Một nghiên cứu về các nhà quản lý của Google cho thấy những quản lý giỏi nhất mà họ có đều sở hữu kỹ năng coach hiệu quả. Không khó hiểu khi những người quản lý với tư cách là coach đều nhận về kết quả tốt hơn. Họ tăng mức độ tương tác, cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân tài và đội ngũ của họ có hiệu suất làm việc cao hơn hẳn. Trong một thị trường cạnh tranh cao, việc trở thành một coach hiệu quả không chỉ là sự lựa chọn mà còn là điều cần thiết.
Vấn đề là, hầu hết việc đào tạo kỹ năng coach cho các nhà quản lý khó có thể thành công khi việc đào tạo mang tính lý thuyết mà thiếu các công cụ thực hành.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một cách tiếp cận khác, giúp các nhà quản lý tìm ra cách thực hiện việc coach thông qua những hành động nhỏ mà họ có thể ứng dụng ngay lập tức, như là:
Những câu hỏi quyền lực khi đối thoại 1:1
Ba thời điểm thích hợp để coach
Cách tốt nhất để trở thành người lắng nghe tuyệt vời
Những người làm được điều này sẽ được gọi là người quản lý với tư cách nhà khai vấn (coach).
Mục lục
Phần 1 - Làm thế nào để trở thành người quản lý với tư cách là nhà khai vấn?
Khai vấn (coach) là gì?
"Khai vấn là cách biến những người bình thường thành những người phi thường". (Bill Campbell - Trillion Dollar Coach)
Khi nghĩ đến “coach”, bạn nghĩ đến điều gì? Có phải là một huấn luyện viên thể thao bên lề hét lên những chỉ dẫn cho sự tệ hại trong đội của họ?
Để định nghĩa từ “coach”, chúng ta thường sử dụng các tính từ như dạy dỗ, khuyên nhủ, chỉ bảo. Do đó, dễ dẫn đến kết luận rằng người quản lý, với tư cách là coach, muốn sửa chữa lỗi lầm của mọi người bằng cách ra lệnh cho họ. Nếu bạn cho rằng tất cả những gì cần thiết của người lãnh đạo là chỉ huy và kiểm soát thì có lẽ bạn có thể ngừng đọc ngay bây giờ và bắt đầu công việc trong ngày.
Nếu tìm kiếm thêm trên Google, chúng ta sẽ thấy một kiểu “coach” rất khác là life coach - khai vấn cuộc sống. Và bạn băn khoăn: Tôi phải trở thành nhà trị liệu tâm lý của cả đội?
Câu trả lời là KHÔNG ĐÂU, tất nhiên rồi.
Có một kiểu “coach” thực sự mang lại hiệu quả. Nó không phải là nói cho mọi người biết họ phải làm gì. Nó cũng không phải là việc buộc quản lý trở thành một nhà trị liệu. Nó được mô tả thế này:
“Coach” do người quản lý thực hiện chủ yếu là việc lắng nghe tốt, đặt câu hỏi hay và cảm nhận những phản hồi một cách chính xác. Luôn luôn xác định việc đang làm là để giúp mọi người tối đa hóa hiệu suất của họ. Chúng ta gọi việc “coach” này là “khai vấn”, mô tả ngắn gọn trong ba kỹ năng: Lắng nghe, Hỏi và Cảm nhận.
Đọc thêm: Coaching là gì? – Hiểu đúng về Coaching
Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng những kỹ năng này cực kỳ khó để thành thạo và thực hiện một cách nhất quán. Nếu bạn đang bị áp lực, thời gian ít ỏi và có nhiều điều phiền nhiễu, điều bạn cần làm là đừng nghe thêm hay than phiền với mọi người, mà hãy tiếp tục với nó. Hơn nữa, bạn có rất ít hình mẫu. Người quản lý của bạn luôn "coach" bạn theo cách cho bạn biết những việc cần làm và cách bạn phải thiết lập trò chơi của mình. Điều này làm cho hành trình trở thành “coach thực thụ” của bạn trở nên khó khăn hơn một chút.
