Quản lý con người là quá trình giúp nhân viên phát huy hết khả năng của mình, hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào sự phát triển của tổ chức. Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Các nhà lãnh đạo giỏi không chỉ có kiến thức chuyên môn giỏi mà còn cần có kỹ năng quản lý con người hiệu quả. Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quản lý con người và 6 kỹ năng quản lý con người hiệu quả cho nhà lãnh đạo.
Mục lục
Quản lý con người là gì?
Quản lý con người là khả năng dẫn dắt và nuôi dưỡng nhân tố quan trọng nhất của doanh nghiệp - con người, để họ phát huy hết tiềm năng, hoàn thành tốt nhiệm vụ, đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.
Phân biệt quản lý con người và quản lý hiệu suất
Quản lý con người và quản lý hiệu suất là hai khía cạnh quan trọng của kỹ năng lãnh đạo. Tuy nhiên, hai khái niệm này có những điểm khác biệt cơ bản.
Quản lý con người tập trung vào sự hài lòng và gắn kết của nhân viên. Các nhà lãnh đạo tập trung vào quản lý con người hiểu rằng nhân viên hạnh phúc và gắn bó sẽ có động lực làm việc cao hơn, từ đó mang lại hiệu suất cao hơn cho tổ chức. Họ chú trọng vào việc xây dựng một văn hóa và môi trường làm việc thoải mái, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng, tin tưởng và được khuyến khích phát triển bản thân.
Quản lý hiệu suất tập trung vào việc đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Các lãnh đạo tập trung vào hiệu suất lại có nhiệm vụ xác định các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, sau đó theo dõi tiến độ của họ và cung cấp phản hồi thường xuyên. Họ cũng làm việc với nhân viên để phát triển các kế hoạch phát triển nghề nghiệp và giúp họ đạt được mục tiêu của mình. Mục tiêu của quản lý hiệu suất là đảm bảo rằng nhân viên đang đạt được kết quả mong muốn.
6 Kỹ năng quản lý con người hiệu quả cho nhà lãnh đạo
1/ Làm rõ kỳ vọng
Kỳ vọng (expectation) không rõ ràng là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến nhân viên không cảm thấy gắn bó với công việc. Khi nhân viên không biết họ được kỳ vọng làm gì, họ sẽ cảm thấy như đang đi trong bóng tối, không biết mình đang hướng tới đâu. Điều này sẽ khiến họ dễ dàng nản lòng và bỏ cuộc.
Vì vậy, việc học cách đặt kỳ vọng và truyền tải kỳ vọng đó tới nhân viên là kỹ năng quản lý con người vô cùng quan trọng. Khi nhà lãnh đạo đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và phù hợp, họ có thể giúp nhân viên của mình có định hướng và động lực để tiến tới thành công.
Để đặt ra những kỳ vọng hiệu quả, nhà lãnh đạo có thể làm theo các bước sau:
Giải thích lý do:
Thay vì chỉ nói đơn giản là "Hãy làm việc này", hãy giải thích cho nhân viên lý do tại sao công việc đó lại quan trọng. Điều này sẽ giúp họ hiểu được tầm quan trọng của công việc và cảm thấy có ý nghĩa hơn.
Ví dụ, nếu nhà lãnh đạo giao cho nhân viên mới nhiệm vụ viết một báo cáo, hãy giải thích cho họ rằng báo cáo này sẽ được sử dụng để đưa ra quyết định quan trọng.
Lặp lại kỳ vọng:
Không chỉ nói một lần rồi thôi, hãy nhắc lại kỳ vọng cho nhân viên thường xuyên, cả trực tiếp và bằng văn bản. Điều này sẽ giúp họ nhớ rõ những gì cần làm và tránh nhầm lẫn.
Ví dụ, nhà lãnh đạo có thể nhắc lại kỳ vọng của mình trong cuộc họp hàng tuần, trong email hoặc trong bản ghi nhớ.
