Quản lý với tư cách nhà khai vấn: Làm thế nào để lãnh đạo tốt hơn

Một nghiên cứu về các nhà quản lý của Google cho thấy những quản lý giỏi nhất mà họ có đều sở hữu kỹ năng coach hiệu quả. Không khó hiểu khi những người quản lý với tư cách là coach đều nhận về kết quả tốt hơn. Họ tăng mức độ tương tác, cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân tài và đội ngũ của họ có hiệu suất làm việc cao hơn hẳn. Trong một thị trường cạnh tranh cao, việc trở thành một coach hiệu quả không chỉ là sự lựa chọn mà còn là điều cần thiết.


Vấn đề là, hầu hết việc đào tạo kỹ năng coach cho các nhà quản lý khó có thể thành công khi việc đào tạo mang tính lý thuyết mà thiếu các công cụ thực hành.


Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một cách tiếp cận khác, giúp các nhà quản lý tìm ra cách thực hiện việc coach thông qua những hành động nhỏ mà họ có thể ứng dụng ngay lập tức, như là:

  • Những câu hỏi quyền lực khi đối thoại 1:1

  • Ba thời điểm thích hợp để coach

  • Cách tốt nhất để trở thành người lắng nghe tuyệt vời

Những người làm được điều này sẽ được gọi là người quản lý với tư cách nhà khai vấn (coach).


Bài viết này được chia thành hai phần.

  • Phần 1 - Làm thế nào để trở thành người quản lý với tư cách nhà khai vấn? Dành cho những quản lý muốn bắt đầu ngay hôm nay.

  • Phần 2 - Tại sao cần trở thành người quản lý với tư cách nhà khai vấn? Khai vấn là dành cho những nhà quản lý đang mắc kẹt trong chính việc quản lý của mình.

Phần 1 - Làm thế nào để trở thành người quản lý với tư cách là nhà khai vấn?


Khai vấn (coach) là gì?

"Khai vấn là cách biến những người bình thường thành những người phi thường". (Bill Campbell - Trillion Dollar Coach)

Khi nghĩ đến “coach”, bạn nghĩ đến điều gì? Có phải là một huấn luyện viên thể thao bên lề hét lên những chỉ dẫn cho sự tệ hại trong đội của họ?


Để định nghĩa từ “coach”, chúng ta thường sử dụng các tính từ như dạy dỗ, khuyên nhủ, chỉ bảo. Do đó, dễ dẫn đến kết luận rằng người quản lý, với tư cách là coach, muốn sửa chữa lỗi lầm của mọi người bằng cách ra lệnh cho họ. Nếu bạn cho rằng tất cả những gì cần thiết của người lãnh đạo là chỉ huy và kiểm soát thì có lẽ bạn có thể ngừng đọc ngay bây giờ và bắt đầu công việc trong ngày.


Nếu tìm kiếm thêm trên Google, chúng ta sẽ thấy một kiểu “coach” rất khác là life coach - khai vấn cuộc sống. Và bạn băn khoăn: Tôi phải trở thành nhà trị liệu tâm lý của cả đội?


Câu trả lời là KHÔNG ĐÂU, tất nhiên rồi.


Có một kiểu “coach” thực sự mang lại hiệu quả. Nó không phải là nói cho mọi người biết họ phải làm gì. Nó cũng không phải là việc buộc quản lý trở thành một nhà trị liệu. Nó được mô tả thế này:


“Coach” do người quản lý thực hiện chủ yếu là việc lắng nghe tốt, đặt câu hỏi hay và cảm nhận những phản hồi một cách chính xác. Luôn luôn xác định việc đang làm là để giúp mọi người tối đa hóa hiệu suất của họ. Chúng ta gọi việc “coach” này là “khai vấn”, mô tả ngắn gọn trong ba kỹ năng: Lắng nghe, Hỏi và Cảm nhận.


Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng những kỹ năng này cực kỳ khó để thành thạo và thực hiện một cách nhất quán. Nếu bạn đang bị áp lực, thời gian ít ỏi và có nhiều điều phiền nhiễu, điều bạn cần làm là đừng nghe thêm hay than phiền với mọi người, mà hãy tiếp tục với nó. Hơn nữa, bạn có rất ít hình mẫu. Người quản lý của bạn luôn "coach" bạn theo cách cho bạn biết những việc cần làm và cách bạn phải thiết lập trò chơi của mình. Điều này làm cho hành trình trở thành “coach thực thụ” của bạn trở nên khó khăn hơn một chút.


Chúng ta hãy bắt đầu với một ví dụ.

Khai vấn thường là một cuộc trò chuyện. Một cuộc trò chuyện giữa người quản lý và thành viên trong nhóm. Khai vấn có thể được thực hiện với cả đội và từng nhóm. Nó có thể được thực hiện online hoặc trực tiếp. Nó có thể có nhiều dạng khác nhau. Đối với người quản lý với tư cách là nhà khai vấn, thời điểm rõ ràng nhất để sử dụng khai vấn là khi trò chuyện trực tiếp.


