Có một câu hỏi khá phổ biến trong các doanh nghiệp, đó là "Làm thế nào để giúp nhân viên nâng cao hiệu suất công việc đồng thời nuôi dưỡng và phát triển lâu dài thế mạnh của họ?”. Câu trả lời phù hợp nhất cho câu hỏi này chính là triển khai văn hoá coaching. Văn hoá coaching đang ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh thông qua việc cho phép nhân viên tối đa hóa sự phát triển nghề nghiệp và cá nhân của họ. Tuy nhiên, việc triển khai như thế nào cho hiệu quả, cần phải cân nhắc những vấn đề gì khi triển khai vẫn luôn là bài toán khó với các doanh nghiệp.
Mục lục
1. Tầm nhìn, chiến lược và nguồn lực doanh nghiệp
Trước khi bắt tay vào triển khai văn hóa coaching, hãy bắt đầu với những mục tiêu đã đặt ra từ trước. Cần có sự phối hợp với ban lãnh đạo cấp cao để xây dựng tầm nhìn và xác định cụ thể hướng đi của doanh nghiệp, có những hành động gì và kết quả mong muốn ra sao khi triển khai văn hoá coaching. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần có một chiến lược rõ ràng để đạt được mục tiêu đó.
Tầm nhìn và chiến lược về văn hóa coaching phải phù hợp với doanh nghiệp, điều này sẽ giúp cho các hoạt động coaching không chỉ là chuyển đổi đơn thuần mà được tích hợp hoàn toàn vào chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Chiến lược văn hóa coaching của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, vì mỗi doanh nghiệp có giá trị, lịch sử, văn hoá và mô hình kinh doanh riêng.
Cách tiếp cận coaching luôn bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn thấy con đường đi rõ ràng hơn, hợp nhất mọi người và phù hợp với mục đích. Nó cho phép đo lường tiến độ và xác nhận liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không.
Khi các mục tiêu của chương trình đã được xác định, cần phân tích tình hình doanh nghiệp hiện tại. Những tài nguyên nào đã có sẵn? Cần bổ sung những yêu cầu nào khác? Những gì cần phải được thay đổi? Những gì đã đạt được cho đến nay? Những ai cần tham gia? Những phân tích này nên được thực hiện đồng thời với việc xác định các mục tiêu.
2. Có sự tham gia và ủng hộ của các cấp quản lý
Chiến lược và sứ mệnh triển khai văn hóa coaching của doanh nghiệp cần có sự ủng hộ của cả lãnh đạo cấp cao và quản lý cấp trung. Sự ủng hộ và tham gia của các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ thúc đẩy sự tham gia của quản lý cấp trung và theo đó là các nhân viên dưới quyền của họ.
Trước tiên, hãy thực hành những điều cơ bản về coaching, ví dụ như lắng nghe tích cực và đặt những câu hỏi hiệu quả. Khi cấp quản lý thực hành coaching, tác động hiệu quả nhất là các thành viên trong nhóm được khuyến khích tìm ra phương pháp giải quyết vấn đề của riêng họ. Việc lắng nghe chủ động cho phép các nhà lãnh đạo cấp cao trở thành những người có sức ảnh hưởng trong doanh nghiệp và trở thành tấm gương, đi tiên phong trong triển khai văn hoá coaching.
Trong một doanh nghiệp, xét về mức độ ảnh hưởng và quan tâm có thể chia các cấp quản lý thành các nhóm như sau:
Nhóm phê duyệt (Approvers) là các CEO, giám đốc tài chính và trưởng các bộ phận
Nhóm có sức ảnh hưởng (Influencers) là thành viên hội đồng quản trị, trưởng phòng Nhân sự và phát triển doanh nghiệp, trưởng các bộ phận.
Nhóm định hình (Shapers) là trưởng phòng đào tạo và phát triển, nhân sự, và trưởng các bộ phận
Nhóm thực hiện (Users) là các quản lý, trưởng nhóm trong doanh nghiệp
Nhóm phê duyệt là nhóm thiết yếu và quan trọng nhất bởi nếu không được phê duyệt thì chương trình sẽ không thể thực hiện. Với nhóm có sức ảnh hưởng, chúng ta cần luôn cố gắng thu hút sự tham gia và ủng hộ của nhóm này bởi họ là những người có sức ảnh hưởng với những người ra quyết định.
