Bài viết này sẽ cung cấp cho nhà lãnh đạo một cái nhìn tổng quan về cách sắp xếp công việc hiệu quả, bao gồm nguyên nhân và dấu hiệu phổ biến của việc thất bại trong sắp xếp công việc. Ngoài ra, Coach For Life sẽ giới thiệu các phương pháp và thói quen quan trọng để cải thiện quá trình quản lý thời gian và công việc, giúp nhà lãnh đạo linh hoạt và hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Mục lục
Sắp xếp công việc thiếu hiệu quả: Nguyên nhân và Dấu hiệu
1/ Thiếu kỹ năng quản lý thời gian
Thời gian là một nguồn lực hữu hạn, và nhà lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc, ưu tiên những công việc quan trọng và tránh bị phân tâm.
Một số biểu hiệu phổ biến của việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian ở nhà lãnh đạo như sau:
Nhà lãnh đạo thường xuyên đến muộn hoặc để cuộc họp kéo dài quá giờ định trước, khiến mọi người phải chờ đợi, ảnh hưởng đến kế hoạch chung.
Nhà lãnh đạo có thể tập trung quá mức vào công việc khẩn cấp, mà quên ưu tiên những công việc quan trọng và chiến lược.
Nhà lãnh đạo thường tổ chức nhiều cuộc họp mà không có mục tiêu cụ thể, dẫn đến sự lãng phí thời gian của đội ngũ.
Nhà lãnh đạo có thể không kiểm soát được công việc cá nhân, làm cho công việc tích tụ và trở nên quá tải.
Nhà lãnh đạo có thể dễ dàng mất tập trung do ảnh hưởng của công việc khác hoặc các yếu tố bên ngoài.
2/ Thiếu kỹ năng quản lý dự án
Kỹ năng quản lý dự án giúp nhà lãnh đạo phối hợp công việc giữa các bộ phận, đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Khi nhà lãnh đạo thiếu kỹ năng quản lý dự án, họ có thể mắc phải những sai lầm trong việc lập kế hoạch, dự báo tiến độ, phân công công việc, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án, quản lý rủi ro dự án.
Ngoài ra, nhà lãnh đạo thiếu kỹ năng quản lý dự án cũng có thể biểu hiện qua một số dấu hiệu như:
Dự án thường xuyên bị trì hoãn, vượt quá ngân sách hoặc chất lượng không đạt yêu cầu
Có nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án
Không dự báo chính xác tiến độ dự án
Không phân công công việc rõ ràng và cụ thể
Không theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án chặt chẽ
Không quản lý rủi ro dự án hiệu quả
3/ Chưa hiểu rõ nhu cầu và năng lực của đội ngũ
Khi nhà lãnh đạo chưa hiểu rõ nhu cầu và năng lực của đội ngũ, họ có thể mắc phải những sai lầm sau trong việc sắp xếp công việc:
Phân công công việc không phù hợp với nhu cầu và năng lực của đội ngũ, dẫn đến tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nhân lực.
Phân công công việc không phù hợp với sở thích hoặc thế mạnh của đội ngũ, dẫn đến giảm động lực làm việc.
Phân công công việc không phù hợp với trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm của đội ngũ, dẫn đến hiệu quả làm việc giảm sút.
Những sai lầm này sẽ dẫn đến những vấn đề sau cho nhà lãnh đạo:
Nhà lãnh đạo sẽ phải dành nhiều thời gian và công sức để giải quyết các vấn đề phát sinh do sắp xếp công việc không hiệu quả. Ví dụ, khi phân công công việc quá tải cho một số cá nhân, nhà lãnh đạo sẽ phải giải quyết các vấn đề như: nhân viên xin nghỉ ốm, làm việc hiệu quả giảm sút,...
Nhà lãnh đạo sẽ phải đối mặt với sự thiếu hài lòng của đội ngũ, dẫn đến giảm động lực làm việc và hiệu quả làm việc. Ví dụ, khi phân công công việc không phù hợp với sở thích hoặc thế mạnh của đội ngũ, nhân viên sẽ cảm thấy chán nản, không có động lực làm việc.
Nhà lãnh đạo sẽ khó đạt được mục tiêu của đội ngũ và của bản thân. Ví dụ, khi phân công công việc không phù hợp với trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm của đội ngũ, đội ngũ sẽ không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và chất lượng.
4/ Thiếu kỹ năng phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc
Khi nhà lãnh đạo thiếu kỹ năng này, họ sẽ gặp khó khăn trong việc xác định những công việc quan trọng và khẩn cấp cần ưu tiên thực hiện trước, dẫn đến tình trạng:
Về mặt công việc:
Nhà lãnh đạo thường xuyên bị quá tải công việc, không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn hoặc chất lượng không đạt yêu cầu.
Nhà lãnh đạo thường xuyên gặp khó khăn trong việc phân công công việc cho nhân viên, dẫn đến tình trạng nhân viên bị quá tải hoặc thiếu hụt công việc.