Thiết lập thời hạn:
Cung cấp các mốc thời gian cụ thể sẽ giúp nhân viên của mình tập trung vào mục tiêu và tránh trì hoãn.
Ví dụ, nếu nhà lãnh đạo giao cho nhân viên nhiệm vụ viết một bản báo cáo, hãy đặt ra một mốc thời hạn cụ thể cho việc hoàn thành báo cáo đó.
Nhận được sự đồng ý:
Nhà lãnh đạo cần thảo luận với nhân viên về kỳ vọng của họ và đảm bảo rằng nhân viên đồng ý với những gì họ mong đợi. Điều này giúp xây dựng sự tin tưởng và trách nhiệm giữa hai bên.
Ví dụ, nhà lãnh đạo có thể hỏi nhân viên của mình xem họ có thể hoàn thành một nhiệm vụ trong vòng một tuần hay không rồi mới giao nhiệm vụ.
2/ Xây dựng mối quan hệ gắn kết với nhân viên
Quản lý con người không chỉ là thúc đẩy nhân viên phát triển và đạt mục tiêu công việc, mà còn là hỗ trợ họ cả trong và ngoài công việc. Điều này có nghĩa là nhà lãnh đạo cần tìm hiểu về nhân viên, hiểu những gì họ quan tâm và sẵn sàng giúp đỡ khi họ cần.
Dưới đây là một số phương pháp để xây dựng mối quan hệ thực sự với nhân viên:
Dành thời gian để kết nối với nhân viên:
Nhà lãnh đạo có thể ăn trưa cùng nhân viên để tìm hiểu về sở thích, gia đình và những gì họ quan tâm ngoài công việc.
Nhà lãnh đạo có thể tham gia các hoạt động ngoại khóa cùng nhân viên để xây dựng tinh thần đồng đội và gắn kết.
Nhà lãnh đạo có thể dành thời gian trò chuyện, coffee talk với nhân viên để lắng nghe họ và hiểu rõ hơn về những gì họ nghĩ và cảm nhận.
Có mặt khi nhân viên cần sự giúp đỡ:
Nhà lãnh đạo có thể lắng nghe nhân viên khi họ đang trải qua một thời điểm khó khăn, chẳng hạn như khi họ bị bệnh, gặp rắc rối trong gia đình hoặc gặp vấn đề trong công việc.
Nhà lãnh đạo có thể giúp nhân viên giải quyết một vấn đề cá nhân đột xuất, chẳng hạn như khi nhân viên bị ốm và cần người hỗ trợ công việc, hoặc khi nhân viên có con nhỏ và cần linh hoạt thời gian nghỉ trưa,....
Yêu cầu giúp đỡ khi cần:
Nhà lãnh đạo có thể cởi mở và yêu cầu giúp đỡ từ nhân viên khi họ cần. Ví dụ, khi nhà lãnh đạo đang quá bận rộn với một dự án quan trọng, họ có thể nhờ nhân viên giúp đỡ.
Nhà lãnh đạo có thể chia sẻ những khó khăn và thách thức của mình với nhân viên để thể hiện sự tin tưởng và tôn trọng.
Giữ lời hứa:
Khi nhà lãnh đạo nói rằng sẽ làm điều gì đó, họ phải thực hiện. Điều này sẽ giúp nhân viên tin tưởng nhà lãnh đạo và coi nhà lãnh đạo là một người đáng tin cậy.
Ví dụ, nếu nhà lãnh đạo hứa sẽ giúp nhân viên hoàn thành một nhiệm vụ, họ phải đảm bảo rằng họ sẽ hoàn thnh nhiệm vụ đó đúng thời hạn.
3/ Thường xuyên khen ngợi và ghi nhận
Theo một nghiên cứu của Deloitte, việc khen thưởng nhân viên khi họ làm tốt sẽ giúp tăng năng suất, hiệu suất và mức độ gắn kết lên 14%. Nghiên cứu khác cũng cho thấy những kết quả tương tự. Ví dụ, một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy 40% công nhân cho biết họ sẽ nỗ lực nhiều hơn vào công việc nếu nhận được nhiều sự công nhận hơn.