Nhóm định hình cũng rất cần thiết với vai trò tích hợp kế hoạch triển khai văn hoá coaching vào các hoạt động của doanh nghiệp và thúc đẩy nó. Khi thiết kế chương trình, cần có sự ủng hộ của tất cả các nhóm bao gồm cả Nhóm thực hiện. Vai trò thực tế của mỗi bộ phận có thể khác nhau tuỳ theo từng doanh nghiệp và một số bộ phận có thể đảm nhận nhiều vai trò cùng lúc.
3. Triển khai thí điểm và duy trì xuyên suốt
Để đảm bảo văn hoá coaching được triển khai hiệu quả, doanh nghiệp nên có những chương trình triển khai thí điểm với sự tham gia của một số nhóm lãnh đạo. Chương trình thí điểm sẽ giúp doanh nghiệp có những đánh giá thực tế nhất về mức độ phù hợp cũng như tính hiệu quả của văn hoá coaching. Những người tham gia sẽ đưa ra các nhận định và đề xuất những phương án điều chỉnh sao cho hợp lý và hữu ích nhất nhằm hoàn thành các mục tiêu đã thống nhất từ ban đầu cho chương trình.
Triển khai văn hoá coaching là một quá trình dài hơi. Để đạt được kết quả như mong muốn, doanh nghiệp phải xác định tính lâu dài và sự bền bỉ. Các hoạt động triển khai, đánh giá cần được thực hiện xuyên suốt và duy trì đều đặn. Điều này đòi hỏi có sự nhận thức đúng đắn và ý thức của các cấp lãnh đạo về giá trị của văn hoá coaching.
4. Chỉ số đánh giá trong Coaching doanh nghiệp
Các doanh nghiệp khi triển khai văn hoá coaching đều muốn biết hiệu quả nó mang lại như thế nào. Dựa vào những mục tiêu đặt ra ngay từ ban đầu, doanh nghiệp nên có thước đo các tác động của văn hoá coaching đối với mình. Một số yếu tố có thể đưa vào đánh giá như sau:
Phát triển kỹ năng và năng lực - Đây là một trong những yếu tố dễ đo lường nhất. Có thể đơn giản như hỏi các đồng nghiệp về những kỹ năng họ muốn phát triển nhất, yêu cầu họ đánh giá mức độ kỹ năng của họ khi bắt đầu chương trình coaching, sau đó yêu cầu họ đánh giá mức độ tiến bộ của bản thân trong khoảng thời gian định kỳ. Thông thường là đánh giá theo quý.
Mức độ tương tác - Nhiều doanh nghiệp đã theo dõi mức độ tương tác của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát nhân sự nội bộ. Có thể đặt các câu hỏi khảo sát như: Mức độ gắn bó của nhân viên tại nơi làm việc như thế ? Các nhóm tham gia chương trình coaching có gắn kết với doanh nghiệp hơn những nhóm không tham gia không? Các chỉ số như số người nghỉ làm, lòng trung thành và giới thiệu nhân tài mới được cải thiện như thế nào?
Giữ chân nhân viên - Nhiều doanh nghiệp tốn khá nhiều chi phí khi phải thay thế nhân sự quan trọng. Coaching có thể giúp giảm bớt tình trạng nghỉ việc của nhân viên, đặc biệt nếu việc giữ chân nhân viên được coi là thước đo quan trọng trong việc triển khai coaching. Có thể đặt ra các câu hỏi: Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc giữa các nhóm tham gia và không tham gia chương trình coaching? So sánh với các doanh nghiệp cùng ngành như thế nào? Tỷ lệ giữ chân nhân viên tiềm năng cao có tăng không?
Năng suất - Mức độ ảnh hưởng của việc coaching đối với năng suất làm việc của nhân viên như thế nào? Tăng lên bao nhiêu % hay giảm đi? Việc khảo sát càng nhiều nhân viên và cấp quản lý sẽ cho thấy kết quả rõ ràng của việc coaching thực sự mang lại hiệu quả như thế nào.