Chúng ta hãy bắt đầu với một ví dụ.
Khai vấn thường là một cuộc trò chuyện. Một cuộc trò chuyện giữa người quản lý và thành viên trong nhóm. Khai vấn có thể được thực hiện với cả đội và từng nhóm. Nó có thể được thực hiện online hoặc trực tiếp. Nó có thể có nhiều dạng khác nhau. Đối với người quản lý với tư cách là nhà khai vấn, thời điểm rõ ràng nhất để sử dụng khai vấn là khi trò chuyện trực tiếp.
Bạn thường có một buổi nói chuyện riêng hàng tuần với từng thành viên trong nhóm của mình? Nếu bạn chưa từng làm điều đó thì bây giờ là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu. Vấn đề là, hầu hết việc đối thoại trực tiếp đều tạo ra căng thẳng. 10 phút trò chuyện ngoài lề, 20 phút cập nhật trạng thái và vài phút im lặng khó xử. Không ai có bất kỳ đóng góp nào để nâng cao hiệu suất cho chính bản thân mình. Đây là lúc khai vấn có thể phát huy tác dụng. Hãy biến cuộc trò chuyện của bạn từ khó xử thành hiệu quả.
Công cụ khai vấn tốt nhất của bạn trong những cuộc trò chuyện này là câu hỏi mở. Các câu hỏi mở có hiệu quả vì chúng khơi gợi việc suy nghĩ sâu hơn. Chúng giúp mọi người suy nghĩ thấu đáo các vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau. Chúng thể hiện sự quan tâm và tò mò của bạn. Dẫn dắt họ xây dựng mong muốn được tham gia và có trách nhiệm trong việc trả lời.
Để bắt đầu, bạn chỉ cần khởi đầu và kết thúc tốt:
Khởi đầu với câu hỏi: Bạn muốn khám phá điều gì?
Kết thúc với câu hỏi: Điều gì hữu ích nhất cho bạn?
Những gì bạn cần làm ở đoạn giữa: Đặt những câu hỏi mở, tò mò.
Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy phần bắt đầu và kết thúc cuộc trò chuyện của mình cải thiện như thế nào bằng câu hỏi mở.
Cách phát triển kỹ năng khai vấn
Như đã đề cập ở trên, để trở thành nhà khai vấn giỏi hơn, người quản lý phải phát triển ba kỹ năng: Lắng nghe, Hỏi và Cảm nhận.
Lắng nghe
“Lắng nghe thực sự là để được hoạt động về thể chất, cảm xúc và trí tuệ từ câu chuyện của người khác.” (Kate Murphy - You're Not Listening)
Mọi nhà quản lý đều thích nghĩ rằng họ là những người biết lắng nghe. Thực tế thì hầu hết chúng ta đều là những người có khả năng nghe rất “khủng khiếp”. Chúng ta làm việc ở những môi trường khiến việc tập trung trong thời gian dài trở nên vô cùng khó khăn.
Cơ hội ở đây là khi bạn trở thành một người biết lắng nghe tốt hơn, mọi thứ sẽ được cải thiện. Bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Bạn xây dựng các mối quan hệ tốt hơn. Bạn làm ít công việc hơn. Bạn mắc ít sai lầm hơn. Bạn xây dựng những đội tuyệt vời.
Hãy để lắng nghe là một thói quen.
Đặt câu hỏi
"Việc thay đổi hành vi tưởng như đơn giản là đưa ra ít lời khuyên hơn một chút và hỏi thêm một vài câu hỏi lại khó khăn một cách đáng ngạc nhiên.” (Michael Bungay-Stanier - The Coaching Habit)
Bạn đã được thăng chức lên quản lý dựa trên chất lượng các câu trả lời của bạn. Chuyên môn của bạn đã giúp bạn đến thời điểm này. Vấn đề ở đây là khi bạn có tất cả các câu trả lời, bạn trở thành một nút cổ chai.