Bạn thường có một buổi nói chuyện riêng hàng tuần với từng thành viên trong nhóm của mình? Nếu bạn chưa từng làm điều đó thì bây giờ là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu. Vấn đề là, hầu hết việc đối thoại trực tiếp đều tạo ra căng thẳng. 10 phút trò chuyện ngoài lề, 20 phút cập nhật trạng thái và vài phút im lặng khó xử. Không ai có bất kỳ đóng góp nào để nâng cao hiệu suất cho chính bản thân mình. Đây là lúc khai vấn có thể phát huy tác dụng. Hãy biến cuộc trò chuyện của bạn từ khó xử thành hiệu quả.


Công cụ khai vấn tốt nhất của bạn trong những cuộc trò chuyện này là câu hỏi mở. Các câu hỏi mở có hiệu quả vì chúng khơi gợi việc suy nghĩ sâu hơn. Chúng giúp mọi người suy nghĩ thấu đáo các vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau. Chúng thể hiện sự quan tâm và tò mò của bạn. Dẫn dắt họ xây dựng mong muốn được tham gia và có trách nhiệm trong việc trả lời.


Để bắt đầu, bạn chỉ cần khởi đầu và kết thúc tốt:

  • Khởi đầu với câu hỏi: Bạn muốn khám phá điều gì?

  • Kết thúc với câu hỏi: Điều gì hữu ích nhất cho bạn?

  • Những gì bạn cần làm ở đoạn giữa: Đặt những câu hỏi mở, tò mò.

Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy phần bắt đầu và kết thúc cuộc trò chuyện của mình cải thiện như thế nào bằng câu hỏi mở.


Cách phát triển kỹ năng khai vấn


Như đã đề cập ở trên, để trở thành nhà khai vấn giỏi hơn, người quản lý phải phát triển ba kỹ năng: Lắng nghe, Hỏi và Cảm nhận.


Lắng nghe


“Lắng nghe thực sự là để được hoạt động về thể chất, cảm xúc và trí tuệ từ câu chuyện của người khác.” (Kate Murphy - You're Not Listening)

Mọi nhà quản lý đều thích nghĩ rằng họ là những người biết lắng nghe. Thực tế thì hầu hết chúng ta đều là những người có khả năng nghe rất “khủng khiếp”. Chúng ta làm việc ở những môi trường khiến việc tập trung trong thời gian dài trở nên vô cùng khó khăn.


Cơ hội ở đây là khi bạn trở thành một người biết lắng nghe tốt hơn, mọi thứ sẽ được cải thiện. Bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Bạn xây dựng các mối quan hệ tốt hơn. Bạn làm ít công việc hơn. Bạn mắc ít sai lầm hơn. Bạn xây dựng những đội tuyệt vời.


Hãy để lắng nghe là một thói quen.


Đặt câu hỏi


"Việc thay đổi hành vi tưởng như đơn giản là đưa ra ít lời khuyên hơn một chút và hỏi thêm một vài câu hỏi lại khó khăn một cách đáng ngạc nhiên.” (Michael Bungay-Stanier - The Coaching Habit)

Bạn đã được thăng chức lên quản lý dựa trên chất lượng các câu trả lời của bạn. Chuyên môn của bạn đã giúp bạn đến thời điểm này. Vấn đề ở đây là khi bạn có tất cả các câu trả lời, bạn trở thành một nút cổ chai.


Khi bạn trở thành một nhà quản lý, trọng tâm phải thay đổi. Đó là hành trình đi từ việc trả lời thành việc đặt câu hỏi.


Để mở rộng sự tương tác trong đội của bạn, bạn cần đặt câu hỏi. Điều này khuyến khích mọi người tham gia vào việc giải quyết vấn đề. Đặt câu hỏi nghe có vẻ dễ dàng nhưng các nhà quản lý hiện nay thường đặt ra những câu hỏi khá tệ. Bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay bằng cách đặt những câu hỏi mở. Chúng thường bắt đầu với chủ ngữ như: điều gì, khi nào, ai và như thế nào.


Cảm nhận

“Các giám đốc điều hành khôn ngoan điều chỉnh cách tiếp cận của họ để phù hợp với mức độ phức tạp của hoàn cảnh mà họ phải đối mặt.” (Dave Snowden)

Kỹ năng “mơ hồ” nhất trong ba kỹ năng khai vấn là khả năng cảm nhận. Đây là nghệ thuật khai vấn.

  • Biết cách ứng phó trong một tình huống nhất định.

  • Khi nào thì hỏi hay trả lời.

  • Khi nào thì nghe hay nói.

  • Khi nào thì gây áp lực hay cởi bỏ áp lực.

  • Khi nào thì kiên trì hay thay đổi.

Để chọn câu trả lời tốt nhất, bạn cần cảm nhận được điều gì đang xảy ra. Cảm nhận này diễn ra ở nhiều cấp độ.

  • Điều gì đang xảy ra cho bạn?

  • Điều gì đang xảy ra đối với những người khác có liên quan?

  • Điều gì đang xảy ra trong mối quan hệ?