Điều quan trọng là phải xác định rõ ràng những hiệu quả thu được từ việc triển khai coaching so với các chương trình khác, tránh nhầm lẫn dẫn đến những đánh giá sai lệch.
5. Xây dựng lòng tin
Trong cuốn sách “Tốc độ của lòng tin”, Stephen M.R. Covey có nói rằng khi lòng tin trong doanh nghiệp suy giảm thì tốc độ thay đổi cũng giảm theo. Trong quá trình triển khai văn hóa coaching, nếu bạn hy vọng việc xây dựng văn hóa coaching sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, thì bạn phải xây dựng nền tảng lòng tin thông qua sự gắn kết và nhất quán. Các lãnh đạo cấp cao và quản lý tầm trung có thể cải thiện điều này bằng cách triển khai một số phương pháp thực tế sau:
Kết nối nhất quán - Các lãnh đạo thực hành coaching phải luôn cam kết tham gia vào các cuộc họp, lắng nghe tích cực và luôn có mặt trong các cuộc trò chuyện với nhân viên. Đây có lẽ là một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả nhất để cải thiện các tương tác phản hồi. Những phản hồi “thoáng qua”, được gửi đi mà không tạo dựng mối quan hệ, kết nối hoặc lòng tin sẽ dẫn đến việc người nhận dễ dàng bỏ qua nó. Kết nối nhất quán sẽ đặt nền tảng cần thiết cho những giao tiếp cởi mở hơn.
Thiết lập lịch coaching cố định - Một trong những cách tốt nhất để kết nối nhất quán là dành thời gian coaching cho các thành viên trong nhóm. Khoảng thời gian này không phải để kiểm tra công việc hay tiến độ của dự án mà là những buổi nói chuyện 1:1 với từng thành viên đang được coaching. Duy trì thời gian coaching đều đặn sẽ giúp các lãnh đạo tăng tính trách nhiệm cũng như cho các thành viên trong nhóm thấy được sự coi trọng trong việc đầu tư thời gian và hiệu suất vào họ.
Hỏi nhân viên những câu hỏi hiệu quả - Văn hóa coaching năng động cho phép nhân viên học hỏi bằng trải nghiệm và khám phá. Thay vì hướng dẫn nhân viên bằng cách cho họ biết phải làm gì trong một tình huống khó khăn, hãy đặt những câu hỏi mở khuyến khích người đó đưa ra giải pháp. Đồng thời, trao quyền cho họ sử dụng tính độc đáo và sáng tạo của mình một cách tự tin và hiệu quả để giải quyết vấn đề.
Thể hiện sự thẳng thắn, minh bạch – Sự thẳng thắn, minh bạch khi đưa ra những đánh giá, nhận định sẽ giúp các lãnh đạo tạo được sự tin tưởng với nhân viên. Cần có sự rõ ràng trong giao tiếp, nhạy bén và lắng nghe có chủ đích để thấu hiểu. Khả năng đưa ra những đánh giá thẳng thắn, minh bạch và khả năng người nhận tiếp nhận nó sẽ tăng lên khi bạn bắt đầu với kết nối nhất quán, có sự cam kết về thời gian với một cá nhân và lắng nghe nhiều hơn những gì bạn nói.
Mặc dù việc xây dựng văn hóa coaching đòi hỏi có sự cam kết và nỗ lực theo thời gian, nhưng những gì mà nó mang lại chắc chắn rất đáng để đầu tư. Sự gắn kết của nhân viên tăng lên sẽ dẫn đến nhiều lợi ích khác, bao gồm tư duy đổi mới, tinh thần làm việc và phối hợp tốt hơn giữa các nhóm, cải thiện hiệu suất, tăng khả năng giữ chân nhân viên. Do đó, nếu doanh nghiệp triển khai văn hóa coaching hiệu quả sẽ là nền tảng cho sự ổn định lâu dài và bền vững trong tương lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
James A. Lopata (2020), What You Need to Know to Build a Coaching Culture, www.aceup.com
Tara Foster (2019), Considerations for Building a Better Coaching Culture, www.dhg.com
Carol Wilson (2020), Creating a coaching culture: a ten-point plan, www.coachingcultureatwork.com