Khi bạn trở thành một nhà quản lý, trọng tâm phải thay đổi. Đó là hành trình đi từ việc trả lời thành việc đặt câu hỏi.
Để mở rộng sự tương tác trong đội của bạn, bạn cần đặt câu hỏi. Điều này khuyến khích mọi người tham gia vào việc giải quyết vấn đề. Đặt câu hỏi nghe có vẻ dễ dàng nhưng các nhà quản lý hiện nay thường đặt ra những câu hỏi khá tệ. Bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay bằng cách đặt những câu hỏi mở. Chúng thường bắt đầu với chủ ngữ như: điều gì, khi nào, ai và như thế nào.
Cảm nhận
“Các giám đốc điều hành khôn ngoan điều chỉnh cách tiếp cận của họ để phù hợp với mức độ phức tạp của hoàn cảnh mà họ phải đối mặt.” (Dave Snowden)
Kỹ năng “mơ hồ” nhất trong ba kỹ năng khai vấn là khả năng cảm nhận. Đây là nghệ thuật khai vấn.
Biết cách ứng phó trong một tình huống nhất định.
Khi nào thì hỏi hay trả lời.
Khi nào thì nghe hay nói.
Khi nào thì gây áp lực hay cởi bỏ áp lực.
Khi nào thì kiên trì hay thay đổi.
Để chọn câu trả lời tốt nhất, bạn cần cảm nhận được điều gì đang xảy ra. Cảm nhận này diễn ra ở nhiều cấp độ.
Điều gì đang xảy ra cho bạn?
Điều gì đang xảy ra đối với những người khác có liên quan?
Điều gì đang xảy ra trong mối quan hệ?
Điều gì đang xảy ra trong hệ thống rộng lớn hơn?
Bằng cách cảm nhận tốt hơn, bạn sẽ tăng tỷ lệ thành công của mình. Khả năng cao là bạn sẽ chọn được những cách tiếp cận thích hợp nhất trong bất kỳ tình huống lãnh đạo nào.
Thời điểm và cách sử dụng kỹ năng khai vấn
Các cuộc trò chuyện khai vấn ở nơi làm việc rất đa dạng.
Có ba ví dụ phổ biến:
Cuộc trò chuyện trực tiếp 1:1 thường xuyên
Các cuộc trò chuyện phát triển nghề nghiệp
Cuộc trò chuyện trực tiếp ở thời điểm bất kỳ
Những cuộc trò chuyện trực tiếp 1:1
Đây là cơ hội dễ dàng nhất để tích hợp khai vấn vào phong cách quản lý của bạn.
Phong cách khai vấn 1:1 có nghĩa là:
Thành viên trong nhóm của bạn hiểu được nội dung chính của cuộc trò chuyện
Thành viên trong nhóm của bạn tham gia phần lớn vào nội dung của cuộc trò chuyện
Bạn là người hỏi hầu hết các câu hỏi
Bạn là người lắng nghe trong phần lớn thời gian trò chuyện
Cuộc trò chuyện trực tiếp của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết các câu hỏi cần hỏi.
Dưới đây là 7 câu hỏi tham khảo từ The Coaching Habit của Michael Bungay-Stanier:
Câu hỏi khởi động - Bạn đang nghĩ gì?
Câu hỏi AWE - Và những gì khác?
Câu hỏi trọng tâm - Thách thức thực sự ở đây đối với bạn là gì?
Câu hỏi nền tảng - Bạn muốn gì?
Câu hỏi thả lỏng - Tôi có thể giúp gì?
Câu hỏi chiến lược - Nếu bạn đang nói Có với điều này, bạn sẽ nói Không với điều gì?
Câu hỏi học tập - Điều gì hữu ích nhất cho bạn?
Những cuộc trò chuyện phát triển nghề nghiệp
Sự thất vọng phổ biến của các thành viên trong nhóm là không bao giờ họ được nói chuyện về mục tiêu nghề nghiệp. Các nhà quản lý thường tập trung vào việc ở đây và bây giờ. Họ không tập trung vào các mục tiêu sự nghiệp rộng lớn hơn của đội. Điều này là do những áp lực ngắn hạn cần thời gian và năng lượng. Một lý do khác là các nhà quản lý không biết cách tạo ra một cuộc trò chuyện nhằm phát triển sự nghiệp tốt.