Nhà lãnh đạo thường xuyên bỏ qua những công việc quan trọng hoặc khẩn cấp, dẫn đến tình trạng trì hoãn công việc hoặc phát sinh rủi ro.
Về mặt quản lý:
Nhà lãnh đạo gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, nguồn lực và nhân sự.
Nhà lãnh đạo không thể đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
Nhà lãnh đạo không thể kiểm soát và giám sát hiệu quả công việc của nhân viên.
Ngoài ra, nhà lãnh đạo thiếu kỹ năng phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc cũng có thể biểu hiện qua một số dấu hiệu khác như:
Nhà lãnh đạo thường xuyên cảm thấy bị căng thẳng, mệt mỏi.
Nhà lãnh đạo thường xuyên trì hoãn việc đưa ra quyết định.
Nhà lãnh đạo thường xuyên thay đổi kế hoạch làm việc.
Nhà lãnh đạo thường xuyên cảm thấy không hài lòng với kết quả công việc.
Sắp xếp công việc hiệu quả: 5 bí kíp cho nhà lãnh đạo
Với những nguyên nhân trên, nhà lãnh đạo cần áp dụng 5 giải pháp sau để sắp xếp công việc hiệu quả:
1/ Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên không chỉ giúp nhà lãnh đạo tập trung vào công việc quan trọng nhất, mà còn tạo ra một quy trình rõ ràng trong quá trình quản lý công việc hàng ngày. Nhà lãnh đạo có thể tạo một danh sách công việc theo các bước sau:
Xác Định Nhiệm Vụ Quan Trọng:
Trước tiên, các nhà lãnh đạo cần xác định các nhiệm vụ quan trọng. Nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ có tác động trực tiếp đến mục tiêu tổ chức, chiến lược kinh doanh, hoặc dự án quan trọng.
Các nhà lãnh đạo có thể đặt ra câu hỏi sau để xác định mức độ quan trọng:
Nhiệm vụ này có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu tổ chức của chúng ta không?
Nhiệm vụ này có giúp chúng ta đạt được mục tiêu kinh doanh của mình không?
Nhiệm vụ này có liên quan đến dự án quan trọng nào của chúng ta không?
Ghi Chú Theo Mức Độ Ưu Tiên:
Gán mức độ ưu tiên cho mỗi nhiệm vụ. Có thể sử dụng hệ thống số, từ, hoặc mô tả chi tiết về tầm quan trọng của công việc. Ví dụ: Ưu tiên 1, 2, 3 hoặc Cao, Trung Bình, Thấp.
Phân Loại Công Việc:
Nhóm các công việc có cùng mức độ ưu tiên lại với nhau. Điều này giúp nhà lãnh đạo nhìn nhận toàn bộ danh sách công việc một cách rõ ràng hơn và dễ quản lý hơn.
Xác Định Công Việc Cần Hoàn Thành Đầu Tiên:
Dựa trên mức độ ưu tiên và tầm quan trọng, xác định công việc nào cần được hoàn thành đầu tiên.
Lên Lịch Thực Hiện:
Các nhà lãnh đạo cần đưa những công việc quan trọng nhất vào lịch trình làm việc của mình. Ưu tiên lên lịch thực hiện những công việc có mức độ quan trọng và khẩn cấp cao vào những khoảng thời gian năng suất cao nhất trong ngày.
2/ Sử dụng các công cụ phân loại, sắp xếp công việc
Có rất nhiều công cụ phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên mà nhà lãnh đạo có thể sử dụng, chẳng hạn như Ma trận Eisenhower, Ma trận ABCDE,... Các công cụ này giúp nhà lãnh đạo dễ dàng phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó đưa ra quyết định sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp.
Ma trận Eisenhower:
Quan trọng và khẩn cấp: Những công việc cần ưu tiên thực hiện trước tiên.
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Những công việc cần thực hiện ngay lập tức, nhưng không quá quan trọng.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những công việc cần lên kế hoạch và thực hiện dần dần.
Không quan trọng và không khẩn cấp: Những công việc có thể loại bỏ hoặc trì hoãn.
Ma trận ABCDE
A: Những công việc quan trọng nhất và cần ưu tiên thực hiện trước tiên.
B: Những công việc quan trọng và cần được thực hiện trong thời gian ngắn.
C: Những công việc quan trọng nhưng không cần được thực hiện ngay lập tức.
D: Những công việc không quan trọng nhưng cần được thực hiện.
E: Những công việc có thể loại bỏ hoặc trì hoãn.
Ma trận Eisenhower và Ma trận ABCDE là hai mô hình phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp. Ma trận Eisenhower chia công việc thành bốn nhóm, trong khi Ma trận ABCDE chia công việc thành năm nhóm. Hai mô hình này đều giúp nhà lãnh đạo xác định những công việc cần ưu tiên thực hiện, từ đó giúp sắp xếp công việc hiệu quả.
