Hiểu rõ quy trình và các bước lập kế hoạch chiến lược để mang lại thành công cho tổ chức
Nền kinh tế thử thách và có nhiều sự biến động đang đặt ra những thách thức to lớn cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, việc lập kế hoạch chiến lược trở nên vô cùng quan trọng, đóng vai trò như kim chỉ nam dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn và hướng đến thành công.
Trong bài viết này, Coach For Life sẽ cùng bạn giải quyết câu hỏi “lập kế hoạch chiến lược là gì” và từng bước để doanh nghiệp của bạn có thể lập kế hoạch thành công.
Lập kế hoạch chiến lược là gì? Tại sao cần lập kế hoạch chiến lược
Lập kế hoạch chiến lược là gì?
Giống như một bản đồ chi tiết dẫn lối con thuyền đến bến bờ thành công, lập kế hoạch chiến lược đóng vai trò thiết yếu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc xác định mục tiêu rõ ràng, cả dài hạn và ngắn hạn, đồng thời vạch ra lộ trình cụ thể để biến mục tiêu thành hiện thực.
Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức, nhưng lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng to lớn. Do đó, đây là một việc làm cần thiết và quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Tại sao cần lập kế hoạch chiến lược?
Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình quan trọng và không thể thiếu đối với doanh nghiệp vì nó mang lại nhiều lợi ích và đảm bảo sự phát triển và thành công. Dưới đây là một số lý do quan trọng về tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch chiến lược:
Xác định hướng đi và mục tiêu: Kế hoạch chiến lược giúp doanh nghiệp xác định hướng đi cụ thể và mục tiêu chiến lược. Điều này giúp tập trung sức lực và nguồn lực vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được mục tiêu dài hạn.
Duy trì tính linh hoạt và khả năng đối phó với biến động: Môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi. Kế hoạch chiến lược giúp doanh nghiệp dự báo và đối phó với biến động, đảm bảo tính linh hoạt để thích ứng và tồn tại trong thị trường biến động.
Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: Kế hoạch chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, và thời gian,... Điều này giúp cải thiện hiệu suất và lợi nhuận.
Tạo ra sự đồng thuận và chia sẻ mục tiêu: Một kế hoạch chiến lược rõ ràng giúp tạo ra sự đồng thuận trong tổ chức về mục tiêu và chiến lược. Nó cung cấp một bức tranh chung cho tất cả các bên liên quan và tạo động lực chung.
Tạo lập ưu tiên và ưu điểm cạnh tranh: Kế hoạch chiến lược giúp doanh nghiệp xác định những ưu tiên quan trọng nhất và tạo ra ưu điểm cạnh tranh trong ngành công nghiệp của mình.
Thu hút đầu tư và tài trợ: Các nhà đầu tư và bên tài trợ thường yêu cầu một kế hoạch chiến lược rõ ràng để đánh giá tiềm năng và độ bền của doanh nghiệp. Một kế hoạch chiến lược chặt chẽ có thể giúp thu hút nguồn lực tài trợ.
Đo lường hiệu suất và tiến triển: Kế hoạch chiến lược cung cấp các chỉ số và mục tiêu cụ thể để đo lường hiệu suất và tiến triển. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá sự thành công của các hoạt động và chiến lược.
Tăng cường tầm nhìn dài hạn: Lập kế hoạch chiến lược giúp doanh nghiệp có cái nhìn dài hạn về sự phát triển và bền vững, hỗ trợ quyết định chiến lược để đối mặt với thách thức và cơ hội trong tương lai.
