Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả? – Câu hỏi quen thuộc mà những nhà lãnh đạo thường xuyên đặt ra trong bối cảnh hiện nay. Khả năng quản lý thời gian hiệu quả trở thành chìa khóa quan trọng giúp họ vừa đối mặt với khối lượng công việc lớn mỗi ngày, vừa duy trì sự sáng tạo và tầm nhìn dài hạn.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá 6 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất để đạt được mức độ hiệu suất tối ưu cho nhà lãnh đạo.
Mục lục
Quản lý thời gian hiệu quả là gì?
Quản lý thời gian là việc sắp xếp, phân bổ và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu của bản thân. Đây là một kỹ năng quan trọng đối với tất cả mọi người, đặc biệt là các lãnh đạo.
Một trong những nguyên tắc cơ bản và mạnh mẽ nhất của quản lý thời gian là nguyên tắc 4D: Delete, Delegate, Defer, Do.
Delete (Xóa): Xóa bỏ những công việc không cần thiết hoặc không quan trọng.
Delegate (Giao Phó): Ủy thác những công việc có thể giao cho người khác.
Defer (Trì Hoãn): Hoãn lại những công việc không cần thiết phải làm ngay lập tức.
Do (Thực Hiện): tập trung vào những công việc quan trọng nhất và cần phải làm ngay lập tức.
Việc nắm chắc các khái niệm và nguyên tắc của quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp nhà lãnh đạo biết cách sắp xếp ưu tiên rõ ràng, lên kế hoạch bài bản và sử dụng thời gian hợp lý để đạt được mục tiêu, từ đó tạo lịch làm việc linh hoạt và có năng suất cao nhất.
6 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho nhà lãnh đạo dựa trên nguyên tắc 4D
#1 - Phân loại và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Học cách phân loại và sắp xếp công việc là một kỹ năng quan trọng mà nhà lãnh đạo cần có. Nó giúp nhà lãnh đạo đảm bảo rằng họ hoàn thành những công việc quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến tổ chức/doanh nghiệp trước tiên. Nhà lãnh đạo có thể phân loại dựa trên mô hình sau:
Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc cần được thực hiện ngay lập tức để tránh những hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ:
Xử lý một vụ khủng hoảng
Giải quyết một vấn đề kỹ thuật nghiêm trọng
Hoàn thành một dự án với thời hạn gấp
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những công việc cần được thực hiện nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức. Ví dụ:
Phát triển một chiến lược mới
Đào tạo nhân viên
Tuyển dụng nhân viên mới
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc không cần thiết nhưng cần được thực hiện ngay lập tức. Ví dụ:
Xử lý một yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng
Trả lời một email quan trọng
Tham dự một cuộc họp không cần thiết
Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những công việc không cần thiết và có thể trì hoãn hoặc ủy thác. Ví dụ: Xem email, Lên mạng xã hội,...
Sau khi phân loại công việc ưu tiên, nhà lãnh đạo cần lập kế hoạch và thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên. Điều này sẽ giúp nhà lãnh đạo đảm bảo rằng những công việc quan trọng nhất được thực hiện đầu tiên.
#2 - Thực hiện phương pháp 2-Minute
Phương pháp 2-Minute là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản được David Allen, tác giả cuốn sách "Getting Things Done" đề xuất. Phương pháp này chỉ ra rằng nếu một công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, hãy thực hiện nó ngay lập tức thay vì trì hoãn.
Nguyên tắc 2-Minute giúp nhà lãnh đạo giải quyết nhanh chóng những công việc nhỏ, từ đó giảm áp lực, tránh phân tâm và tập trung vào công việc trọng yếu. Đồng thời, việc hoàn thành công việc dù lớn hay nhỏ cũng mang lại cảm giác hài lòng và động lực để nhà lãnh đạo tiếp tục làm việc và đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Cách thực hiện nguyên tắc 2-Minute
Để thực hiện nguyên tắc 2-Minute, nhà lãnh đạo cần xác định những công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút. Nhà lãnh đạo có thể làm điều này bằng cách tự hỏi bản thân:
Công việc này có mất quá 2 phút để hoàn thành không?
Tôi có thể hoàn thành công việc này ngay lập tức không?
Nếu câu trả lời là có, nhà lãnh đạo hãy thực hiện công việc đó ngay lập tức. Nhà lãnh đạo có thể thực hiện nó ngay tại chỗ hoặc sắp xếp thời gian để thực hiện nó trong vòng 2 phút.
Dưới đây là một số ví dụ về những công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút:
Trả lời một email
Gọi điện thoại
Dọn dẹp bàn làm việc
Sắp xếp lại các tài liệu
Làm một ly cà phê
Lưu ý khi thực hiện nguyên tắc 2-Minute
Khi thực hiện nguyên tắc 2-Minute, nhà lãnh đạo cần lưu ý một số điều sau:
Hãy thực tế: Có thể một số công việc mà nhà lãnh đạo nghĩ rằng có thể hoàn thành trong vòng 2 phút thực tế lại mất nhiều thời gian hơn. Nhà lãnh đạo cần đánh giá một cách thực tế về thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc trước khi quyết định thực hiện nó ngay lập tức hay không.