Khi bạn đặt câu hỏi: "Bạn muốn ở đâu trong 5 năm nữa?" và thành viên trong nhóm của bạn trả lời "Tôi không chắc" và bạn cảm thấy thật là khó xử. Tin tốt là có hàng trăm công cụ khai vấn có thể giúp bạn.
Đây là 5 công cụ hữu ích:
Mô hình phát triển
Bảng chiến lược
Danh sách việc không cần làm
Chiếc ghế tầm nhìn
Mô hình phát triển Canvas
Cuộc trò chuyện trực tiếp ở thời điểm bất kỳ
Một thành viên trong nhóm trao đổi với bạn ở hành lang. "Tôi có một thử thách. Tôi nên giải quyết nó như thế nào?"
Làm thế nào để bạn trả lời?
Bạn đang thiếu thời gian. Bạn chưa có sự chuẩn bị. Bạn có rất ít thông tin trước đó.
Những tình huống này là phổ biến.
Bản năng trong cơ thể bạn sẽ muốn bạn nhanh chóng đưa ra một số lời khuyên rồi tiếp tục. Nhưng người quản lý với tư cách là khai vấn biết rằng đưa lời khuyên có thể có vấn đề. Thay vào đó, cách tiếp cận tốt hơn trong những tình huống này có thể là như sau:
"Tôi không có thời gian để thảo luận bây giờ. Nhưng hãy để tôi hỏi bạn câu hỏi này: "Thách thức thực sự đối với bạn là gì? Hãy suy nghĩ điều đó và hãy kết nối với tôi sau ngày hôm nay hoặc sau cuộc trò chuyện này."
Bạn luôn có quyền lựa chọn trong cách bạn phản hồi. Các nhà quản lý giỏi nhất có khả năng cảm nhận, dựa trên tình huống, rằng đâu là cách phản hồi tốt nhất.
Làm thế nào để khai vấn đối với các phong cách lãnh đạo khác nhau?
Chúng ta đã học được rằng khai vấn chủ yếu là Lắng nghe, Hỏi và Cảm nhận - Với mục đích giúp mọi người phát triển.
Công việc lãnh đạo phụ thuộc vào tình huống. Điều đó có nghĩa là không có một con đường đúng đắn nào để rập khuôn theo. Đây là lý do tại sao kỹ năng "cảm nhận" là rất quan trọng, để hiểu được những gì đang diễn ra và xác định cách ứng phó phù hợp nhất.
Daniel Goleman đã chỉ ra 6 phong cách lãnh đạo mà các nhà lãnh đạo hiệu quả sử dụng. Điều quan trọng là những nhà lãnh đạo giỏi nhất là những người linh hoạt. Họ không lạm dụng bất kỳ một phong cách lãnh đạo nào. Họ linh hoạt dựa trên tình huống. Điều thú vị nhất từ nghiên cứu: khai vấn ít được sử dụng nhất nhưng lại có tác động mạnh mẽ nhất.
Trải nghiệm của bạn có thể là căn cứ xác thực nhất.
“Chúng ta phải trở nên hỏi tốt hơn và nói ít hơn trong một nền văn hóa coi trọng việc nói. Tôi rất quan ngại về việc ngay cả những cuộc trò chuyện bình thường cũng có xu hướng được xác định bằng những gì chúng ta kể hơn là những gì chúng ta hỏi.” (Edgar H. Schein - Humble Inquiry: The Gentle Art of Asking Instead of Telling)
Đây là một thách thức đối với các nhà quản lý. Phong cách lãnh đạo chủ đạo trong hầu hết các tổ chức là chỉ huy và kiểm soát. Môi trường xung quanh bạn sẽ thúc đẩy bạn hướng dẫn mọi người phải làm gì. Tuy nhiên, như chúng ta đã tìm hiểu, trong những môi trường phức tạp, khai vấn thường thu được kết quả tốt hơn.