Phân biệt lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch tác nghiệp
Lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch tác nghiệp là hai khái niệm quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, và chúng đề cập đến các mức độ và phạm vi khác nhau trong quá trình quy hoạch và triển khai. Dưới đây là sự phân biệt giữa lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch tác nghiệp:
Thuộc Tính | Kế Hoạch Chiến Lược (Strategic Planning) | Kế Hoạch Tác Nghiệp (Operational Planning) |
Phạm Vi Thời Gian | Dài hạn (3-5 năm hoặc lâu hơn) | Ngắn hạn (hàng tháng hoặc hàng năm) |
Mức Độ Chiến Lược | Tầm nhìn rộng, chiến lược | Tập trung vào nhiệm vụ hàng ngày |
Phạm Vi Nguồn Lực | Điều chỉnh nguồn lực lớn như nguồn nhân lực, tài chính, và cơ sở hạ tầng | Chủ yếu là tập trung vào quản lý các nguồn lực cụ thể như nhân sự hàng ngày, tài chính ngắn hạn và vận hành sản xuất |
Mục Tiêu Chính | Định rõ sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược chiếm lĩnh thị trường | Đảm bảo hoạt động hợp nhất và hiệu quả hàng ngày |
Trọng Tâm | Định hình mục tiêu và hướng đi dài hạn | Triển khai và duy trì hoạt động hàng ngày |
Thời Hạn Đánh Giá và Đo Lường Hiệu Suất | Đánh giá sau thời gian dài hạn, đo lường qua các chỉ số chiến lược | Đánh giá thường xuyên, đo lường hiệu suất qua các KPI hàng ngày, hàng tuần, và hàng tháng |
Nhà lãnh đạo cần lưu ý rằng, kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp không tồn tại độc lập. Chúng phải liên kết và hỗ trợ nhau. Kế hoạch chiến lược cung cấp bối cảnh cho kế hoạch tác nghiệp, trong khi kế hoạch tác nghiệp thực hiện chiến lược cụ thể. Bên cạnh đó, tính linh hoạt là quan trọng để điều chỉnh kế hoạch tác nghiệp khi có biến động và thay đổi trong môi trường kinh doanh, nhưng vẫn giữ vững mục tiêu chiến lược.
Tóm lại, lập kế hoạch chiến lược tập trung vào định hình tương lai và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, trong khi lập kế hoạch tác nghiệp tập trung vào triển khai các bước cụ thể để đạt được mục tiêu chiến lược và duy trì hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Cả hai loại kế hoạch này là quan trọng để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch chiến lược do ai đảm nhận?
Câu hỏi về việc lập kế hoạch chiến lược do ai đảm nhiệm là chủ đề được nhiều người quan tâm. Nhiều ý kiến cho rằng việc này chỉ thuộc về ban lãnh đạo và hội đồng quản trị. Có thật sự như vậy không?
Lập kế hoạch chiến lược được tiến hành ở cấp nào?
Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình tập thể, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan. Ban lãnh đạo và hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng chiến lược, xác định mục tiêu và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, để thực hiện kế hoạch hiệu quả, cần có sự đóng góp của các cấp bậc khác trong doanh nghiệp.
Ở cấp độ lập kế hoạch:
Ban Lãnh đạo Cấp Cao: Nhóm người đóng vai trò chủ chốt trong việc vạch ra chiến lược và định hướng tương lai cho doanh nghiệp bao gồm CEO, giám đốc điều hành và các thành viên trong hội đồng quản trị.
Giám đốc Các nhóm Chuyên Môn: Đây có thể là các giám đốc, đội ngũ chuyên gia từ các bộ phận khác nhau như tiếp thị, tài chính, nghiên cứu và phát triển, nguồn nhân lực, v.v. Họ đưa ra góc nhìn chuyên sâu từ lĩnh vực của mình và tạo nên tính toàn diện cho bản kế hoạch chiến lược.
Chuyên Gia Chiến lược: Đôi khi, doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia bên ngoài hoặc các nhà tư vấn chiến lược để mang lại góc nhìn và kiến thức độc đáo từ bên ngoài tổ chức.
Ở cấp độ lập kế hoạch này, các nhân sự cấp dưới có thể tham gia vào quá trình đưa ra những phản hồi của riêng họ về những gì đang diễn ra bên trong tổ chức.