Đừng ngại từ chối: Nếu một công việc không thể hoàn thành trong vòng 2 phút, nhà lãnh đạo nên cân nhắc từ chối hoặc ủy thác cho người khác thực hiện.
Làm việc có hệ thống: Nhà lãnh đạo nên thực hiện nguyên tắc 2-Minute một cách có hệ thống. Nhà lãnh đạo có thể dành ra một khoảng thời gian mỗi ngày để thực hiện những công việc nhỏ, lặt vặt.
#3 - Giao việc một cách hiệu quả
Giao việc hiệu quả là một kỹ năng quan trọng của nhà lãnh đạo. Khi giao việc hiệu quả, nhà lãnh đạo có thể:
Tối ưu hóa tài nguyên, bao gồm thời gian, nhân lực và tài chính.
Giúp đội ngũ hoặc đồng nghiệp phát triển và nâng cao kỹ năng.
Tập trung vào những công việc chủ chốt, mang lại giá trị cao cho tổ chức.
Xác định nhiệm vụ mà người khác có thể thực hiện tốt hơn
Để giao việc hiệu quả, nhà lãnh đạo cần xác định được những nhiệm vụ mà người khác có thể thực hiện tốt hơn mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách cân nhắc các yếu tố sau:
Kỹ năng và kiến thức của người nhận việc.
Kinh nghiệm và năng lực của người nhận việc.
Thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Ví dụ:
Một nhà lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt có thể giao nhiệm vụ phát biểu tại hội nghị cho một nhân viên có kỹ năng này.
Một số mẹo giúp nhà lãnh đạo trao quyền “đúng người - đúng việc"
Giao nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể
Khi giao nhiệm vụ, nhà lãnh đạo cần giao nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể, bao gồm các tiêu chí:
Mục tiêu của nhiệm vụ.
Các bước cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ.
Thời hạn hoàn thành nhiệm vụ.
Kết quả mong đợi của nhiệm vụ.
Theo dõi và hỗ trợ người nhận việc
Sau khi giao nhiệm vụ, nhà lãnh đạo cần theo dõi và hỗ trợ người nhận việc để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng. Nhà lãnh đạo có thể thực hiện theo dõi và hỗ trợ bằng cách:
Gặp gỡ và trao đổi với người nhận việc thường xuyên.
Cung cấp thông tin và tài nguyên cần thiết cho người nhận việc.
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Ví dụ:
Một nhà lãnh đạo có thể gặp gỡ nhân viên được giao nhiệm vụ viết báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh quý 3 vào đầu tháng 10 để trao đổi về tiến độ thực hiện nhiệm vụ. Nếu nhân viên gặp khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nhà lãnh đạo có thể hỗ trợ cung cấp thông tin hoặc tài nguyên cần thiết.
#4 - Học cách xử lý “sự gián đoạn" (Manage Interruptions)
Nhà lãnh đạo thường có nhiều công việc cần phải làm, và họ thường phải làm việc trong một môi trường có nhiều sự gián đoạn. Các sự gián đoạn này có thể khiến nhà lãnh đạo mất tập trung, giảm hiệu quả công việc và thậm chí là dẫn đến căng thẳng, mệt mỏi.
Dưới đây là hai những loại gián đoạn phổ biến trong lúc làm việc mà nhà lãnh đạo hay gặp phải:
Các yêu cầu từ cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
Các cuộc họp, hội nghị và sự kiện
Các thông báo, email và tin nhắn, điện thoại.
Nếu như với các thông báo, email và tin nhắn, điện thoại nhà lãnh đạo có thể áp dụng nguyên tắc 2-minute để xử lý thì hiệu quả các yêu cầu từ người khác và các cuộc họp, nhà lãnh đạo cần khéo léo áp dụng các mẹo sau:
Xác định mức độ khẩn cấp của yêu cầu: Nhà lãnh đạo cần xác định mức độ khẩn cấp của yêu cầu hoặc cuộc họp trước khi đưa ra quyết định xử lý.
Hẹn thời gian cụ thể để xử lý yêu cầu không khẩn cấp: Nếu yêu cầu hoặc cuộc họp không khẩn cấp, nhà lãnh đạo có thể hẹn thời gian cụ thể để xử lý sau.
Tạo ra một môi trường làm việc tập trung: Tạo ra một môi trường làm việc tập trung để tránh bị phân tâm bởi. Ví dụ như việc tắt điện thoại, đóng cửa văn phòng hoặc làm việc ở một nơi yên tĩnh.