Ngoài ra, việc tận dụng các ứng dụng sắp xếp công việc cũng là một giải pháp hiệu quả cho nhà lãnh đạo. Một số ứng dụng phổ biến hiện nay như: Asana, Trello, Wrike, Microsoft To Do, Google Calendar,... Các ứng dụng này cung cấp các tính năng giúp nhà lãnh đạo giao việc, theo dõi tiến độ, làm việc nhóm hiệu quả hơn,..
3/ Học cách từ chối những công việc không cần thiết
Học cách nói “không” hay từ chối với những công việc không cần thiết là một kỹ năng quan trọng của nhà lãnh đạo. Bằng cách học cách nói không với những công việc không cần thiết, nhà lãnh đạo có thể đảm bảo phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý, để tập trung vào những công việc quan trọng và đạt được mục tiêu của mình, tránh tình trạng quá tải, stress và chất lượng công việc giảm sút.
Dưới đây là một số ví dụ về cách nhà lãnh đạo có thể nói không với những công việc không cần thiết:
"Cảm ơn bạn đã đề nghị. Tôi rất tiếc, nhưng tôi không thể nhận thêm công việc vào lúc này. Tôi hiện đang tập trung vào những công việc quan trọng sau đây: [Danh sách các công việc quan trọng]."
"Tôi hiểu rằng bạn đang cần giúp đỡ, nhưng tôi không thể đảm nhận công việc này. Tôi có thể giới thiệu cho bạn một người có thể phù hợp hơn với yêu cầu của bạn."
"Tôi rất tiếc, nhưng tôi không thể nhận thêm công việc vào lúc này. Tôi hiện đang quá tải với công việc hiện tại."
4/ Rèn luyện khả năng tập trung cao độ
Trong thời đại công nghệ, việc hạn chế xao nhãng là một thách thức lớn đối với nhà lãnh đạo. Các yếu tố gây xao nhãng như điện thoại, máy tính, mạng xã hội,... luôn hiện diện xung quanh chúng ta, khiến chúng ta dễ dàng bị phân tâm khi làm việc.
Để hạn chế xao nhãng, nhà lãnh đạo nên thực hiện các biện pháp sau:
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng:
Khi bắt đầu làm việc, nhà lãnh đạo cần loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng như điện thoại, máy tính, mạng xã hội,...
Tìm một nơi làm việc yên tĩnh, tránh xa những người hoặc những thứ có thể gây xao nhãng.
Cài đặt các ứng dụng chặn quảng cáo hoặc chặn các trang web gây xao nhãng.
Tạo môi trường làm việc yên tĩnh và thoải mái:
Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp.
Trang trí bàn làm việc với những vật dụng yêu thích giúp thư giãn.
Trồng cây xanh trong phòng làm việc để tạo không gian xanh mát.
…
Xây dựng thói quen tập trung:
Bắt đầu với những khoảng thời gian tập trung ngắn, sau đó tăng dần thời gian tập trung theo từng ngày.
Lập lịch trình làm việc cụ thể và tuân thủ lịch trình đó.
Tạo ra những phần thưởng nhỏ để khích lệ bản thân khi tập trung làm việc hiệu quả.
5/ Tham gia các chương trình hỗ trợ
Ngoài việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên,... thì tham gia chương trình Executive Coaching của Coach For Life cũng là một giải pháp giúp các nhà lãnh đạo gặp vấn đề với sắp xếp công việc hiệu quả. Chuyên gia Khai vấn (Coach) sẽ giúp nhà lãnh đạo nhìn rõ những xu hướng hành vi, những khía cạnh có thể cải thiện, những “điểm mù lãnh đạo” để bạn có thể trở thành một nhà lãnh đạo vững vàng và bứt phá.
Tham gia Chương trình Executive Coaching của Coach For Life giúp nhà lãnh đạo:
Nâng cao năng lực quản lý, phát triển tầm nhìn chiến lược, hoàn thiện kỹ năng và tư duy lãnh đạo.
Thấu hiểu bản thân và biết cách quản lý cảm xúc, xây dựng môi trường làm việc tích cực và ổn định.
Quản lý công việc và nhóm hiệu quả hơn, giải quyết mâu thuẫn và căng thẳng, xây dựng văn hóa tôn trọng giá trị và kết nối sâu sắc.
Giải quyết khó khăn trong cuộc sống riêng, tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
>> Tìm hiểu ngay để bắt đầu hành trình của bạn với sự hỗ trợ chất lượng từ Coach For Life.
Tạm kết
Bài viết đã cung cấp cho các nhà lãnh đạo những thông tin cần thiết về cách sắp xếp công việc hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các nhà lãnh đạo cải thiện kỹ năng sắp xếp công việc của mình và đạt được hiệu quả cao trong công việc.