Ở cấp độ thực thi, ngoài các nhóm kể trên, sự tham gia của nhân viên là quan trọng để đảm bảo sự hiểu biết và cam kết từ tất cả các cấp độ trong tổ chức. Họ thường tham gia thông qua quá trình đánh giá, phản hồi, và việc thực hiện hoá chiến lược đã được xây dựng bởi các cấp trên.
Quy trình lập kế hoạch chiến lược: 5 bước nhà quản trị doanh nghiệp cần biết
Để các nhà lãnh đạo có định hướng hơn trong việc xây dựng kế hoạch chiến lược, Coach For Life sẽ giới thiệu đến các bạn quy trình 5 bước để doanh nghiệp xác định được một kế hoạch chiến lược thành công.
Bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch chiến lược
Để doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược thành công, đội ngũ phụ trách lập kế hoạch chiến lược cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho hoạt động này. Khi tham gia đồng hành cùng doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược trong chương trình Strategic Planning Facilitation, Coach For Life thường kết hợp với phòng nhân sự để chuẩn bị một số hạng mục:
Thực hiện khảo sát trước khi chính thức lập kế hoạch chiến lược để hiểu rõ hiện trạng doanh nghiệp và góc nhìn của các thành viên trong tổ chức.
Trao đổi với đại diện doanh nghiệp về những vấn đề họ đã đang quan sát thấy và xác định mục đích, mục tiêu của cuộc họp lập kế hoạch chiến lược
Xây dựng một agenda cụ thể cho họp kế hoạch chiến lược để tổ chức từng bước khám phá, làm rõ kế hoạch chiến lược một cách bài bản và logic nhất
Chuẩn bị các yếu tố hậu cần như: xác định thời gian họp để phù hợp với tất cả mọi người, tìm kiếm không gian họp phù hợp, chuẩn bị năng lượng và bầu không khí cho cuộc họp,...
Các bước lập kế hoạch chiến lược
Khi đồng hành cùng các doanh nghiệp, chúng tôi thực hiện quy trình 5 bước để doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược thành công. Dưới đây là 5 bước mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Đánh giá hiện trạng
Câu hỏi lớn: Chúng ta đang ở đâu?
Để bắt đầu hành trình vạch ra chiến lược, chúng ta cần nhìn nhận rõ ràng vị trí hiện tại của doanh nghiệp. Hãy dành thời gian ghi nhận những thành tựu nổi bật trong 3 năm qua, từ doanh thu, thị phần, sản phẩm, khách hàng, v.v., để làm sáng tỏ những yếu tố then chốt dẫn đến thành công.
Tiếp theo, hãy sử dụng công cụ phân tích SWOT và PESTLE để đánh giá toàn diện môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (SWOT) sẽ giúp bạn hiểu rõ năng lực nội tại và những biến số bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. Đồng thời, đánh giá các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường và luật pháp (PESTLE) cung cấp bức tranh toàn cảnh về những xu hướng ảnh hưởng đến chiến lược phát triển.
Bước 2: Xác định bức tranh tương lai
Câu hỏi lớn: Chúng ta muốn đi đến đâu?
Bạn muốn doanh nghiệp của mình trở thành gì trong 1-3 năm tới? Hãy dành thời gian để xác định tầm nhìn, tìm ra kim chỉ nam cho tương lai. Tầm nhìn sẽ định hướng con đường phát triển, là lời khẳng định về vị thế mà doanh nghiệp mong muốn đạt được.
Sứ mệnh là lời tuyên ngôn về vai trò và trách nhiệm của doanh nghiệp trong hành trình chinh phục tầm nhìn. Xác định sứ mệnh giúp bạn hiểu rõ những giá trị cốt lõi và mục đích hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 3: Nhìn lại giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
Câu hỏi lớn: Điều gì có thể là cản trở chúng ta?