Học cách nói "không" với các yêu cầu không cần thiết: Nhà lãnh đạo cần học cách nói "không" với các yêu cầu không cần thiết.
Ngoài ra, đối với các cuộc họp, nhà lãnh đạo có thể áp dụng các cách sau:
Chỉ tham gia những cuộc họp/hội nghị/sự kiện thực sự cần thiết và liên quan trực tiếp đến công việc của mình. Hạn chế tối đa những sự kiện không cần thiết.
Trước khi tham gia, hãy nhận diện rõ mục đích của sự kiện đó là gì, bản thân cần đóng góp/thu được điều gì, để có sự chuẩn bị và tham gia tập trung, tránh lãng phí thời gian.
Nếu tổ chức họp, cần đặt ra khung thời gian rõ ràng, liệt kê các vấn đề cần thảo luận và quyết định. Đồng thời phân công cụ thể người chuẩn bị nội dung, trình bày cho từng nội dung để không lãng phí thời gian.
>> Ebook "12 tình huống ứng dụng coaching trong doanh nghiệp" là cẩm nang hữu ích giúp nhà lãnh đạo nâng cao hiệu quả các cuộc họp và quản lý sự gián đoạn. Nhận Ebook Miễn Phí.
#5 - Sử dụng công cụ quản lý thời gian
Sử dụng các công cụ quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp nhà lãnh đạo theo dõi công việc và đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
Có nhiều loại công cụ quản lý thời gian khác nhau, bao gồm:
Ứng dụng lịch: Ứng dụng lịch có thể giúp nhà lãnh đạo theo dõi các cuộc họp, sự kiện và nhiệm vụ.
Hệ thống nhắc nhở: Hệ thống nhắc nhở có thể giúp nhà lãnh đạo tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng.
Phần mềm quản lý công việc: Phần mềm quản lý công việc có thể giúp nhà lãnh đạo theo dõi tiến độ của các dự án và nhiệm vụ.
Khi lựa chọn công cụ quản lý thời gian, nhà lãnh đạo cần cân nhắc các yếu tố sau:
Các nhu cầu cụ thể của nhà lãnh đạo: Nhà lãnh đạo cần lựa chọn công cụ phù hợp với các nhu cầu cụ thể của mình, chẳng hạn như số lượng công việc cần quản lý, mức độ phức tạp của các dự án, và thói quen làm việc của nhà lãnh đạo.
Khả năng sử dụng của công cụ: Công cụ cần dễ sử dụng và có giao diện thân thiện với người dùng.
Chi phí của công cụ: Chi phí của công cụ có đang hợp lý với ngân sách không?
#6 - Tự đặt câu hỏi chiêm nghiệm
Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng những câu hỏi sau để tự chiêm nghiệm cách họ quản lý thời gian, hoặc tích hợp chúng vào quá trình làm việc với Executive Coach (nhà khai vấn cho lãnh đạo), để nhìn nhận rõ hơn về cách sử dụng thời gian hiện tại, xác định những điểm cần cải thiện và lên kế hoạch hành động cụ thể để quản lý thời gian cách hiệu quả hơn.
Nếu hôm nay tôi chỉ có thể hoàn thành một công việc, thì đó sẽ là công việc gì?
Công việc quan trọng thứ hai mà tôi cần hoàn thành là gì? Công việc thứ ba là gì? Còn những công việc khác cần chú ý là gì?
Tôi có thể thực hiện những gì để khiến mình hài lòng khi nhìn lại cuối ngày hôm nay?
Hôm nay, tôi có thể làm gì để tiến gần hơn đến mục tiêu của mình?
Có những dự án hoặc nhiệm vụ nào do người khác chịu trách nhiệm, nhưng tôi cần theo dõi không?
Hôm nay, có những mối quan hệ nào trong cuộc sống của tôi đang cần sự chú ý?
Tôi có thể thực hiện những gì hôm nay để giảm bớt căng thẳng?
Những nhiệm vụ nào hôm nay tôi có thể ủy quyền cho người khác?
Nếu như những khía cạnh của quản lý thời gian và kỹ năng lãnh đạo đang là những thách thức bạn đối mặt, hãy để Coach For Life hỗ trợ bạn trên hành trình trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc. Chương trình Executive Coaching của chúng tôi được thiết kế dành riêng cho các nhà quản lý cấp cao, giúp họ phát triển các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của mình
Đừng để những thách thức trong quản lý thời gian và kỹ năng lãnh đạo cản trở bạn trên hành trình phát triển bản thân. Đăng ký ngay để được tư vấn chi tiết!
Tạm kết
Quản lý thời gian là chìa khóa giúp nhà lãnh đạo duy trì hiệu suất cá nhân và dẫn dắt tổ chức đến thành công. Hãy biến quản lý thời gian thành người bạn đồng hành đáng tin cậy trên hành trình chinh phục những mục tiêu lớn lao.