Sự công nhận là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý con người, và các nhà lãnh đạo nên đảm bảo rằng nhân viên của họ được khen ngợi thường xuyên. Dưới đây là một số cách để ghi nhận nhân viên đúng cách:
Khen ngợi nhân viên trước mặt đồng nghiệp của họ. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được đánh giá cao và được tôn trọng.
Trao thưởng cho nhân viên, chẳng hạn như tiền thưởng hoặc thêm ngày nghỉ trong năm. Phần thưởng thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với công việc của họ.
Tặng những phần thưởng theo sở thích của từng cá nhân. Điều này sẽ cho nhân viên thấy rằng nhà lãnh đạo trân trọng và dành thời gian để suy nghĩ về họ.
Chia sẻ trực tiếp với nhân viên rằng bạn đánh giá cao công việc của họ. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.
Tạo ra văn hóa làm việc nhóm, trong đó các thành viên đều ghi nhận những nỗ lực của nhau. Điều này sẽ giúp xây dựng tinh thần đồng đội và sự gắn kết.
4/ Phát triển EQ - trí tuệ cảm xúc
Trí tuệ cảm xúc (EQ) là một trong những phẩm chất lãnh đạo quan trọng nhất, nhưng thường bị bỏ qua trong quản lý con người. EQ bao gồm khả năng hiểu và điều chỉnh cảm xúc của bản thân, cũng như khả năng thấu hiểu và đồng cảm với cảm xúc của người khác.
Dưới đây là một số cách để nhà lãnh đạo phát triển trí tuệ cảm xúc:
Luyện tập lắng nghe tích cực: Lắng nghe tích cực hay lắng nghe chủ động là lắng nghe một cách tập trung và thấu hiểu. Hãy cố gắng đặt mình vào vị trí của người khác và hiểu những gì họ đang cảm thấy.
Tôn trọng người khác: Tôn trọng là một trong những phẩm chất quan trọng nhất của một nhà lãnh đạo. Nó thể hiện sự coi trọng và đánh giá cao của bạn đối với người khác, bất kể họ là ai.
Nhận diện được cảm xúc của bản thân: Hãy dành thời gian để suy ngẫm về cảm xúc của bản thân. Khi nhà lãnh đạo hiểu được cảm xúc của mình, họ có thể điều chỉnh chúng một cách hiệu quả hơn.
Học cách nhìn mọi thứ ở khía cạnh tích cực: Hãy cố gắng tìm kiếm những điểm tích cực trong mọi tình huống, ngay cả khi đó là một tình huống khó khăn.
Xây dựng mối quan hệ gắn kết với nhân viên: Như đã nhắc trước đó, nhà lãnh đạo hãy dành thời gian để tìm hiểu về nhân viên của mình. Hiểu được sở thích, mục tiêu và nhu cầu của họ sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ.
Học cách giảm bớt căng thẳng trong cuộc sống: Căng thẳng là yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến trí tuệ cảm xúc. Hãy tìm cách giảm bớt căng thẳng trong cuộc sống, ví dụ như tập thể dục, thư giãn hoặc dành thời gian cho những người thân yêu.
5/ Góp ý với sự quan tâm và đồng cảm
Lời góp ý là một phần quan trọng trong quá trình phát triển của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, việc đưa ra lời góp ý một cách hiệu quả và mang tính xây dựng không phải là điều dễ dàng. Một lời góp ý được đưa ra với sự quan tâm và đồng cảm sẻ có tác động tích cực hơn nhiều so với một lời góp ý mang tính chỉ trích hoặc phán xét.