Phần 2 - Tại sao cần trở thành một người quản lý với tư cách là nhà khai vấn
Tại sao cần tập trung nhiều vào khai vấn?
“Một coach độc tài trước đây đã hét lên rằng đội này không hoạt động nữa.” (Eddie Jones - England Rugby Head Coach)
Giả sử bạn đang ở trong tình huống sau:
Ban quản lý cấp cao tại công ty của bạn nhận thấy khả năng kỹ thuật chuyên môn và tiềm năng của bạn, vì vậy họ đã đề bạt bạn lên vị trí quản lý, nơi bạn phải lãnh đạo một nhóm nhỏ.
Nhóm của bạn bắt đầu làm việc với nhiệm vụ đầu tiên. Họ gặp phải một thách thức kỹ thuật nghiêm trọng. Có sự bất đồng mạnh mẽ trong nhóm về những việc phải làm.
Nhóm tìm đến bạn để xin lời khuyên về những việc cần làm. Với kinh nghiệm của mình, bạn nghĩ đó là điều khá dễ dàng để vượt qua.
Làm thế nào để bạn xử lý tình huống này?
Những khoảnh khắc này có thể cảm thấy tuyệt vời. Bạn cảm thấy có giá trị và được tôn trọng về chuyên môn của mình.
Vấn đề đặt ra: Lời khuyên của bạn không tốt như bạn nghĩ.
Lời khuyên của bạn có thể hoạt động tốt trong các tình huống đơn giản. Nhưng hầu hết các vấn đề mà nhóm của bạn gặp phải đều rất phức tạp.
Khi bạn nói cho cả nhóm biết "điều đúng đắn" cần làm, và rồi nhận được kết quả tồi tệ. Trò chơi đổ lỗi sẽ bắt đầu.
Trong trường hợp lời khuyên tốt nhất của bạn thực sự có hiệu quả, hãy đoán xem điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? Nhóm sẽ quay lại nhiều lần để lấy "lời khuyên chuyên gia" của bạn. Bạn sẽ trở thành một nút thắt cổ chai, làm việc quá sức và căng thẳng để giúp họ giải quyết vấn đề của họ. Nhóm của bạn thậm chí có thể cho rằng, nếu họ không hỏi ý kiến của bạn, bạn sẽ tức giận.
Phong cách lãnh đạo khai vấn giúp bạn vượt qua những thách thức này. Bạn giúp nhóm tự khám phá các giải pháp của riêng họ, bằng cách lắng nghe tập trung và đặt câu hỏi phù hợp.
“Sự chú ý, hành động lắng nghe với sự tôn trọng và thích thú, là chìa khóa của môi trường tư duy. Kỹ năng nghe lúc này mang đến sự say mê. Khi bạn đang lắng nghe ai đó, phần lớn chất lượng của những gì bạn đang nghe là ảnh hưởng của bạn đối với họ." (Nancy Kline - Time To Think)
Khi bạn hỏi nhiều hơn bạn nói, ba lợi ích này sẽ đến:
Nhóm cảm thấy được trao quyền và gắn bó.
Nhóm thường xác định các giải pháp tốt hơn những gì bạn có
Bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những thách thức chiến lược.
Trở thành một nhà khai vấn giỏi hơn sẽ giúp bạn như thế nào?
Tất cả điều này nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng nó mang đến những gì? Dưới đây là ba lợi ích cho bạn:
Bạn có nhiều thời gian hơn
Thời gian là thứ quý giá nhất của bạn. Thay vì xen vào giữa mỗi cuộc trò chuyện, bạn khuyến khích cả nhóm tự tìm câu trả lời. Nhóm trở nên thành thạo hơn trong việc giải quyết vấn đề. Điều này tạo ra thêm thời gian để bạn giải quyết những thách thức mang tính chiến lược và thực sự lớn lao.
