đã rất tự tin như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi,... vẫn có thể được cải thiện hơn nhiều nữa.
Điều thứ hai là tôi cũng bắt đầu biết cách để ứng dụng coaching trong đội nhóm. Việc này cần thời gian, cần luyện tập và nhiều yếu tố xung quanh khác. Thế nhưng, bước đầu tôi cũng quan sát được một số sự thay đổi tích cực. Ngoài ra, việc đi học coaching cũng mở ra cho tôi một cơ hội công việc khác là làm freelance coach bán thời gian.
Hiện tại, bạn đang ứng dụng coaching trong đội nhóm, doanh nghiệp của mình theo những hình thức nào?
Ngọc Anh: Chúng tôi bắt đầu bằng việc thông báo với toàn bộ nhân sự về việc đang học coaching, để mọi người nắm được rằng sắp tới sẽ có những thay đổi mới. Sau đó, chúng tôi đi từng bước một, bắt đầu với quản lý cấp trung, sau đó mở rộng ra các bạn nhân sự trong team.
Đối với quản lý tầm trung, chúng tôi thực hiện các phiên coach trực tiếp với các bạn, giúp các bạn có cái nhìn thực tế về coaching. Sau đó, các bạn sẽ được training những kĩ năng cơ bản về coaching để ứng dụng trong công việc và quá trình quản lý.
Đối với nhân sự trong team, các bạn có thể hẹn lịch coaching với chúng tôi để giải quyết vấn đề trong cả công việc hoặc cuộc sống. Tôi coi đây một giá trị tốt đẹp mà mình có thể tạo ra cho nhân sự trong team. Nếu cuộc sống tốt đẹp và suôn sẻ, công việc của các bạn cũng sẽ thuận lợi hơn.
Trong khoá học, các giảng viên có lưu ý chúng tôi rằng không nên thực hành coaching ngay với nhân sự khi kỹ năng của mình chưa hoàn thiện. Thế nhưng ở RIO, nhân sự trẻ trung, cởi mở và không có khoảng cách quá lớn giữa lãnh đạo - nhân viên. Vì vậy, ngay từ lúc còn đang học, chúng tôi cũng chia sẻ thẳng thắn với các bạn và có những phiên coach đầu tiên với nhân viên của mình.
Cách chúng tôi đưa coaching về RIO cũng rất gần gũi. Ví dụ, tôi thấy một bạn ban biên tập đang có vấn đề trong cuộc sống và thường xuyên thể hiện điều đó trên Instagram, tôi sẽ hỏi bạn có ổn không và có muốn coach không. Nếu bạn cần, tôi sẽ coach cho bạn và cùng bạn tìm ra giải pháp. Chúng tôi muốn nhân sự của RIO coi trải nghiệm coach giống như việc cởi mở chia sẻ để cùng phát triển, chứ không phải ép buộc theo kiểu sếp đi học về rồi gọi nhân viên vào đặt câu hỏi.
Từ khi bắt đầu ứng dụng coaching, bạn quan sát được những thay đổi như thế nào trong đội nhóm của mình?
Nguyệt Anh: Tôi nghĩ sự thay đổi đầu tiên là ở chính bản thân mình. Coaching khiến tôi có sự thay đổi trong cách quản lý. Tôi chỉ đưa ra lời khuyên sau khi đã thực sự lắng nghe toàn bộ trăn trở, suy nghĩ và cả giải pháp nhân viên đề xuất. Tôi chủ động tạo cơ hội cho các bạn được nói ra nhiều hơn, sau đó mới đưa ra quan điểm của mình.
Đối với nhân sự, tôi nhận thấy những phiên coach về cả công việc và cuộc sống cũng tạo ra nhiều ảnh hưởng tích cực. Khi các bạn nhìn thấy rõ ý nghĩa trong những việc mình đang làm, chất lượng công việc được cải thiện, các bạn làm việc với sự hào hứng và nhiệt huyết hơn cả trước đây.
Ngọc Anh: Sau khi đi học, chúng tôi có những chia sẻ rất sâu với nhân sự của mình về coaching. Chúng tôi chủ động thực hành và từng bước cải thiện cách thức quản lý. Tôi nghĩ các bạn trong team cũng nhìn ra những thay đổi ấy, và dần có sự chủ động hơn trong công việc.
Dù mọi người chưa được training bài bản, nhưng qua việc quan sát cách tôi và Nguyệt Anh lắng nghe và đặt câu hỏi,... các bạn cũng áp dụng và cải thiện những kỹ năng này khi làm việc nhóm. Thực ra cũng mới có mấy tháng nên chưa thể có thay đổi gì quá to lớn được, nhưng tôi tin sự thay đổi sẽ đến khi mình thực hành đủ nhiều.