Dưới đây là một số mẹo để nhà lãnh đạo đưa ra những lời góp ý với sự quan tâm và đồng cảm:
Chọn thời điểm và địa điểm phù hợp. Tránh đưa ra lời góp ý khi nhân viên đang bận rộn hoặc căng thẳng. Hãy chọn một thời điểm và địa điểm mà hai bên có thể trò chuyện riêng tư và tập trung.
Hãy cụ thể và mang tính xây dựng. Thay vì đưa ra những lời chỉ trích chung chung, nhà lãnh đạo hãy tập trung vào những vấn đề cụ thể mà họ muốn nhân viên cải thiện. Hãy đưa ra những lời khuyên hoặc gợi ý cụ thể về cách họ có thể thay đổi.
Thể hiện sự quan tâm và đồng cảm. Hãy cho người đó biết rằng nhà lãnh đạo quan tâm đến họ và muốn họ thành công. Hãy thể hiện sự thấu hiểu đối với những khó khăn mà họ đang gặp phải.
Dưới đây là một ví dụ về cách đưa ra lời góp ý với sự quan tâm và đồng cảm:
Tình huống: Một nhân viên đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đúng thời hạn.
Lời góp ý không mang tính chỉ trích: "Em làm việc quá chậm chạp và thiếu hiệu quả. Em cần phải làm việc nhanh hơn nếu muốn thành công."
Lời góp ý mang tính quan tâm và đồng cảm: “Chị biết em đang rất nỗ lực trong công việc. Tuy nhiên, chị nhận thấy rằng em đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đúng deadline. Chị muốn giúp em cải thiện vấn đề này. Em nghĩ chúng ta có thể ngồi xuống và thảo luận về cách giúp em quản lý thời gian hiệu quả hơn không?"
6/ Ứng dụng Coaching trong quản trị con người
Trong quá trình quản lý con người, việc ứng dụng kỹ năng coaching (khai vấn) trở thành một cách tiếp cận hiệu quả, tận tâm để phát triển tiềm năng của từng thành viên trong đội ngũ. Dưới đây là một số cách nhà lãnh đạo có thể tích hợp coaching vào kỹ năng quản lý con người - quản lý nhân sự:
Lắng nghe để nắm bắt nguyện vọng, mục tiêu và băn khoăn của mỗi nhân viên. Tạo không gian để họ chia sẻ cởi mở.
Hướng dẫn nhân viên xác định mục tiêu và lập kế hoạch hành động. Đồng thời, cung cấp phản hồi xây dựng để họ phát triển kỹ năng.
Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, thân thiện, khuyến khích tương tác và chia sẻ ý tưởng giữa các thành viên.
Ứng dụng kỹ năng coaching để hỗ trợ giải quyết xung đột, thúc đẩy làm việc nhóm và tinh thần đồng đội.
Đọc thêm: Coaching là gì? Hiểu đúng về Coaching
Ứng dụng coaching vào quản lý con người là một cách tiếp cận hiệu quả để phát triển tiềm năng của từng thành viên trong đội ngũ. Nó giúp nhà lãnh đạo xây dựng đội ngũ vững mạnh, đạt được mục tiêu chung.
Việc phát triển năng lực lãnh đạo và kỹ năng quản lý con người không chỉ là một nhiệm vụ cá nhân mà còn là một chiến lược lâu dài cho sự phát triển tổ chức. Chương trình Executive Coach của Coach For Life giúp các nhà lãnh đạo cấp điều hành chuyển đổi thành phiên bản tốt nhất của chính họ, trở thành nhà lãnh đạo hiệu quả và xây dựng đội ngũ vững mạnh.
Bắt đầu hành trình của để trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc. Tìm hiểu ngay!
Tạm kết
Kỹ năng quản lý con người là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với các nhà lãnh đạo. Bằng cách phát triển các kỹ năng này, nhà lãnh đạo có thể tạo dựng mối quan hệ tốt với nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, và giúp nhân viên phát triển tối đa năng lực của họ.
Tài liệu tham khảo: 7 People Management Skills Every Leader Needs