Giá trị cốt lõi là kim chỉ nam cho mọi hành động của doanh nghiệp. Hãy đánh giá mức độ phù hợp giữa những giá trị cốt lõi mà bạn đã từng đề ra và hành vi thực tế của doanh nghiệp. Đánh giá này giúp đảm bảo sự đồng nhất trong văn hóa doanh nghiệp và củng cố niềm tin từ nhân viên và khách hàng.
Bên cạnh đó, việc đánh giá rủi ro khách quan và chủ quan là bước quan trọng để chủ động ứng phó với những biến động bất ngờ trong quá trình thực hiện kế hoạch chiến lược.
Bước 4: Xác định các ưu tiên và mục tiêu
Câu hỏi lớn: Chúng ta cần làm gì?
Dựa trên những phân tích và đánh giá trước đó, hãy xác định 3 trọng tâm chiến lược chính, tập trung vào những lĩnh vực then chốt để đạt được tầm nhìn và sứ mệnh. Cho mỗi trọng tâm, hãy đề ra những mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn (SMART) để đảm bảo tính hiệu quả trong việc thực hiện.
Bước 5: Xây dựng kế hoạch hành động
Câu hỏi lớn: Làm thế nào để chúng ta hiện thực hóa kế hoạch?
Đánh giá năng lực thực thi là bước quan trọng để đảm bảo kế hoạch chiến lược có thể triển khai hiệu quả. Xác định nguồn lực cần thiết và đánh giá khả năng của doanh nghiệp giúp bạn điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế.
Tiếp theo, hãy xây dựng kế hoạch hành động chi tiết, chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể với người phụ trách, thời hạn và nguồn lực rõ ràng. Cam kết từ ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện thành công kế hoạch chiến lược.
Bước cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch chiến lược
Lập kế hoạch chiến lược là quan trọng, thực thi chiến lược đó lại càng quan trọng hơn bao giờ hết, nếu không kế hoạch đó mãi mãi là những gạch đầu dòng trên một trang giấy, và không mang lại hiệu quả gì cho doanh nghiệp. Bước cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch chiến lược chính là đem những chiến lược đó vào thực thi. Doanh nghiệp cần đảm bảo:
Truyền thông nội bộ hiệu quả để nhân viên các cấp để nắm được kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp
Thường xuyên cập nhật tình hình để xác định đội nhóm của mình đang ở đâu trên hành trình triển khai
Tối đa năng lực nhân viên, tạo nên một đội nhóm hiệu suất cao để họ có khả năng triển khai hiệu quả bản kế hoạch chiến lược.
Những lỗi thường gặp trong quá trình lập kế hoạch chiến lược
Trong quá trình tư vấn và điều phối các chương trình lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp, chúng tôi quan sát thấy một số khó khăn và lỗi thường gặp như sau:
1, Không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho những buổi họp kế hoạch chiến lược
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến các buổi họp chiến lược trở nên thiếu hiệu quả. Khi không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, buổi họp dễ bị lạc đề, không đạt được mục tiêu đề ra, và gây lãng phí thời gian và nguồn lực của các thành viên tham gia. Các thành viên tham gia họp ở trong trạng thái mông lung mơ hồ
Để khắc phục vấn đề này, cần xác định rõ mục tiêu và chủ đề của buổi họp trước khi diễn ra. Sau đó, chuẩn bị tài liệu đầy đủ và gửi đến các thành viên tham gia ít nhất một ngày trước buổi họp. Cuối cùng, lên kế hoạch cụ thể cho từng bước của buổi họp, bao gồm thời gian dành cho mỗi phần, người phụ trách và các hoạt động cần thực hiện.
2, Không xác định một kế hoạch cuộc họp cụ thể
Việc thiếu kế hoạch cụ thể cho buổi họp chiến lược có thể dẫn đến nhiều vấn đề như:
Buổi họp diễn ra lộn xộn, không theo trình tự.
Các thành viên không tập trung và dễ bị lạc đề.
Không đi đến được kết luận cụ thể và hành động rõ ràng.
Để đảm bảo buổi họp diễn ra hiệu quả, cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng bước, bao gồm:
Mục tiêu của từng bước.