RIO Book đang hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo. Coaching có thể giúp ích có quá trình sáng tạo của các bạn không?
Nguyệt Anh: Ngành sáng tạo đòi hỏi nhân sự của RIO phải brainstorming khá nhiều. Brainstorming là quá trình hai hoặc nhiều người cùng đưa ra ý tưởng và phát triển những ý tưởng đó. Đó không chỉ là việc ngồi cùng nhau trong một phòng, mà có thể là rất nhiều cuộc hội thoại ngẫu nhiên diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp.
Cũng giống như coaching, chúng ta cần sự đồng sáng tạo (co-create) trong quá trình brainstorming, nghĩa là cần sự tham gia của nhiều người để cùng nhau tạo ra một ý tưởng, một giải pháp nào đó. Quá trình này chỉ thành công khi những người tham gia nói lên được ý kiến của mình, cùng lúc thì biết lắng nghe ý kiến của người khác. Kỹ năng lắng nghe không phán xét, kỹ năng đặt câu hỏi,... trong coaching giúp ích cho các buổi brainstorming rất nhiều.
Khi ứng dụng mô hình coaching vào các buổi brainstorming, chúng tôi sẽ phân công cho một người là “chó chăn cừu". “Chó chăn cừu” chính người điều phối (host/moderator), có nhiệm vụ chính là điều hành buổi họp, đặt ra câu hỏi để tất cả mọi người đều được nói ra ý kiến của mình và cảm thấy được lắng nghe. Người chó chăn cừu này rất cần kỹ năng đặt câu hỏi và kỹ năng lắng nghe của coaching.
Vì vậy, về mặt kỹ năng, giữa coaching và quá trình đồng sáng tạo có sự tương đồng. Khi có những kỹ năng của coaching, mọi người sẽ làm việc và phối hợp với nhau tốt hơn trong quá trình đồng sáng tạo ấy.
Đội ngũ nhân sự của RIO Book khá trẻ. Theo bạn, coaching đem lại giá trị đặc biệt nào cho các bạn nhân sự trẻ?
Nguyệt Anh: RIO là nơi rất tôn trọng tính cá nhân, ai cũng có quyền lên tiếng, kể cả các bạn thực tập sinh. Việc đưa coaching về doanh nghiệp sẽ giúp RIO phát huy đặc điểm này hơn nữa, đặc biệt trong thời điểm công ty đang có rất nhiều bạn Gen Z. Đối với GenZ, việc được nói ra quan điểm, được nhìn nhận về quan điểm đó một cách công bằng là điều rất quan trọng. Điều đó giúp các bạn cảm nhận được ý nghĩa trong công việc mình đang làm và sự đóng góp của bản thân mình trong công việc ấy.
Gần đây tôi hay thấy những bài viết đánh giá cách làm việc, thái độ của Gen Z, nhưng tôi không nhìn vào những điểm khác biệt đấy một cách tiêu cực. Tiêu cực hay tích cực tùy thuộc vào góc nhìn mỗi người. Tôi tin rằng, các bạn trẻ có thể tạo ra những sự đóng góp rất lớn và đột phá khi được lên tiếng và được lắng nghe. Việc tiếp cận coaching là cơ hội để tiếng nói của các bạn được thực sự lắng nghe, và các bạn được trực tiếp đóng góp vào những những giải pháp mà tổ chức đang thực hiện.
Ngọc Anh: Thế hệ lao động sắp tới sẽ là các bạn Gen Z. Đối với một thế hệ mà có nhiều điểm khác biệt, cái tôi lớn,... thì hãy biến nó thành điểm mạnh, khuyến khích các bạn phát triển những ý tưởng khác lạ, để các bạn được tham gia vào quá trình tìm ra giải pháp. Còn quản lý lãnh đạo, với kinh nghiệm và trải nghiệm sẵn có, sẽ bổ sung thêm những góc nhìn mới để các bạn trẻ có những kế hoạch và ý tưởng toàn diện hơn.
Mỗi thế hệ lại có giá trị của riêng mình, điều quan trọng là khai thác được điểm mạnh của từng nhóm. Coaching rất hữu ích trong quá trình này. Thay vì áp đặt quan điểm, coaching tạo điều kiện để mỗi nhân sự được phát huy tối đa tiềm năng của mình. Chúng ta không thể thay đổi đặc điểm của cả thế hệ, nhưng chúng ta có thể thay đổi thái độ và góc nhìn, để thấy rằng Gen Z là một thế hệ đầy tiềm năng. Và có thể, chính quản lý lãnh đạo mới là những người cần thay đổi trước tiên.
Xin cảm ơn hai bạn!