Bạn leo lên nấc thang sự nghiệp
Khi bạn trở thành một nhà quản lý tuyệt vời, mọi người sẽ chú ý. Mọi tổ chức đều muốn những người có thể lãnh đạo trên quy mô lớn. Trong một thị trường cạnh tranh cao, khả năng phát triển tài năng tuyệt vời của bạn sẽ được đánh giá cao. Bạn sẽ được giao cho các đội lớn hơn và nhiều trách nhiệm hơn. Kỹ năng khai vấn của bạn cho phép bạn mở rộng quy mô.
Bạn xây dựng một di sản
Khi mọi người nhìn lại những nhà quản lý giỏi nhất trong sự nghiệp của họ, tên của bạn sẽ đứng đầu danh sách. Những người quản lý biết cách khai vấn có một số tác động lớn nhất đến sự nghiệp của một người. Khi bạn giúp mọi người đạt được những điều tuyệt vời, bạn sẽ tạo dựng được một di sản đáng kinh ngạc. Đó là “tác dụng phụ” của việc tập trung giúp người khác đạt được hiệu suất cao.
Hãy là người đồng hành tốt hơn là một hiền nhân trên sân khấu.
Khai vấn giải quyết những vấn đề gì?
Khai vấn giúp bạn giải quyết ba thách thức quản lý:
Phát triển tài năng
Thay đổi cách quản lý
Những cuộc trò chuyện khó khăn
Phát triển tài năng
Khai vấn là cách biến những người bình thường thành những người phi thường.
(Bill Campbell - Trillion Dollar Coach)
Khai vấn đã được chứng minh là cách hiệu quả giúp mọi người phát triển tài năng để có được hiệu suất tốt nhất. Mọi người muốn biểu diễn trong những môi trường tận dụng tối đa sức mạnh của họ. Khi các nhà quản lý tạo ra một môi trường để mọi người làm tốt nhất việc của họ, đó là nơi mà mọi người sẽ muốn ở lại.
Thay đổi cách quản lý
“Chỉ có hai cách để tác động đến hành vi của con người: thao túng hoặc truyền cảm hứng.” (Simon Sinek)
Mọi tổ chức đang thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là các vai trò và hoạt động sẽ thay đổi. Người quản lý với tư cách là nhà khai vấn sẽ giúp mọi người trong hành trình thay đổi này. Họ hiểu rằng sự thay đổi rất đáng sợ. Họ cũng hiểu rằng mọi người muốn được lắng nghe. Và họ tập trung lắng nghe những tiếng nói khác nhau trong đội của mình.
Những cuộc trò chuyện khó khăn
Phần khó nhất của quản lý là khó khăn trong việc trao đổi với các thành viên:
Hiệu suất hoặc hành vi kém
Khiếu nại và than phiền
Đưa ra tin xấu
Giải quyết xung đột
Truyền đạt các quyết định kinh doanh khó khăn.
Nhà khai vấn chuyên nghiệp là những chuyên gia trong việc thực hiện những cuộc trò chuyện khó khăn. Họ nắm vững một số kỹ năng để điều hướng tốt hơn trong những khoảnh khắc khó khăn đó. Nó không làm cho các cuộc trò chuyện trở nên dễ dàng, nhưng kết quả thường tốt hơn cho tất cả những người tham gia.
Do đó, những cuộc trò chuyện khó khăn nhất thường phải nhờ đến một nhà khai vấn chuyên nghiệp. Điều này không phải là tối ưu. Thay vào đó, các nhà lãnh đạo cần học cách trở nên giỏi hơn trong việc tham gia vào những cuộc trò chuyện khó khăn.
Không có gì che giấu một thực tế rằng những cuộc trò chuyện này sẽ diễn ra thường xuyên và bắt buộc phải đạt được hiệu suất cao. Tin tốt là, một khi bạn phát triển các kỹ năng huấn luyện cốt lõi (lắng nghe, hỏi, cảm nhận) và học một vài công cụ huấn luyện, những cuộc trò chuyện khó này sẽ trở nên dễ dàng hơn.