Các hoạt động cần thực hiện.
Thời gian dành cho mỗi hoạt động.
Người phụ trách từng hoạt động.
3, Kế hoạch chiến lược do ý tưởng của một vài người, không phát huy được trí tuệ tập thể
Kế hoạch chiến lược được xây dựng bởi một hoặc một vài người mà không có sự tham gia của các thành viên khác thường dẫn đến thiếu sự đồng thuận, cam kết và khó khăn trong quá trình triển khai.
Hậu quả:
Kế hoạch không phù hợp với thực tế và khả năng của doanh nghiệp.
Không nhận được sự đồng thuận và cam kết từ các thành viên.
Gặp nhiều khó khăn trong quá trình triển khai.
Giải pháp:
Khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong quá trình xây dựng kế hoạch.
Tổ chức các buổi thảo luận và thu thập ý kiến đóng góp từ mọi người.
Lắng nghe và tiếp thu những ý kiến phản hồi để hoàn thiện kế hoạch.
4, Nảy sinh nhiều bất đồng, mâu thuẫn trong quá trình lập kế hoạch chiến lược và không tìm được tiếng nói chung
Bất đồng và mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Tuy nhiên, nếu không được giải quyết hiệu quả, những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến bầu không khí và tinh thần của đội ngũ, làm chậm trễ quá trình lập kế hoạch và gây khó khăn trong việc đạt được sự đồng thuận.
Để giải quyết vấn đề này, cần tạo môi trường thảo luận cởi mở và tôn trọng ý kiến của nhau. Tập trung vào mục tiêu chung và lợi ích của doanh nghiệp. Sử dụng các kỹ năng đàm phán và giải quyết mâu thuẫn để tìm kiếm tiếng nói chung.
5, Lập kế hoạch chiến lược với tham vọng quá cao, cao hơn khả năng thực sự của đội ngũ nhân sự
Tham vọng quá cao trong lập kế hoạch chiến lược có thể dẫn đến nhiều hậu quả như:
Gây áp lực lớn cho đội ngũ nhân sự.
Dễ dẫn đến thất bại và nản lòng.
Gây lãng phí nguồn lực và thời gian.
Để khắc phục vấn đề này, cần xác định mục tiêu phù hợp với thực tế và khả năng của doanh nghiệp. Chia nhỏ mục tiêu thành các bước nhỏ để dễ dàng thực hiện. Lập kế hoạch dự phòng cho các trường hợp rủi ro.
Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình quan trọng và cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này cũng tiềm ẩn nhiều khó khăn và lỗi thường gặp. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng, xây dựng kế hoạch cụ thể và huy động trí tuệ tập thể để đảm bảo hiệu quả trong quá trình lập kế hoạch chiến lược.
_______
Nhận biết được những khó khăn và những lỗi thường gặp của doanh nghiệp cũng quá trình lập kế hoạch chiến lược, Coach For Life xây dựng dịch vụ Strategic Planning Facilitation. Đây là một dịch vụ đặc biệt mà đội ngũ Coach/Điều phối viên chuyên nghiệp của Coach For Life cung cấp để điều phối và hỗ trợ quá trình hoạch định chiến lược cho tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Thông qua việc điều phối chuyên nghiệp, mọi thành viên được khuyến khích tích cực tham gia vào quá trình hoạch định, từ việc thách thức các giả định và nhận thức gốc rễ, đến việc tìm kiếm giải pháp sáng tạo và giải quyết vấn đề. Điều phối viên giỏi tạo ra một không gian mở, xây dựng quy trình thông minh và đặt những câu hỏi quan trọng để đội nhóm vượt ra khỏi ranh giới an toàn, từ đó thu thập thông tin cần thiết để xây dựng một chiến lược vừa mạnh mẽ, vừa linh hoạt.
Bạn có thể đặt lịch tư vấn cùng chuyên gia của Coach For Life nếu như quan tâm đến dịch vụ này.